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Zahlungseingänge erfassen und offene Beträge übertragen ​

Dieser Artikel richtet sich an alle, die Zahlungseingänge pflegen, also an Buchhaltung, Admins und Geschäftsführung. Er zeigt, wie du eine Zahlung zu einer Rechnung erfasst, den Zahlungsverlauf als Ausgleichsposten ansiehst und Zahlungen wieder löschst. Der Schwerpunkt liegt auf den Abschlagsrechnungen: Was passiert, wenn eine vorherige Abschlagsrechnung noch nicht vollständig bezahlt ist. Wie Abschlagsreihen grundsätzlich funktionieren, liest du vorab in Rechnungen stellen – Einzel-, Abschlags- und Schlussrechnungen.

Zahlungseingang zu einer Rechnung erfassen ​

Sobald eine Rechnung fertiggestellt ist, steht sie im Status Offen. Geht die Zahlung ein, erfasst du sie über das Aktionsmenü der Rechnung mit Zahlungseingang. Du findest die Rechnungen im Projekt im Tab Rechnungen und büroweit in der Rechnungsübersicht. Der Zahlungseingang lässt sich an beiden Stellen gleich erfassen.

Es öffnet sich der Dialog Zahlungseingang erfassen. Oben siehst du zur Kontrolle die Rechnung und den Offenen Betrag. Dann füllst du aus:

  • Zahlungsdatum: wann die Zahlung eingegangen ist.
  • Betrag: der gezahlte Betrag. Mehr als der offene Betrag ist nicht möglich, der Höchstwert steht als Hinweis am Feld.
  • Notiz (optional): zum Beispiel eine Überweisungsreferenz oder die Zahlungsart.

Mit Zahlung erfassen speicherst du den Eingang. Deckt die Zahlung den offenen Betrag vollständig ab, wechselt die Rechnung in den Status Bezahlt. Bei einer Teilzahlung bleibt sie im Status Offen, der offene Betrag verringert sich entsprechend.

Skonto: Wurde für die Rechnung ein Skonto vereinbart, kannst du beim Erfassen über Skonto abziehen entscheiden, ob der Skontobetrag berücksichtigt wird. plansync zeigt dir an, ob die Skonto-Frist noch aktiv oder bereits abgelaufen ist.

Erfasste Zahlungen ansehen: die Ausgleichsposten ​

Über den Menüpunkt Zahlungen anzeigen öffnest du den Dialog Ausgleichsposten. Er listet alles, was den Forderungsbetrag der Rechnung ausgleicht, in den Spalten Datum, Typ, Betrag und Restbetrag. In der Spalte Typ unterscheidet plansync:

  • Zahlung: ein erfasster Zahlungseingang.
  • Skonto: ein abgezogenes Skonto.
  • Restübertrag: ein offener Rest, der in die nächste Abschlagsrechnung übernommen wurde.

Unten siehst du den Offenen Rest der Rechnung. So ist jederzeit nachvollziehbar, wie sich der bezahlte und der noch offene Betrag zusammensetzen.

Die Rechnungsstatus im Überblick ​

  • Entwurf: die Rechnung ist noch nicht fertiggestellt.
  • Offen: die Rechnung ist gestellt und ganz oder teilweise unbezahlt. Einen eigenen Status „teilweise bezahlt" gibt es nicht, eine Teilzahlung bleibt Offen mit verringertem offenem Betrag.
  • Bezahlt: der Forderungsbetrag ist vollständig durch Zahlungen ausgeglichen.
  • Ausgeglichen: die Rechnung wurde nicht bar beglichen, sondern ihr offener Rest in die nächste Abschlagsrechnung übernommen. Ein Tooltip weist darauf hin.
  • Storniert: die Rechnung wurde storniert.

Eine Zahlung löschen ​

Hast du dich vertan, kannst du eine Zahlung wieder entfernen. Öffne dazu Zahlungen anzeigen und klicke in der Zahlungszeile auf das Papierkorb-Symbol. plansync fragt zur Sicherheit nach (Zahlung löschen) und bestätigt anschließend mit Zahlung wurde erfolgreich gelöscht. Der offene Betrag der Rechnung steigt wieder um den gelöschten Betrag.

Im selben Dialog kannst du auch einen bereits angestoßenen Restübertrag über Zurücknehmen rückgängig machen. Die Rechnung wird danach wieder als offen geführt. Ob das noch möglich ist, hängt davon ab, wie weit die Folgerechnung schon ist (siehe unten).

Besonderheiten bei Abschlagsrechnungen ​

Weil plansync Abschlagsrechnungen kumulativ erstellt, spielt der Zahlungsstand der vorherigen Rechnungen eine Rolle, sobald du die nächste Abschlagsrechnung erstellst.

Der einfache Fall: alle vorherigen Abschläge sind bezahlt ​

Sind die vorherigen Abschlagsrechnungen vollständig bezahlt, musst du nichts weiter tun. plansync zieht bei der folgenden Abschlagsrechnung einfach die Beträge aller vorherigen Abschlagsrechnungen vom kumulierten Gesamtstand ab. Übrig bleibt der neu fällige Betrag.

Der offene Rest: was mit einem unbezahlten Betrag passiert ​

Ist eine vorherige Abschlagsrechnung noch nicht vollständig bezahlt, musst du spätestens beim Erstellen der nächsten Abschlagsrechnung entscheiden, was mit dem offenen Betrag geschehen soll. plansync erkennt das und öffnet dazu den Dialog Offener Rest der letzten Abschlagsrechnung mit zwei Optionen:

  • Offenen Rest mit der neuen Abschlagsrechnung erneut einfordern. plansync zieht nur den tatsächlich gezahlten Betrag ab. Der offene Rest bleibt Teil der Forderung und wird mit der neuen Rechnung erneut ausgewiesen. Du forderst den fehlenden Betrag also mit der nächsten Abschlagsrechnung ein.
  • Offenen Rest als noch eingehend behandeln. plansync zieht den vollen Rechnungsbetrag der vorherigen Abschlagsrechnung ab, einschließlich des noch offenen Rests. Das passt, wenn du den Zahlungseingang sicher erwartest oder den offenen Betrag separat anmahnst. Die vorherige Rechnung bleibt offen.

Dieselbe Entscheidung kannst du auch schon direkt beim Erfassen des Zahlungseingangs treffen. Erfasst du eine Teilzahlung auf eine Abschlagsrechnung, blendet plansync unter Verbleibender Rest dieselben zwei Möglichkeiten ein:

  • Rest bleibt offen: die Rechnung bleibt ein offener Posten, das Mahnwesen greift.
  • Rest in nächste Abschlagsrechnung übernehmen: die Rechnung wird ausgeglichen, der Rest wird automatisch mit der nächsten Abschlagsrechnung gefordert.

Unsere Empfehlung: den Rest immer mitfordern ​

Wir empfehlen grundsätzlich, einen offenen Rest mit der Folgeabschlagsrechnung erneut einzufordern. Der Grund liegt in der kumulativen Systematik: Ein fehlender Betrag wird ohnehin spätestens mit der letzten Abschlagsrechnung, also der Schlussrechnung, noch einmal eingefordert. Du verlierst ihn also nicht.

Behandelst du den offenen Rest dagegen als noch eingehend, entsteht ein Risiko. Ein Beispiel: Du erwartest den offenen Betrag der ersten Abschlagsrechnung noch und lässt sie offen. Bei der zweiten Abschlagsrechnung wird deshalb der volle Rechnungsbetrag der ersten abgezogen. Stellst du die zweite Abschlagsrechnung fertig und versendest sie, und es zeigt sich später, dass die erste Abschlagsrechnung doch nicht vollständig bezahlt wird, dann ist das Dokument der zweiten Abschlagsrechnung inhaltlich falsch. Es muss storniert und als neue zweite Abschlagsrechnung erstellt werden.

Die Entscheidung nachträglich ändern ​

Solange die folgende Abschlagsrechnung noch nicht fertiggestellt ist, kannst du deine Wahl revidieren, zum Beispiel über Zurücknehmen im Dialog Ausgleichsposten. Ist die Folgerechnung dagegen fertiggestellt und versendet, lässt sich ihr Inhalt nicht mehr ändern. Eine Korrektur ist dann nur noch über ein Storno möglich. Genau deshalb sollte die Entscheidung über den offenen Rest getroffen sein, bevor du die Folgeabschlagsrechnung fertigstellst.

Eine Rechnung stornieren ​

Muss eine fertiggestellte Rechnung korrigiert werden, führt der Weg über Stornieren im Aktionsmenü der Rechnung. plansync legt dazu eine Stornorechnung an. Der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen, plansync fragt vor dem endgültigen Stornieren nach. Danach erstellst du bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung.

Wie es weitergeht ​

FAQ ​

Warum bleibt meine Rechnung nach einer Teilzahlung auf „Offen"?

Weil es keinen eigenen Status „teilweise bezahlt" gibt. Eine Rechnung bleibt so lange Offen, bis der Forderungsbetrag vollständig ausgeglichen ist. Wie viel schon bezahlt ist, siehst du am verringerten offenen Betrag und im Dialog Ausgleichsposten.

Was bedeutet der Status „Ausgeglichen"?

Die Rechnung wurde nicht bar beglichen, sondern ihr offener Rest in die nächste Abschlagsrechnung übernommen (Typ Restübertrag im Dialog Ausgleichsposten). Der Betrag wird also mit der Folgerechnung eingefordert.

Ich habe eine Zahlung falsch erfasst. Kann ich sie löschen?

Ja. Öffne Zahlungen anzeigen und lösche die Zahlung über das Papierkorb-Symbol. Der offene Betrag der Rechnung steigt anschließend wieder entsprechend.

Soll ich einen offenen Rest offen lassen oder mit der nächsten Rechnung einfordern?

Wir empfehlen, ihn mit der Folgeabschlagsrechnung erneut einzufordern. Durch die kumulative Systematik wird ein fehlender Betrag spätestens mit der Schlussrechnung noch einmal gefordert. Behandelst du ihn als noch eingehend und die Zahlung bleibt doch aus, muss die bereits versendete Folgerechnung storniert und neu erstellt werden.

Kann ich die Entscheidung über den offenen Rest später noch ändern?

Nur solange die folgende Abschlagsrechnung noch nicht fertiggestellt ist, etwa über Zurücknehmen im Dialog Ausgleichsposten. Sobald die Folgerechnung fertiggestellt und versendet ist, geht eine Korrektur nur noch über ein Storno.