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plansync einrichten – erste Schritte ​

Dieser Artikel richtet sich an alle, die eine neue plansync-Organisation einrichten, also an Admins und Geschäftsführung. Bevor du plansync sinnvoll nutzen kannst, sind zu Beginn einige Konfigurationen nötig. Wir gehen hier den Weg vom ersten Login bis zu den wichtigsten Grundeinstellungen durch. Einzelne Bereiche wie das Dokumentenlayout oder die Controlling-Einstellungen sind weiter unten ausführlicher beschrieben.

Nutzer anlegen und der erste Login ​

Alle Nutzer, für die eine Lizenz erworben wurde, haben wir für dich bereits in plansync angelegt. Neue Nutzer legen aktuell noch wir für dich an. Eine kurze Mitteilung mit Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse genügt, dann erledigen wir das schnell.

Die E-Mail-Adresse ist dabei besonders wichtig, denn mit ihr meldet sich der Nutzer an. Sie ist der Login.

Vor dem ersten Login muss jeder Nutzer sein Passwort selbst setzen. Das geht so:

  1. Login-Fenster öffnen und auf den Link zum Passwort zurücksetzen klicken.
  2. Die eigene E-Mail-Adresse eingeben.
  3. plansync verschickt eine E-Mail mit den weiteren Schritten. Über den Link darin vergibt der Nutzer sein Passwort und kann sich anschließend anmelden.

Der Einrichtungs-Assistent zeigt dir die wichtigsten Schritte ​

Nach dem ersten Login begrüßt dich ein kleines Fenster mit dem Titel Einrichtung. Dieser Einrichtungs-Assistent zeigt dir, welche Einstellungen du mindestens vornehmen solltest, und hält den Fortschritt fest ({x} von {y} erledigt). Über jeden Schritt springst du direkt an die passende Stelle in der Konfiguration.

Du musst den Assistenten nicht in einem Rutsch durcharbeiten. Über Später erledigen blendest du ihn aus, er bleibt oben in der Navigation als Einrichtung erreichbar, sodass du jederzeit weitermachen kannst. Sind alle empfohlenen Schritte erledigt, verschwindet der Hinweis von selbst.

Alle Einstellungen im Überblick: die Konfiguration ​

Sämtliche Einstellungen, die du in plansync vornehmen kannst, findest du gebündelt unter Konfiguration. Die Übersicht ist in vier Gruppen gegliedert. Hier eine kurze Landkarte, die ausführlicher beschriebenen Bereiche folgen weiter unten:

Zeit & Abwesenheit

  • Zeiterfassung: Sperrfristen für die Zeiterfassung.
  • Abwesenheit: Genehmigungsregeln und Gleitzeitregelung.

Unternehmen & Team

  • Firmendaten: Anschrift, Kontakt, Bankdaten und Niederlassungen. (Ausführlich unten.)
  • Mitarbeiter: Rollen, Berechtigungen und Arbeitsvertragsvorlagen. (Ausführlich unten.)

Dokumente & Belege

  • Angebote: Nummernkreise für Angebote.
  • Rechnungen: Nummernkreise und Zahlungsziele.
  • Dokumentenlayout: Briefkopf, Logo und Layout für PDF-Dokumente. (Ausführlich unten.)

Projekte & Controlling

  • Projekte: Nummernkreise und die Funktion Meine Projekte. (Zu „Meine Projekte" unten mehr.)
  • Controlling: Risikozuschlag, Gemeinkostenfaktor, Gewinnmarge und Bürostundensatz. (Ausführlich unten.)
  • Tags: farbige Tags für Zeiterfassung, Projekte, Aufträge und Leistungen.

Firmendaten ​

Deine Firmendaten sind die Grundlage für alle ausgehenden Dokumente. Ohne vollständige Firmendaten lassen sich keine Angebote und Rechnungen erzeugen und auch keine E-Rechnungen erstellen, denn diese Angaben fließen automatisch in jedes Dokument ein.

Unter Firmendaten pflegst du unter anderem Firmenidentifikation, Adresse, Kontaktdaten, Rechtliche Angaben, Bankverbindungen und Niederlassungen. Nimm dir hier zu Beginn kurz Zeit, dann sind Angebote und Rechnungen sofort einsatzbereit.

Was E-Rechnungen sind und wie plansync sie automatisch im geforderten Format erzeugt, liest du im eigenen Artikel E-Rechnungen in plansync.

Mitarbeiter: Rollen und interne Stundensätze ​

Der Bereich Mitarbeiter hat zwei Tabs: Rollen und Arbeitsverträge.

Mitarbeiterrollen sind keine Berechtigungsrollen ​

Unter Rollen legst du Mitarbeiterrollen an. Wichtig: Das sind keine Berechtigungsrollen. Wer auf welche Bereiche zugreifen darf, legst du nicht hier fest, sondern direkt am einzelnen Mitarbeiter im Tab Berechtigung.

Mitarbeiterrollen dienen einem anderen Zweck: Über sie legst du interne Stundensätze für die Kostenkalkulation rollenbasiert fest. Jede Rolle bekommt eine Rollenbezeichnung und einen Stundensatz. Diese Rolle weist du anschließend im Bereich Mitarbeiter dem jeweiligen Mitarbeiter zu.

Alternativ zu den rollenbasierten Stundensätzen kannst du einen individuellen Stundensatz je Mitarbeiter direkt im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters einstellen. Im Arbeitsvertrag wählst du dazu unter Kalkulatorischer Stundensatz, ob der Satz Aus Mitarbeiterrolle übernommen oder Manuell festgelegt wird.

Wichtig: Diese Stundensätze dienen ausschließlich der internen Kalkulation. Stundensätze, die du projektspezifisch fakturierst, gehören nicht hierher. Lege sie als Stundenleistung im jeweiligen Projekt an (manuelle Leistung mit Einheit Stunden).

Arbeitsvertrags-Vorlagen sparen Tipparbeit ​

Im Tab Arbeitsverträge legst du Arbeitsvertrags-Vorlagen an, die du später beim einzelnen Mitarbeiter wiederverwendest. So musst du nicht bei jeder Vollzeitkraft erneut 40 Wochenstunden, 30 Urlaubstage und Ähnliches eintippen.

Eine Vorlage bekommt eine Bezeichnung (zum Beispiel „Vollzeit 40h") sowie Werte wie Urlaubstage und Wochenstunden. Beim Anlegen eines Vertrags am Mitarbeiter greifst du dann einfach auf die passende Vorlage zurück.

Die Vorlagen selbst sind nur Muster. Den eigentlichen Arbeitsvertrag legst du je Mitarbeiter unter Büro → Mitarbeiter im Tab Vertragsdaten an. Das ist zugleich Voraussetzung fürs Controlling: Die gebuchten Zeiten eines Mitarbeiters fließen erst dann in die Kosten ein, wenn er einen Arbeitsvertrag mit einem internen Stundensatz hat. Wie das im Detail geht und warum das Gültigkeitsdatum so wichtig ist, liest du in Arbeitsvertrag anlegen.

Dokumentenlayout ​

Dokumentenlayouts bestimmen das Erscheinungsbild deiner ausgehenden Dokumente, also der PDF-Angebote und PDF-Rechnungen. Für jeden Dokumententyp muss mindestens ein Layout gesetzt sein: eins unter Angebotslayouts und eins unter Rechnungslayouts.

Keine Sorge, du musst nicht jede einzelne Einstellung selbst vornehmen. Wir haben bereits ein sauberes Standard-Layout mit passenden Schriftgrößen, Abständen und Tabellenlayout hinterlegt. Was du aber mindestens tun solltest: ein Logo oder ein Briefpapier hinterlegen.

Logo oder komplettes Briefpapier ​

Im Editor findest du unter Konfigurationsmodus zwei Wege:

  • Manuelle Konfiguration: Du lädst zum Beispiel nur dein Logo hoch und baust die Fußzeile direkt in plansync.
  • Briefpapier-Upload: Du lädst ein bereits vorhandenes Briefpapier inklusive Kopf- und Fußzeile als PDF hoch und übernimmst so dein bestehendes Design nach plansync.

Beim Briefpapier kannst du optional zwei verschiedene Vorlagen hinterlegen, eine für die erste Seite und eine andere für die Folgeseiten (zum Beispiel ohne Kopfzeile, damit mehr Platz für den Inhalt bleibt).

Die wichtigsten Einstellungen kurz durchgehen ​

Geh die Einstellungen einmal kurz durch, damit Layout und Briefpapier zusammenpassen:

  • Absenderzeile: Über den Schalter Absenderzeile anzeigen legst du fest, ob plansync deine eigene Adresse automatisch aus den hinterlegten Firmendaten erzeugt. Bringt dein Briefpapier die Absenderzeile schon mit, blendest du sie hier aus.
  • Dokumenten-Details Block: Das ist der Block mit Angebots- beziehungsweise Rechnungsnummer, Datum, Ansprechpartner und weiteren Pflichtangaben. Über die Position (zum Beispiel Rechts oben oder Links unter Empfängeradresse) sorgst du dafür, dass er sich nicht mit deinem Briefpapier überlappt.
  • Schriftgrößen, Abstände und Tabellen-Layout: Diese haben wir bereits so gesetzt, dass alle Dokumente sauber dargestellt werden. Du kannst sie zur Individualisierung trotzdem nutzen. Achte dabei aber immer auf die PDF Vorschau. Gerade bei zu großen Schriftgrößen kann es in Tabellen zu unschönen Darstellungen kommen.

Sprechende Namen bei mehreren Layouts ​

Wenn du mehrere Layouts anlegst, gib jedem über das Feld Name des Layouts eine sprechende Bezeichnung. Denkbar ist zum Beispiel ein eher kompaktes Layout für Großkunden mit vielen Positionen und ein luftigeres Layout für Privatkunden. Ob und wie du das aufteilst, bleibt dir überlassen.

Controlling-Einstellungen ​

Unter Controlling hinterlegst du die Werte, mit denen plansync im Projekt-Controlling kalkuliert. Es gibt vier Faktoren plus ein Gültigkeitsdatum.

Risikozuschlag und Gewinnmarge: Basis für das Einsatzbudget ​

Risikozuschlag und Gewinnmarge verwendet plansync, um aus der Auftragssumme das verfügbare Einsatzbudget zu ermitteln (beide Werte werden von der Auftragssumme abgezogen). Aus dem Einsatzbudget wiederum berechnet plansync das geplante Stundenbudget. Dafür wird der Kalkulatorische Bürostundensatz verwendet, also der durchschnittliche Stundensatz deines Büros über alle Mitarbeiter hinweg.

Gemeinkosten aufschlagen ​

Falls die internen Stundensätze deiner Mitarbeiter noch keinen Gemeinkostenanteil enthalten, kannst du hier einen Gemeinkostenfaktor definieren. Er wird bei der Kalkulation der internen Kosten auf die Kosten aufgeschlagen, die aus den gebuchten Stunden entstehen. Im Controlling siehst du später separat, welchen Anteil die Gemeinkosten an den Gesamtkosten ausmachen.

Gültig ab und historische Werte ​

Das Feld Gültig ab bestimmt, ab welchem Datum diese Parameter für die Kalkulation gelten. Verändern sich die Faktoren im Lauf der Zeit, passt du sie einfach an. Die ursprünglichen Werte bleiben als historische Werte erhalten, sodass bereits kalkulierte Werte nicht rückwirkend verändert werden.

Projektleiter-Sicht: „Meine Projekte" ​

Über die Funktion Meine Projekte (aktivierbar in den Projekt-Einstellungen) sehen Projektleiter, die im jeweiligen Projekt als Projektleiter eingetragen sind, ihre Projekte in reduzierter Form unter Mein Bereich.

Diese Ansicht ist bewusst schlank. Kosten, Rechnungen und ähnliche kaufmännische Daten bleiben ausgeblendet, sichtbar sind nur die für die Projektleitung relevanten Angaben wie Leistungsstand, Beginn und Ende.

Ein Projektleiter kann hier zum Beispiel den Leistungsstand einer Phase eintragen (Menüpunkt Leistungsstand bearbeiten). Dieser Wert fließt direkt ins Controlling ein und lässt sich für die Rechnungserstellung verwenden. So brauchen Projektleiter keinen Zugriff auf das gesamte Projekt (im Büro-Bereich).

Bestandsdaten aus deinem bisherigen System übernehmen ​

Wenn du von einem anderen System auf plansync umsteigst, laufen viele Projekte schon. Damit dein Controlling nicht bei null startet, kannst du frühere Zeiten als Projektkosten importieren und bereits gestellte Rechnungen als Bestandsrechnungen erfassen. Das ist besonders wichtig, um laufende Abschlagsreihen in plansync sauber fortzuführen. Wie das geht, liest du in Bestandsdaten nach plansync migrieren.

Wie es weitergeht ​

Sind die Grundeinstellungen erledigt, geht es mit dem Tagesgeschäft weiter:

FAQ ​

Wie lege ich einen neuen Nutzer an?

Neue Nutzer legen aktuell noch wir für dich an. Schick uns einfach eine kurze Mitteilung mit Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse, dann richten wir den Zugang zeitnah ein.

Warum kann ich mich vor dem ersten Login nicht anmelden?

Vor dem ersten Login musst du dein Passwort selbst setzen. Klicke im Login-Fenster auf Passwort zurücksetzen, gib deine E-Mail-Adresse ein und folge den Schritten aus der E-Mail, die du daraufhin erhältst.

Sind Mitarbeiterrollen dasselbe wie Berechtigungen?

Nein. Mitarbeiterrollen dienen nur den internen Stundensätzen für die Kostenkalkulation. Wer auf welche Bereiche zugreifen darf, legst du getrennt davon am einzelnen Mitarbeiter im Tab Berechtigung fest.

Muss ich das Dokumentenlayout komplett selbst einrichten?

Nein. Ein sauberes Standard-Layout mit Schriftgrößen, Abständen und Tabellenlayout ist bereits hinterlegt. Mindestens hinterlegen solltest du aber ein Logo oder ein komplettes Briefpapier. Prüfe deine Anpassungen immer in der PDF Vorschau.

Wofür sind die internen Stundensätze gedacht, und wo lege ich fakturierbare Stundensätze an?

Die Stundensätze aus Mitarbeiterrollen und Arbeitsverträgen dienen ausschließlich der internen Kalkulation. Stundensätze, die du einem Kunden in Rechnung stellst, legst du als Stundenleistung im jeweiligen Projekt an (manuelle Leistung mit Einheit Stunden).

Was passiert mit alten Controlling-Werten, wenn ich die Faktoren ändere?

Über Gültig ab legst du fest, ab wann neue Werte gelten. Die bisherigen Werte bleiben als historische Werte erhalten, damit bereits kalkulierte Projekte nicht rückwirkend verändert werden.

Wie können Projektleiter ihre Projekte pflegen, ohne Zugriff auf alles zu haben?

Aktiviere in den Projekt-Einstellungen die Funktion Meine Projekte. Projektleiter sehen ihre Projekte dann in reduzierter Form unter Mein Bereich, ohne Kosten und Rechnungen, und können dort zum Beispiel den Leistungsstand einer Phase eintragen.