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Angebote in plansync – erste Schritte ​

Dieser Artikel richtet sich an alle, die Angebote schreiben, also an Admins, Geschäftsführung und Projektleitung. Er führt dich einmal durch den Weg vom neuen Angebot bis zur Umwandlung in ein Projekt. Einzelne Themen wie Zuschläge oder optionale Leistungen sind als eigene Abschnitte am Ende ausführlicher beschrieben.

Bevor du startest ​

Zwei Dinge sollten eingerichtet sein, damit der Ablauf reibungslos funktioniert:

  • Ein Kunde ist angelegt und dem Angebot zugeordnet. Für die spätere Umwandlung in ein Projekt ist ein Kunde erforderlich.
  • Ein Angebotslayout ist hinterlegt (Briefpapier, Logo, Kopf- und Fußzeile). Ohne Layout lässt sich kein PDF erzeugen. plansync weist dich darauf hin, falls noch keins gesetzt ist.

Aufbau eines Angebots: Leistungen und Phasen ​

Jedes Angebot folgt derselben Struktur:

  • Leistungen sind die oberste Ebene. Eine Leistung bündelt zusammengehörige Arbeit, zum Beispiel die HOAI-Grundleistungen für ein Gebäude. Eine Leistung, die mehrere Positionen zusammenfasst (etwa verschiedene Stundensätze), wird auch Leistungsgruppe genannt.
  • Phasen sind die kleinste Ebene innerhalb einer Leistung. In der Oberfläche heißt diese Ebene bei HOAI-Leistungen Leistungsphase und bei individuellen Leistungen Position. Gemeint ist beides Mal dasselbe, wir sprechen hier übergreifend von Phasen.

Diese Struktur ist mehr als eine optische Gliederung. Nach der Umwandlung des Angebots in ein Projekt werden die Zeiten genau auf diese Phasen gebucht. Es lohnt sich also, das Angebot von Anfang an so zu schneiden, wie du später auswerten und abrechnen willst.

Ein Angebot anlegen ​

Ein neues Angebot startest du in der Angebotsübersicht über Angebot erstellen. Wenn du regelmäßig ähnliche Angebote schreibst, kannst du dir viel Arbeit sparen:

  • Aus einer Vorlage starten. Beim Anlegen wählst du optional eine Vorlage. Sie bringt bereits Leistungen, Texte und den Dokumentaufbau mit.
  • Ein bestehendes Angebot kopieren. In der Angebotsübersicht öffnest du in der jeweiligen Zeile das Menü (drei Punkte) und wählst Kopieren. Die Kopie enthält alle Leistungen und Texte des Originals und lässt sich frei bearbeiten.

Danach öffnest du das Angebot und arbeitest in zwei Tabs: Leistungen (was angeboten wird) und Dokument (wie das Angebot beim Kunden aussieht).

Leistungen anlegen ​

Über Leistung hinzufügen wählst du zwischen einer HOAI-Leistung und einer individuellen Leistung.

HOAI-Leistungen ​

HOAI-Leistungen bilden die Grundleistungen mit ihren Leistungsphasen ab. Das Honorar ermittelst du direkt im integrierten HOAI-Rechner: Du gibst Honorarzone, Honorarsatz und die anrechenbaren Kosten ein und wählst die passenden Leistungsphasen aus. plansync berechnet daraus das Netto-Honorar. Die anrechenbaren Kosten trägst du entweder direkt ein oder ermittelst sie über die Kostengruppen.

Die vollständige Berechnung kannst du dem Angebot als HOAI-Anlage beilegen. Öffne dazu im Dokument Anhänge verwalten und aktiviere HOAI-Berechnung. Die detaillierte Honorarberechnung wird dann als Anhang an das Angebots-PDF angehängt. Diese Option erscheint nur, wenn das Angebot mindestens eine HOAI-Leistung enthält.

Besondere Leistungen legst du als separate Leistung an, nicht innerhalb der Grundleistungen. So bleiben Grundleistungen und Besondere Leistungen sauber getrennt, lassen sich einzeln kalkulieren und im Dokument klar ausweisen.

Individuelle Leistungen und Stundenleistungen ​

Individuelle Leistungen nutzt du für alles, was nicht über die HOAI-Honorartafel läuft, insbesondere für Stundenleistungen. Jede Position bekommt eine Menge, eine Einheit und einen Einzelpreis (netto).

Unsere Empfehlung für Stundensätze: Lege eine Leistungsgruppe an und darin je Stundensatz eine eigene Position. Zum Beispiel:

  • Position Projektleitung, Einheit Stunden, Einzelpreis = Stundensatz
  • Position Bauleitung, Einheit Stunden, Einzelpreis = Stundensatz
  • Position Technische Zeichnung, Einheit Stunden, Einzelpreis = Stundensatz

Weitere Positionen fügst du innerhalb der Leistungsgruppe über Position hinzufügen hinzu.

Für den Umgang mit der Menge hast du zwei Möglichkeiten:

  • Nur die Stundensätze ausweisen, ohne Gesamtbetrag. Aktiviere an der Position die Checkbox Nur Stundensatz (bei tageweiser Abrechnung entsprechend Nur Tagessatz). Dann wird für diese Position kein Honorar berechnet, es erscheint nur der Satz. Wenn du zusätzlich die Zwischensumme ausblenden möchtest, geht das im Dokument über die Anzeigeoptionen der Leistungstabelle (siehe Zwischensummen und andere Anzeigeoptionen).
  • Einen Betrag angeben. Alternativ trägst du eine geschätzte Menge ein, zum Beispiel den erwarteten Stundenaufwand. Dann rechnet plansync die Position ganz normal in die Angebotssumme ein.

Tipp: Verwende innerhalb einer Leistungsgruppe möglichst dieselbe Einheit. Gemischte Einheiten sind möglich, erschweren aber die spätere Handhabung im Controlling und in der Abrechnung.

Das Angebotsdokument gestalten ​

Im Tab Dokument stellst du zusammen, wie das Angebot beim Kunden ankommt. Das Dokument besteht aus Blöcken, zum Beispiel Anschreiben, Textblöcken, Überschriften, der Leistungstabelle und dem Summenblock.

  • Blöcke bearbeiten. Fahre über eine Leistung oder einen Textblock, dann erscheint ein Menü (drei Punkte). Darüber nimmst du weitere Einstellungen vor oder bearbeitest die Leistung direkt.
  • Text aus anderen Angeboten übernehmen. Wiederkehrende Texte musst du nicht neu schreiben. Über Text aus Angebot übernimmst du Textblöcke aus einem anderen Angebot direkt in dein aktuelles Dokument.
  • Absätze und Seitenumbrüche passt du bei Bedarf direkt im Dokument an.
  • Vorschau. Über die Vorschau siehst du jederzeit das fertige PDF, genau so, wie es der Kunde erhält.

Wenn das Angebot passt, exportierst du es als PDF. Der Versand an den Kunden erfolgt außerhalb von plansync, zum Beispiel per E-Mail.

Angebot versenden und in ein Projekt umwandeln ​

Der Status eines Angebots steuert, was du damit tun kannst. Du änderst ihn über den Status des Angebots (Entwurf), der sich anklicken lässt.

Als versendet markieren: Klicke auf den Status Entwurf und wähle Als versendet markieren. Das Angebot ist damit im Status Versendet. Erst dann erscheint die Schaltfläche, um das Angebot in ein Projekt umzuwandeln.

Wieder ändern: Ein versendetes Angebot kannst du jederzeit zurück auf Entwurf setzen, wenn du noch etwas anpassen möchtest. Öffne dazu wieder das Status-Menü und wähle Status manuell ändern….

In ein Projekt umwandeln: Sobald der Kunde zusagt, wandelst du das Angebot in ein Projekt um. Dabei wählst du, ob alle Leistungen oder nur einzelne Phasen beauftragt werden, und legst Projektbezeichnung, Projektnummer und Vertragsdatum fest. Ab diesem Zeitpunkt buchen deine Mitarbeitenden ihre Zeiten auf die Phasen des Projekts. Weitere, zunächst nicht beauftragte Phasen kannst du später nachträglich abrufen. Das ursprüngliche Angebot bleibt erhalten und ist mit dem Projekt verknüpft.

Optionale Leistungen ​

Einzelne Phasen kannst du als optional kennzeichnen. Im Dokument erscheinen sie gesammelt als optionale Leistungen und werden in der Gesamtsumme des Angebots nicht mitgerechnet. So bietest du dem Kunden Zusatzleistungen an, ohne den Angebotspreis aufzublähen.

Beim Umwandeln in ein Projekt wählst du optionale Leistungen einzeln aus und beauftragst sie. Das gilt nicht nur für optionale Leistungen: Du kannst grundsätzlich einzelne Phasen gezielt beauftragen und die übrigen später nachträglich abrufen.

Zuschläge und Rabatte ​

Zuschläge und Rabatte sind auf allen Ebenen möglich, also auf einer einzelnen Phase, auf einer ganzen Leistung und auf dem gesamten Angebot.

  • Auf Phasen- und Leistungsebene: direkt an der jeweiligen Position beziehungsweise Leistung.
  • Auf das Gesamtangebot: im Dokument über das Menü (drei Punkte) am Summenblock.

Sonderfall: absolute Zuschläge und Rabatte ​

Zuschläge und Rabatte kannst du prozentual oder als absoluten Betrag angeben. Bei einem absoluten Betrag auf Angebotsebene solltest du wissen, was bei der Umwandlung in ein Projekt passiert: Der absolute Zuschlag oder Rabatt wird auf die einzelnen Leistungsgruppen verteilt, und zwar im Verhältnis zu ihrem Anteil am Gesamthonorar.

Das ist vor allem bei einer Teilbeauftragung wichtig. Wird nur ein Teil beauftragt, entfällt der Anteil des absoluten Zuschlags oder Rabatts, der auf die nicht beauftragten Leistungen entfällt. Der beauftragte Teil trägt also nur seinen eigenen Anteil, nicht den vollen Betrag.

Zwischensummen und andere Anzeigeoptionen ​

Was im Dokument an Spalten, Zwischensummen und Beträgen erscheint, steuerst du über die Anzeigeoptionen. Du findest sie im Menü (drei Punkte) der Leistungstabelle und des Summenblocks. Dort blendest du zum Beispiel über Zwischensumme anzeigen die Zwischensumme einer Leistungstabelle aus, was bei reinen Stundensatz-Angeboten sinnvoll ist.

Wie es weitergeht ​

Wie aus dem Angebot ein Projekt wird, und wie du dabei stufenweise beauftragst oder Nachträge erstellst, liest du hier:

Danach geht es im Projekt mit Zeiterfassung, Auswertung und Abrechnung weiter:

FAQ ​

Warum sehe ich keine Schaltfläche, um das Angebot in ein Projekt umzuwandeln?

Die Umwandlung ist erst möglich, wenn das Angebot im Status Versendet ist. Klicke auf den Status Entwurf, wähle Als versendet markieren, danach erscheint die Schaltfläche.

Kann ich ein versendetes Angebot noch ändern?

Ja. Setze es über das Status-Menü mit Status manuell ändern… zurück auf Entwurf, nimm deine Änderungen vor und markiere es anschließend wieder als versendet.

Was passiert mit dem Angebot nach der Umwandlung?

Es bleibt erhalten und ist mit dem entstandenen Projekt verknüpft. Über den Verweis Zum Projekt springst du direkt dorthin.

Kann ich nur einen Teil des Angebots beauftragen?

Ja. Beim Umwandeln wählst du einzelne Phasen aus. Die übrigen Phasen kannst du später nachträglich abrufen. Beachte dabei den Sonderfall absoluter Zuschläge und Rabatte, deren Anteil für nicht beauftragte Leistungen wegfällt.

Wie lehne ich ein Angebot ab, das nicht zustande kommt?

Öffne bei einem versendeten Angebot das Status-Menü und wähle Als nicht beauftragt markieren.

Wie zeige ich nur Stundensätze ohne Gesamtbetrag an?

Aktiviere an der Position die Checkbox Nur Stundensatz. Dann wird kein Honorar berechnet. Über die Anzeigeoptionen der Leistungstabelle kannst du zusätzlich Zwischensumme anzeigen deaktivieren.