Abwesenheiten im System verwalten

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Elternzeit im System eingesehen und beantragt werden können – inklusive Kalenderansicht, Detailinformationen zu Abwesenheitstypen und dem Anlegen neuer Anträge.

Schritt 1: Bereich „Abwesenheit" im Seitenmenü öffnen

Klicke im linken Seitenmenü auf den Menüpunkt „Abwesenheit", um in den Bereich für Abwesenheitsanträge zu gelangen.

Dort wird dir der Monatskalender angezeigt.

Schritt 2: Monatskalender und Legende nutzen

Nutze die Navigationspfeile oder Monatsauswahl, um zwischen den einzelnen Monaten vor- und zurückzuspringen.

Auf der rechten Seite siehst du die Legende zu den einzelnen Urlaubs- bzw. Abwesenheitstypen, damit du die farblichen Markierungen im Kalender zuordnen kannst.

Schritt 3: Details zu Abwesenheitstypen und Urlaubskonto einsehen

Klicke auf einen Abwesenheitstyp in der Legende, um Details anzuzeigen.

Dort siehst du die Aktivitäten zu diesem Typ: welche Anträge du insgesamt gestellt hast und welchen Status diese aktuell haben (z. B. genehmigt, abgelehnt, ausstehend). Außerdem kannst du beim Abwesenheitstyp „Urlaub" dein Urlaubskonto im Detail nachvollziehen, z. B. wie viele Resturlaubstage aus dem Vorjahr vorhanden sind und wie viele Tage dir insgesamt noch zur Verfügung stehen.

Schritt 4: Neuen Abwesenheitsantrag im Kalender markieren

Um einen neuen Abwesenheitsantrag zu erstellen, klicke im Kalender auf den gewünschten Tag oder markiere mit gedrückter Maustaste einen Zeitraum über mehrere Tage, indem du den Cursor über die entsprechenden Tage ziehst.

Lasse die Maustaste los, um den Zeitraum zu bestätigen.

Schritt 5: Abwesenheitstyp wählen und Konflikte prüfen

Nach dem Loslassen öffnet sich das Fenster „Abwesenheit beantragen".

Wähle im Formular den gewünschten Abwesenheitstyp (z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit) aus. Dabei wird dir automatisch angezeigt, ob sich deine geplante Abwesenheit mit bereits eingetragenen Abwesenheiten von Kolleg:innen überschneidet.

Schritt 6: Anmerkung, Vertretung und Antrag speichern

Optional kannst du eine Anmerkung zu deinem Antrag hinzufügen, z. B. Hinweise zu Erreichbarkeit oder Projektübergaben.

Wähle anschließend eine passende Vertretung aus, die während deiner Abwesenheit ansprechbar ist.

Klicke zum Abschluss auf „Speichern", um den Abwesenheitsantrag zu übermitteln.

Falls der ausgewählte Abwesenheitstyp einer Genehmigung bedarf, erhält die zuständige genehmigende Person eine entsprechende E-Mail. Auch die ausgewählte Vertretung wird per E-Mail informiert, dass sie als Vertretung eingetragen wurde. Weiter unten auf der Seite siehst du eine Übersicht aller deiner Abwesenheitsanträge mit dem jeweiligen Abwesenheitstyp und dem aktuellen Status.