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Abwesenheitsanträge stellen
Dieser Artikel führt durch den Antrag selbst: wie du im Kalender einen Zeitraum wählst, was die einzelnen Felder im Fenster Abwesenheit beantragen bewirken und was nach dem Speichern passiert. Wie Abwesenheitstypen, Urlaubskonto und Sollstunden grundsätzlich zusammenhängen, steht in Abwesenheiten Grundlagen.
Bevor du startest
Zwei Dinge müssen hinterlegt sein, sonst scheitert der Antrag erst beim Speichern:
- Der Abwesenheitstyp muss für dein Büro freigeschaltet sein. Voreingestellt sind Urlaub, Krank, Kind krank, Elternzeit und Sonstiges. Alles andere schaltet die Büroleitung erst frei, siehe Abwesenheitstypen und Genehmigungsregeln einrichten.
- Für Urlaub muss dein Jahresanspruch am Arbeitsvertrag hängen. Ohne Anspruch stehen keine Urlaubstage zur Verfügung, siehe Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter festlegen.
Einen Antrag starten: im Kalender oder über „Neuer Antrag"
Deine Abwesenheiten liegen im Bereich Abwesenheit. Die Seite zeigt oben den Monatskalender mit der Legende, darunter die Liste deiner Anträge. Es gibt zwei Wege in den Antrag, und sie unterscheiden sich nur darin, ob der Zeitraum schon vorbelegt ist.
Im Kalender. Klicke auf einen Tag, oder halte die Maustaste gedrückt und ziehe über mehrere Tage. Sobald du loslässt, öffnet sich das Fenster Abwesenheit beantragen mit dem markierten Zeitraum.
Über die Schaltfläche. Rechts über dem Kalender sitzt Neuer Antrag. Das Fenster öffnet sich mit leerem Zeitraum, den du von Hand einträgst.
Nicht jeder Tag reagiert auf einen Klick. Wochenenden, Feiertage und Tage, an denen bereits eine Abwesenheit von dir liegt, lassen sich nicht anklicken. Feiertage stehen mit Namen im Kalender, welche gelten, hängt am Feiertags-Bundesland in deinem Arbeitsvertrag.
Der Dialog „Abwesenheit beantragen"
Das Fenster zeigt nicht immer dieselben Felder. Welche erscheinen, entscheidet der gewählte Abwesenheitstyp.
| Feld | Pflicht | Erscheint |
|---|---|---|
| Abwesenheitstyp | ja | immer, mit den freigeschalteten Typen deines Büros |
| Zeitraum (Von, Bis) | ja | immer |
| eAU liegt vor | nein | nur bei Krank und Kind krank |
| Halben Tag abwesend | nein | bei allen Typen außer Homeoffice und Dienstreise |
| Anmerkung | nein | immer |
| Genehmiger | ja | nur, wenn der Typ eine Genehmigung verlangt |
| Vertreter | nein | bei allen Typen außer Homeoffice und Dienstreise |
Dazwischen stehen zwei Anzeigen, die du nicht ausfüllst: die Urlaubsvorschau und die Überschneidungen mit Kollegen. Beide aktualisieren sich, sobald der Zeitraum steht.
Die Felder Von und Bis begrenzen sich gegenseitig, ein Enddatum vor dem Startdatum lässt sich also gar nicht erst eintragen. Die Anmerkung ist frei und landet später in der Antragsliste und bei der genehmigenden Person, sie eignet sich für Hinweise zur Erreichbarkeit oder zu Projektübergaben.
Halbe Tage beantragen
Sobald Von und Bis gefüllt sind, erscheint ein Schalter. Bei einem einzelnen Tag heißt er Halben Tag abwesend, bei einem Zeitraum Halbe Tage abwesend.
Ein einzelner Tag. Du wählst zwischen Erste Hälfte und Zweite Hälfte.
Ein Zeitraum. Du bekommst zwei Felder, Erster Tag und Letzter Tag, jeweils mit Ganzer Tag als Voreinstellung. Angebrochen werden kann nur der Rand des Zeitraums: Am ersten Tag steht deshalb Zweite Hälfte zur Wahl (du gehst mittags), am letzten Tag Erste Hälfte (du bist mittags zurück). Alles dazwischen bleibt ganztägig.
Ein halber Tag kostet einen halben Urlaubstag und halbiert die Sollstunden dieses Tages. In der Antragsliste erkennst du ihn am Badge ½ hinter dem Datum.
Krank melden: die Checkbox „eAU liegt vor"
Bei den Typen Krank und Kind krank erscheint zusätzlich die Checkbox eAU liegt vor, gemeint ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Der Haken ändert nichts an deinen Sollstunden und nichts an deinem Urlaubskonto. Er ist eine Kennzeichnung: In der Antragsliste steht hinter dem Typ mit eAU oder ohne eAU, die genehmigende Person sieht dasselbe, und im Abwesenheitsbericht des Büros werden Kranktage mit und ohne eAU getrennt gezählt.
plansync erzwingt den Haken nicht. Eine Krankmeldung ohne Haken lässt sich genauso speichern und zählt dann als ohne eAU. Wann er gesetzt wird, ist eine Absprache in deinem Büro.
Den Genehmiger auswählen
Das ist das folgenreichste Feld im ganzen Fenster, und es erscheint nur, wenn der gewählte Typ überhaupt eine Genehmigung verlangt. Fehlt es, ist dein Eintrag mit dem Speichern sofort gültig.
Zur Auswahl steht der Kreis, den dein Büro in der Genehmigungsregel für diesen Abwesenheitstyp hinterlegt hat. Du selbst stehst nie in dieser Liste, archivierte Personen ebenfalls nicht. Gibt es nur eine mögliche Person, ist sie bereits vorausgewählt.
Ein Sonderfall betrifft dich, wenn du für einen Abwesenheitstyp selbst der einzige hinterlegte Genehmiger bist. Das Formular bietet dir dann zwar Namen an, das Speichern scheitert aber, denn den eigenen Antrag darf niemand selbst genehmigen. Wie dein Büro das auflöst, steht in Abwesenheitstypen und Genehmigungsregeln einrichten.
Eine Vertretung eintragen
Das Feld Vertreter steht auf Kein Vertreter und bleibt freiwillig. Wählst du jemanden aus, bekommt diese Person eine E-Mail, dass sie für deinen Zeitraum als Vertretung eingetragen wurde.
Mit der Genehmigung hat die Vertretung nichts zu tun. Sie entscheidet nichts und kann nichts freigeben, sie wird nur informiert, auch wieder bei einer Ablehnung. Bei Homeoffice und Dienstreise gibt es das Feld nicht, weil du an diesen Tagen arbeitest.
Überschneidungen und Urlaubsvorschau im Dialog
Beide Anzeigen erscheinen automatisch, sobald ein Zeitraum eingetragen ist.
Überschneidungen mit Kollegen listet die Personen auf, die im selben Zeitraum ebenfalls fehlen, je mit der Zahl der überlappenden Tage. Ist niemand betroffen, steht dort Keine Überschneidungen. Das ist eine Information, keine Sperre: Du kannst trotzdem beantragen, und die genehmigende Person sieht dieselbe Warnung noch einmal.
Urlaubsvorschau erscheint nur beim Typ Urlaub und rechnet dir den Antrag vor, mit Beantragte Tage, Aktuell verfügbar und Danach verfügbar. Wird der Wert negativ, färbt er sich rot, und der Antrag lässt sich nicht speichern. Wie sich diese Zahlen zusammensetzen, steht in Urlaubskonto verstehen.
Was nach dem Speichern passiert
Mit Speichern trennen sich zwei Wege, je nachdem, ob der Abwesenheitstyp eine Genehmigung verlangt.
Mit Genehmigungspflicht bekommt dein Antrag den Status beantragt. Die ausgewählte Person erhält eine E-Mail, der in der Regel hinterlegte CC-Kreis ebenfalls, und eine eingetragene Vertretung wird benachrichtigt. Jetzt wartest du.
Ohne Genehmigungspflicht ist der Eintrag im selben Moment genehmigt. plansync schreibt dein Arbeitszeitkonto sofort fort, es gibt keine Wartezeit.
Im Kalender erscheint der Eintrag als farbiger Balken über den Zeitraum, beschriftet mit Typ und Umfang, etwa Urlaub (3 Tage). Bei schmalen Balken kürzt plansync auf 3T. Solange der Antrag noch nicht entschieden ist, ist der Balken blasser und gestrichelt umrandet, mit der Genehmigung wird der Rahmen durchgezogen. Fährst du mit der Maus darüber, siehst du Typ, Zeitraum, Status und deine Anmerkung.
Deine Anträge in der Übersicht
Unter dem Kalender steht der Abschnitt Abwesenheitsanträge. Er zeigt immer ein volles Kalenderjahr, mit den Pfeilen wechselst du das Jahr.
Die Tabelle führt Von, Bis, Tage, Status, Typ, Anmerkung und Vertreter, die jüngsten Einträge zuerst. Hinter einem angebrochenen Datum steht ½, hinter Krank und Kind krank steht mit eAU oder ohne eAU. Hast du für das gewählte Jahr nichts eingetragen, meldet die Seite Keine Abwesenheitseinträge vorhanden.
Der Status kennt drei Werte: beantragt, solange die Entscheidung aussteht, danach genehmigt oder abgelehnt. Ein abgelehnter Antrag verschwindet aus dem Kalender, bleibt in dieser Liste aber stehen.
Einen Antrag zurückziehen: löschen statt ändern
Einen gestellten Antrag kannst du nicht bearbeiten. Es gibt kein Stift-Symbol und kein Formular, in das du zurückkommst. Hast du dich im Zeitraum vertan oder den falschen Typ erwischt, löschst du den Eintrag und stellst ihn neu.
Zum Löschen nutzt du das Symbol am rechten Rand der Zeile. plansync fragt nach, mit Typ und Zeitraum im Text, und erst die Bestätigung mit Löschen entfernt den Eintrag. Danach meldet die Seite Eintrag erfolgreich gelöscht.
Das funktioniert auch dann, wenn der Antrag bereits genehmigt ist oder der Zeitraum in der Vergangenheit liegt. plansync rechnet dein Arbeitszeitkonto für diese Tage zurück, bei Urlaub kommen die Tage auf dein Urlaubskonto zurück, und die genehmigende Person wird informiert.
Nur bei abgelehnten Anträgen fehlt der Löschen-Button. Sie bleiben als Nachweis stehen, wirken aber nirgends mehr.
Wenn sich der Antrag nicht speichern lässt
plansync prüft erst beim Speichern und meldet dann im Fenster, was nicht passt.
| Meldung | Was dahintersteckt |
|---|---|
| Es liegt bereits eine Abwesenheit an diesem Tag vor | An mindestens einem Tag des Zeitraums hast du schon einen Eintrag. Das gilt auch für einen noch offenen Antrag, nicht nur für genehmigte. |
| Der Abwesenheitstyp … ist in diesem Büro nicht verfügbar | Der Typ ist nicht freigeschaltet. Die Büroleitung ändert das in der Konfiguration. |
| Nicht genügend Urlaubstage vorhanden für den beantragten Zeitraum | Dein Anspruch reicht für den Zeitraum nicht. Die Urlaubsvorschau zeigt das vorher schon rot an. |
| Homeoffice oder Dienstreise kann nicht mit einer ganztägigen Abwesenheit kombiniert werden | An diesem Tag liegt bereits ein ganzer Tag Urlaub, Krankheit oder Ähnliches. Neben einem halben Tag ist Homeoffice dagegen möglich. |
| An diesem Tag ist bereits Homeoffice oder Dienstreise eingetragen | Dieselbe Regel aus der anderen Richtung. |
| Der ausgewählte Genehmiger ist nicht mehr aktiv | Die Person wurde archiviert. Wähle jemand anderen aus. |
| Der ausgewählte Genehmiger ist für diesen Abwesenheitstyp nicht zulässig | Die Person steht nicht in der Genehmigungsregel für diesen Typ. |
| Ein Benutzer kann seinen eigenen Abwesenheitsantrag nicht genehmigen | Du hast dich selbst als Genehmiger erwischt, siehe oben. |
Ein Fall kommt ohne Kollision aus: Ein Zeitraum muss innerhalb eines Kalenderjahres liegen. Für Urlaub über Silvester stellst du zwei Anträge, einen bis zum 31. Dezember und einen ab dem 1. Januar. Warum das so ist, steht in Urlaubskonto verstehen.
Wie es weitergeht
- Abwesenheiten Grundlagen – Abwesenheitstypen, Statuslauf und der Zusammenhang mit der Sollzeit
- Urlaubskonto verstehen – Anspruch, Resturlaub und wie ein Antrag das Konto belastet
- Abwesenheitsanträge genehmigen – was auf der anderen Seite passiert
- Abwesenheitstypen und Genehmigungsregeln einrichten – welche Typen es gibt und wer genehmigen darf
- Arbeitszeitkonto und Zeitbuchungen – wo sich die Genehmigung im Saldo zeigt
Häufige Fragen
Ich kann im Kalender keinen Tag anklicken. Woran liegt das?
Wochenenden, Feiertage und Tage, an denen schon eine Abwesenheit von dir liegt, reagieren nicht. Über die Schaltfläche Neuer Antrag kommst du trotzdem ins Formular und trägst den Zeitraum von Hand ein. Für einen Zeitraum reicht es außerdem, wenn der erste Tag anklickbar ist, ziehen darfst du anschließend über Wochenenden hinweg.
Kann ich einen gestellten Antrag noch ändern?
Nein. Ein Bearbeiten gibt es nicht. Du löschst den Eintrag im Abschnitt Abwesenheitsanträge und stellst ihn neu, auch wenn er bereits genehmigt ist.
Warum sehe ich kein Feld für den Genehmiger?
Weil der gewählte Abwesenheitstyp in deinem Büro ohne Genehmigung auskommt. Dein Eintrag ist dann mit dem Speichern sofort gültig und wirkt unmittelbar auf dein Arbeitszeitkonto. Welche Typen wie eingestellt sind, steht in Abwesenheitstypen und Genehmigungsregeln einrichten.
Ich möchte Urlaub über Silvester nehmen, der Antrag lässt sich nicht speichern.
Ein Antrag muss innerhalb eines Kalenderjahres bleiben. Stelle zwei Anträge, einen bis zum 31. Dezember und einen ab dem 1. Januar. Der zweite belastet dann bereits den Anspruch des neuen Jahres, siehe Urlaubskonto verstehen.
Muss ich eine Vertretung eintragen?
Nein, das Feld ist freiwillig und steht auf Kein Vertreter. Trägst du jemanden ein, wird diese Person per E-Mail informiert. Entscheiden kann sie nichts, das bleibt bei der Person im Feld Genehmiger.
Was bedeutet der gestrichelte Rahmen um meinen Eintrag im Kalender?
Dass der Antrag noch auf seine Entscheidung wartet. Genehmigte Abwesenheiten haben einen durchgezogenen Rahmen und kräftigere Farbe. Solange der Rahmen gestrichelt ist, laufen deine Sollstunden für diese Tage weiter.
Muss ich bei einer Krankmeldung den Haken „eAU liegt vor" setzen?
plansync verlangt ihn nicht, die Krankmeldung lässt sich auch ohne speichern und gilt dann als ohne eAU. Der Haken ändert weder Sollstunden noch Urlaubskonto, er kennzeichnet den Eintrag für die Auswertung im Büro. Ob und wann ihr ihn setzt, klärt ihr intern.