Arbeitszeiten in PlanSync erfassen und verwalten

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Arbeitszeiten in PlanSync erfasst, bearbeitet und kontrolliert werden können. Es zeigt die Nutzung der Wochen- und Tagesansicht, das Anlegen von Zeiteinträgen mit Projekt- und Leistungszuordnung, den Umgang mit automatischen Pausen sowie die Auswertung der erfassten Zeiten und Pausen.

Schritt 1: Zur Zeiterfassung in der Wochenübersicht wechseln

Links in der Menüleiste auf „Zeiterfassung" klicken, um automatisch in der Wochenübersicht zu landen.

Schritt 2: Seitenmenü ein- oder ausklappen

Das Seitenmenü kann bei Bedarf jederzeit ein- oder ausgeklappt werden, um mehr Platz für die Zeiterfassungsansicht zu erhalten.

Schritt 3: Neuen Arbeitszeiteintrag per Ziehen anlegen

In der Wochenübersicht auf die gewünschte Startzeit klicken, den Cursor bis zur gewünschten Endzeit ziehen und anschließend loslassen.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Start- und Endzeit bereits vorbelegt sind und die zu buchende Dauer automatisch berechnet wird.

Schritt 4: Projekt, Leistung und Kommentar für den Eintrag festlegen

Im geöffneten Fenster ein Projekt auswählen, auf das die Arbeitszeit gebucht werden soll.

Anschließend die gewünschte Leistung auswählen, auf die die Zeit gebucht werden soll.

Optional kann ein Kommentar hinzugefügt werden, um den Arbeitszeiteintrag näher zu beschreiben.

Schritt 5: Arbeitszeiteintrag speichern

Mit einem Klick auf „Speichern" wird der Arbeitszeiteintrag erstellt und ist sofort in der Wochenübersicht sichtbar.

Schritt 6: Automatische Pausen bei Lücken zwischen Zeiteinträgen nutzen

Wird ein neuer Zeiteintrag so erstellt, dass zwischen zwei Einträgen eine zeitliche Lücke entsteht, fügt PlanSync in dieser Lücke automatisch eine Pause ein.

Schritt 7: Falsch erfasste Zeiten durch Verschieben korrigieren

Falls sich bei der Zeitauswahl verklickt wurde (z. B. statt 11–13 Uhr soll 10–12 Uhr gebucht werden), kann der bestehende Zeiteintrag direkt angepasst werden: Den Zeiteintrag anklicken, nach oben oder unten auf den gewünschten Zeitraum ziehen und loslassen. Der Zeiteintrag wird mit den neuen Zeiten gespeichert, eine zuvor automatisch eingefügte Pause wird dabei automatisch gelöscht.

Schritt 8: Sollarbeitszeit und gebuchte Zeiten in Wochen- und Tagesansicht prüfen

Oben rechts wird jederzeit die Sollarbeitszeit der aktuellen Woche angezeigt sowie die bereits gebuchte Arbeitszeit (z. B. 26 Stunden und 30 Minuten von 32 Stunden).

Beim Wechsel auf die Tagesansicht ändert sich diese Anzeige und zeigt die Sollarbeitszeit für den ausgewählten Tag.

Ein erneuter Wechsel zurück bringt wieder in die Wochenübersicht.

Schritt 9: Tages- und Wochenübersicht der gebuchten Stunden und Pausen auswerten

Am unteren Ende der Ansicht ist je Tag ersichtlich,

• wie viele Stunden insgesamt gebucht wurden,
• wie viele Stunden laut Arbeitsvertrag gebucht werden müssten,
• ob die Sollarbeitszeit erfüllt ist.

Der grüne Balken zeigt an, dass die Sollarbeitszeit für diesen Tag zu 100 % erfasst wurde. Der rote Balken zeigt an, dass für diesen Tag zu wenig Stunden gebucht wurden.

Die Kaffeetasse symbolisiert die gebuchten Pausenzeiten:

• Eine graue Tasse bedeutet, dass ausreichend Pausenzeit gebucht wurde (z. B. 45 Minuten Pause bei insgesamt 7 Stunden Arbeitszeit – die gesetzliche Mindestpausenzeit ist erfüllt).
• Eine rote Tasse weist darauf hin, dass zu wenig Pausenzeit gebucht wurde.