Bestandsdaten nach plansync migrieren – Zeiten und Rechnungen übernehmen

Dieser Artikel zeigt, wie du beim Umstieg auf plansync frühere Zeiten als Projektkosten importierst und wie du Rechnungen erfasst, die vor plansync gestellt wurden. Beides sorgt dafür, dass dein Controlling von Anfang an ein sauberes Bild zeigt und laufende Abschlagsreihen in plansync fortgeführt werden können.

Warum eine Migration sinnvoll ist

Wenn du mit plansync startest, laufen viele Projekte bereits. Damit du nicht bei null anfängst und deine Controlling-Kennzahlen stimmen, lassen sich zwei Arten von Bestandsdaten übernehmen:

• Frühere Zeiten werden als Kosten im Projekt berücksichtigt, damit die Kostenseite des Controllings stimmt.
• Frühere Rechnungen werden als bereits abgerechnete Beträge erfasst, damit der Abrechnungsstand stimmt.

Beide Funktionen dienen ausschließlich einem sauberen Controlling-Bild. Sie bilden die Vergangenheit ab, sie erzeugen keine neuen Dokumente.

Frühere Zeiten als Kosten übernehmen: Zeiten importieren

Frühere Zeiten importierst du im Projekt im Tab Zeitbuchungen über den Unter-Tab Importierte Zeiten (mit dem Badge Bestand). Neben den regulär in plansync gebuchten Erfassten Zeiten sammelst du hier die aus deinem bisherigen System übernommenen Stunden. Mit Zeiten erfassen öffnest du den Dialog Importierte Zeiten erfassen.

Liegen die Stunden schon als Export aus deinem bisherigen Programm vor, importierst du sie mit Aus Datei importieren in einem Schritt, siehe Bestandszeiten aus einem Vorsystem übernehmen. Die Erfassung von Hand eignet sich für Summen und wenige Zeilen.

Wie feingranular du importierst, entscheidest du selbst. Pro Zeile ordnest du die Zeiten zu:

• Leistung: Standard ist Projektsumme, dann buchst du die Zeiten pauschal auf das gesamte Projekt. Alternativ wählst du eine einzelne Leistung des Projekts.
• Phase: optional, sobald eine Leistung gewählt ist, kannst du zusätzlich eine einzelne Phase treffen (Standard Keine Phase).

So kannst du je nach Bedarf grob auf Projektebene oder fein bis auf die Phase importieren.

Die weiteren Angaben je Zeile:

• Mitarbeiter: optional. Du kannst die Zeiten einem Projektmitglied zuweisen oder sie als Summe ohne Mitarbeiterbezug importieren.
• Satz (€): der Stundensatz, mit dem die importierten Stunden als Kosten bewertet werden.
• Gemeinkosten (%): optionaler Prozentaufschlag, falls im Stundensatz noch kein Gemeinkostenanteil enthalten ist.

Aus Stunden, Satz und Gemeinkosten ermittelt plansync die resultierenden Kosten. Über Zeile hinzufügen erfasst du beliebig viele Zeilen und speicherst alles in einem Schritt mit Importieren. Schlägt eine Zeile fehl, wird nichts gespeichert.

Wichtig

Importierte Zeiten sind reine Bestandszeiten. Sie fließen ausschließlich als Kosten in das Projekt-Controlling ein, damit deine Kennzahlen von Anfang an stimmen. Sie sind nicht regulär in plansync gebucht und lassen sich deshalb nicht über die Rechnungsfunktion abrechnen. Stunden, die du in plansync noch abrechnen willst, erfasst du regulär über die Zeiterfassung.

Frühere Rechnungen übernehmen: Bestandsrechnungen erfassen

Mit Bestandsrechnungen sind alle Rechnungen gemeint, die du außerhalb von plansync erstellt hast. Auch hier geht es um ein sauberes Controlling-Bild: plansync soll wissen, wie viel für ein Projekt bereits abgerechnet wurde.

Du erfasst sie im Projekt im Tab Rechnungen über Rechnung erstellen und dort Bestandsrechnungen erfassen. Benötigt wird nur der Nettobetrag, einzelne Rechnungspositionen sind nicht erforderlich. Im Dialog trägst du mehrere Rechnungen direkt untereinander ein, das geht deutlich schneller als einzeln. Pro Zeile erfasst du Datum, Rechnungs-Nr., Netto und MwSt %, den Brutto-Betrag berechnet plansync. Über den Schalter Bezahlt hältst du fest, ob die Rechnung bereits ausgeglichen ist. Weitere Zeilen fügst du mit Zeile hinzufügen hinzu, anschließend nur noch Speichern.

Keine Zuordnung zu einzelnen Leistungen

Weil Bestandsrechnungen vereinfacht ohne konkrete Positionen erfasst werden, lassen sie sich keinen einzelnen Leistungen zuordnen. Sie gelten immer für das gesamte Projekt. Im Abrechnungsstand der Leistungen ist deshalb nicht erkennbar, welche Leistung bereits zu welchem Anteil abgerechnet wurde. Diese Zuordnung ist nur möglich, wenn eine Rechnung, auch eine frühere, vollständig in plansync erstellt wird.

Eine laufende Abschlagsreihe fortführen

Eine besondere Rolle spielen Abschlagsrechnungen. Beim Start mit plansync hast du für ein Projekt oft schon Abschlagsrechnungen außerhalb von plansync gestellt. Damit plansync darauf aufbauend die Abschlagsreihe sauber fortführen kann, braucht es die Information über diese vorherigen Abschläge.

Wähle dazu beim Erfassen die Rechnungsart Abschlagskette (statt Einzelrechnungen). Trage dann alle bisherigen Abschlagsrechnungen der Reihe in einem Vorgang ein. Die Reihenfolge zählt: Die oberste Zeile wird als erster Abschlag angelegt, jede weitere erhält fortlaufend die nächste Abschlagsnummer.

Wichtig

Eine Abschlagskette muss vollständig in einem Vorgang erfasst werden. Weitere Bestands-Abschläge lassen sich einer bereits erfassten Kette nicht mehr nachträglich hinzufügen. Ist das nötig, musst du die gesamte Kette löschen und neu erfassen. Ist die Kette einmal angelegt, führst du die Reihe ausschließlich mit echten, in plansync erstellten Abschlagsrechnungen fort. Wie das geht, liest du unter Rechnungen stellen.

Wie es weitergeht

• plansync einrichten – erste Schritte – die Grundeinstellungen für deine Organisation.
• Bestandszeiten aus einem Vorsystem übernehmen – frühere Zeiten aus einer Excel-Datei importieren.
• Rechnungen stellen – Einzel-, Abschlags- und Schlussrechnungen – wie du eine übernommene Abschlagsreihe in plansync fortführst.
• Arbeitsvertrag anlegen – Voraussetzung dafür, dass regulär gebuchte Zeiten als Kosten ins Controlling einfließen.

FAQ

Kann ich importierte Zeiten später über eine Rechnung abrechnen?

Nein. Importierte Zeiten sind Bestandszeiten und fließen nur als Kosten ins Controlling ein. Sie lassen sich nicht über die Rechnungsfunktion abrechnen. Für abrechenbare Stunden nutzt du die reguläre Zeiterfassung im Projekt.

Wie fein kann ich frühere Zeiten importieren?

So fein du möchtest. Pro Zeile ordnest du die Zeiten der Projektsumme (dem gesamten Projekt), einer einzelnen Leistung oder zusätzlich einer einzelnen Phase zu. Eine Zuweisung zu einem Mitarbeiter ist möglich, aber nicht erforderlich.

Warum sehe ich bei einer Bestandsrechnung nicht, welche Leistung abgerechnet wurde?

Weil Bestandsrechnungen nur mit dem Nettobetrag und ohne einzelne Positionen erfasst werden. Sie gelten immer für das gesamte Projekt und lassen sich keinen einzelnen Leistungen zuordnen. Eine leistungsgenaue Zuordnung entsteht nur, wenn du eine Rechnung vollständig in plansync erstellst.

Ich habe eine Abschlagsrechnung meiner Bestands-Kette vergessen. Kann ich sie nachtragen?

Nicht einzeln. Eine Abschlagskette muss vollständig in einem Vorgang erfasst werden. Fehlt ein Abschlag, löschst du die gesamte Kette und erfasst sie komplett neu. Anschließend führst du die Reihe nur noch mit in plansync erstellten Abschlagsrechnungen fort.