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Arbeitsvertrag anlegen ​

Der Arbeitsvertrag ist die Grundlage für Kostenkalkulation, Arbeitszeitkonto und Urlaub eines Mitarbeiters. Dieser Artikel zeigt, wie du einen Vertrag anlegst, was die einzelnen Felder bedeuten und warum das Feld Gültig ab besonders wichtig ist.

Warum jeder Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag braucht ​

Ohne hinterlegten Arbeitsvertrag kann plansync für einen Mitarbeiter wichtige Dinge nicht berechnen. Die Vertragsdaten sind die Basis für:

  • die Berechnung der Kosten auf Basis der gebuchten Zeiten,
  • die Berechnung des Arbeitszeitkontos,
  • die Ermittlung der Urlaubstage.

Wichtig für das Controlling: Die gebuchten Zeiten eines Mitarbeiters fließen erst dann in die Kosten ein, wenn er einen Arbeitsvertrag mit einem internen Stundensatz hat. Ohne Stundensatz gibt es keinen Wert, mit dem plansync die gebuchten Stunden bewerten könnte.

Einen neuen Vertrag anlegen ​

Navigiere zu Büro → Mitarbeiter und öffne den gewünschten Mitarbeiter. Wechsle in den Tab Vertragsdaten und wähle Neuer Vertrag. Es öffnet sich das Fenster Neuen Arbeitsvertrag erstellen.

Die Felder im Einzelnen ​

Gültig ab ​

Das Datum, ab dem der Vertrag wirkt. Dieses Feld ist zentral, denn ab dem gewählten Datum passiert Folgendes:

  • plansync verwendet den eingestellten Stundensatz für die Kostenkalkulation, entweder aus der Mitarbeiterrolle oder den individuell festgelegten Stundensatz.
  • Für den Mitarbeiter werden die Sollstunden gezählt und das Arbeitszeitkonto initialisiert.

Das heißt: Ab diesem Tag sollte der Mitarbeiter seine Zeiten in plansync erfassen. Tut er das nicht, entstehen Minusstunden, weil den Sollstunden keine erfassten Zeiten gegenüberstehen.

Änderungen am Arbeitsvertrag werden ebenfalls immer ab dem gewählten Gültigkeitsdatum wirksam. Frühere Zeiträume bleiben unverändert.

Feiertags-Bundesland ​

Das Bundesland, dessen gesetzliche Feiertage für diesen Mitarbeiter gelten. plansync berücksichtigt sie bei den Sollstunden und im Arbeitszeitkonto.

Kalkulatorischer Stundensatz ​

Der interne Stundensatz für die Kostenkalkulation. Du hast zwei Möglichkeiten:

  • Aus Mitarbeiterrolle: Du wählst eine Mitarbeiterrolle aus, der Stundensatz kommt aus dieser Rolle. Ändert sich später der Stundensatz der Rolle, wird die Änderung automatisch übernommen.
  • Manuell festlegen: Du trägst über das Feld Stundensatz einen individuellen Betrag ein, der nur für diesen Mitarbeiter gilt.

Dieser Stundensatz dient ausschließlich der internen Kalkulation. Stundensätze, die du einem Kunden in Rechnung stellst, legst du nicht hier an, sondern als Stundenleistung im jeweiligen Projekt.

Urlaubstage ​

Der jährliche Urlaubsanspruch des Mitarbeiters. Sobald er hinterlegt ist, kann der Mitarbeiter Urlaub beantragen. Wie sich der Anspruch berechnet, ist im nächsten Abschnitt beschrieben.

Arbeitszeiten ​

Die wöchentliche Arbeitszeit, aufgeteilt auf die Wochentage Montag bis Freitag. Daraus ergeben sich die Sollstunden. Für alternierende Arbeitszeiten (zum Beispiel eine Woche 40 Stunden, die nächste 20 Stunden) fügst du über Woche hinzufügen weitere Wochen hinzu.

So wird der Urlaubsanspruch ermittelt ​

Für das Feld Urlaubstage gelten ein paar Grundregeln:

  1. Jahresbezogener Anspruch. Der eingetragene Urlaubsanspruch bezieht sich auf ein volles Kalenderjahr.
  2. Unterjährige Anstellung. Wurde der Mitarbeiter unterjährig angestellt, passt du die Tage für das laufende Jahr direkt im Feld Urlaubstage an.
  3. Berechnung bei Teilzeit. Maßgeblich sind die Arbeitstage pro Woche, nicht die Arbeitsstunden.
    • Formel: (Arbeitstage Teilzeit / Arbeitstage Vollzeit) × Urlaubsanspruch Vollzeit.
    • Beispiel: Vollzeitkraft bei 5-Tage-Woche = 30 Tage. Teilzeitkraft Montag bis Donnerstag = 4/5 × 30 = 24 Tage. Bei gebrochenen Tagen darf kaufmännisch auf- oder abgerundet werden.
  4. Jeder Arbeitstag zählt gleich. Für den Urlaubsanspruch zählt jeder Arbeitstag, unabhängig von der Stundenzahl. Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet Montag bis Donnerstag 8 Stunden und Freitag 4 Stunden, also an 5 Arbeitstagen. Der Anspruch beträgt 30 Tage wie bei Vollzeit. Beim Einreichen von Urlaub wird für jeden Wochentag ein voller Urlaubstag abgezogen, auch für den Freitag mit nur 4 Stunden.

plansync berechnet Urlaubsanspruch und -abzug genau nach diesem Prinzip: Jeder Arbeitstag wird gleichwertig behandelt, unabhängig von den geleisteten Stunden.

Wie es weitergeht ​

FAQ ​

Warum tauchen für einen Mitarbeiter keine Kosten im Controlling auf?

Die gebuchten Zeiten fließen erst in die Kosten ein, wenn der Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag mit einem internen Stundensatz hat und die Zeiten nach dem Datum Gültig ab liegen. Prüfe, ob ein gültiger Vertrag mit Stundensatz hinterlegt ist.

Warum entstehen für einen Mitarbeiter Minusstunden?

Ab dem Datum Gültig ab zählt plansync die Sollstunden und führt das Arbeitszeitkonto. Erfasst der Mitarbeiter ab diesem Tag keine Zeiten, stehen den Sollstunden keine Istzeiten gegenüber, und es entstehen Minusstunden. Der Mitarbeiter sollte seine Zeiten also ab dem Gültigkeitsdatum erfassen.

Ab wann gilt eine Änderung am Arbeitsvertrag?

Immer ab dem gewählten Gültig ab. Frühere Zeiträume bleiben unverändert, damit bereits berechnete Werte nicht rückwirkend verschoben werden.

Wähle ich den Stundensatz aus der Rolle oder manuell?

Beides ist möglich. Aus Mitarbeiterrolle übernimmt den Satz aus der Rolle, spätere Änderungen der Rolle wirken automatisch. Manuell festlegen setzt einen individuellen Satz nur für diesen Mitarbeiter.