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Geleistete Stunden pro Projekt auswerten
Der Tab Zeitbuchungen eines Projekts listet jede gebuchte Stunde einzeln auf, mit Datum, Mitarbeiter, Leistung und Kommentar. Bei Kundenprojekten siehst du außerdem für jede Buchung, ob sie schon abgerechnet ist. Dieser Artikel zeigt, wie du die Liste auf den richtigen Ausschnitt einstellst, was der Abrechnungsstatus aussagt, wie du Stunden schon vor der Rechnung als nicht abrechenbar markierst, wie du die Liste als Datei aus plansync herausbekommst und wie du falsch gebuchte Zeiten nachträglich auf eine andere Leistung umbuchst. Was die Zahlen im Controlling bedeuten, steht im Glossar der Controlling-Werte.
Bevor du startest
- Den Tab Zeitbuchungen hat jedes Projekt, auch eine interne Tätigkeit. Dort heißen die Spalten Aufgabe und Teilaufgabe statt Leistung und Teilleistung.
- Ansehen und Exportieren darf, wer Projekte sehen darf.
- Umbuchen setzt eine Berechtigung voraus, die das Bearbeiten von Mitarbeitern einschließt. Ohne sie fehlt die Schaltfläche, die Liste siehst du trotzdem.
- Den Abrechnungsstatus gibt es nur bei Kundenprojekten, nicht bei internen Tätigkeiten und Akquise-Projekten, und nur für alle, die Rechnungen sehen dürfen. Als nicht abrechenbar markieren darf, wer Rechnungen bearbeiten darf, unabhängig vom Recht zum Umbuchen.
Erfasste und importierte Zeiten
Der Tab hat zwei Unter-Tabs. Erfasste Zeiten enthält alles, was in plansync selbst gebucht wurde, und darum geht es in diesem Artikel. Importierte Zeiten sammelt die Bestandsstunden aus deinem Vorsystem, siehe Bestandsdaten migrieren. Beide Bestände bleiben getrennt, Filter und Export gelten immer nur für den Unter-Tab, in dem du gerade stehst.
Was in der Tabelle steht
Jede Zeile ist ein Zeiteintrag. Sortiert wird nach Datum und innerhalb eines Tages nach Startzeit, und das Datum erscheint nur in der ersten Zeile eines Tages. Dadurch liest sich die Liste als Tagesblock statt als Datumskolonne.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Tag | der Kalendertag, nur beim ersten Eintrag des Tages |
| Mitarbeiter | wer gebucht hat |
| Dauer | die gebuchte Zeit in Stunden |
| Leistung | die Leistung, zu der die Buchung gehört |
| Teilleistung | die Phase innerhalb der Leistung |
| Kommentar | was der Mitarbeiter beim Buchen eingetragen hat |
| Tags | die gesetzten Zeiterfassungs-Tags |
| Abrechnung | der Abrechnungsstatus, nur bei Kundenprojekten |
Die erste Spalte heißt Tag und meint den Kalendertag. Die farbigen Markierungen stehen ganz rechts unter Tags.
Unter der Tabelle schließt die Zeile Gesamt mit der Summe aller angezeigten Stunden ab, oben rechts steht dieselbe Summe noch einmal als Gebuchte Stunden. Beide Summen zeigen immer nur, was gerade in der Liste steht. Filterst du, sinken sie mit. Gibt es im gewählten Zeitraum keine Buchung, steht dort Keine Zeitbuchungen für diesen Zeitraum vorhanden.
Abrechnungsstatus: was schon abgerechnet ist und was noch offen ist
Die Spalte Abrechnung beantwortet für jede einzelne Buchung, wo sie in der Abrechnung steht. Du musst dafür nicht mehr die Rechnungen des Projekts durchsuchen. Es gibt vier Status:
| Status | Bedeutung | Zweite Zeile |
|---|---|---|
| Abgerechnet | Der Eintrag steht auf einer festgeschriebenen Rechnung. | Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, als Link zur Rechnung |
| Im Entwurf | Der Eintrag steht auf einem gespeicherten Rechnungsentwurf. | Datum des Entwurfs, als Link zum Entwurf |
| Nicht abrechenbar | Der Eintrag ist dauerhaft von der Abrechnung ausgenommen. | wer ihn wann markiert hat |
| Offen | Der Eintrag liegt auf einer Stundenphase und wartet auf eine Rechnung. |
Offen gibt es nur auf Stundenphasen. Abgerechnet wird ein einzelner Zeiteintrag nur, wenn die Phase, auf der er heute liegt, die Einheit Std. hat. Auf Phasen mit Pauschal, Stk., Tag oder nach HOAI rechnest du nach Leistungsstand ab, nicht nach Zeitbuchungen (siehe Stunden- und Pauschalleistungen). Buchungen dort haben deshalb gar keinen Status, und die Zelle bleibt leer. Das ist kein Fehler, sondern heißt: Diese Stunde wird nie einzeln berechnet.
Abgerechnet, Im Entwurf und Nicht abrechenbar bleiben immer sichtbar. Diese drei Status sind gespeicherte Tatsachen und hängen am Zeiteintrag selbst. Sie gelten weiter, auch wenn der Eintrag inzwischen auf einer anderen Phase liegt oder aus einem anderen Projekt hierher verschoben wurde. So rechnest du eine Stunde nicht versehentlich zweimal ab.
Steht ein Eintrag auf einer Rechnung und ist zugleich als nicht abrechenbar markiert, zeigt die Spalte die Rechnung. Was auf einer Rechnung steht, zählt mehr als die Markierung.
Wie Stunden auf die Rechnung kommen und was Zurückgestellt im Unterschied zu Nicht abrechenbar bedeutet, steht in Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen.
Zeitraum wählen: ein Monat oder eine freie Spanne
Beim Öffnen zeigt der Tab den laufenden Monat. Mit den beiden Pfeilen springst du monatsweise zurück und vor. Brauchst du eine andere Spanne, etwa ein Quartal oder ein Geschäftsjahr, trägst du sie direkt in die Felder Von und Bis ein. Sobald du eines der beiden Felder änderst, gilt die freie Spanne statt des Monats.
Der Zeitraum ist die Grundeinstellung für alles Weitere: Er bestimmt, was in der Tabelle steht, welche Filter zur Auswahl stehen und was im Export landet.
Nach Mitarbeiter, Leistung, Teilleistung, Tags und Abrechnung filtern
Über Filter grenzt du die Liste weiter ein, nach Mitarbeiter, Leistung, Teilleistung, Tags und bei Kundenprojekten nach Abrechnung. Mehrere Filter lassen sich kombinieren. Jede getroffene Auswahl erscheint als Chip neben dem Filtermenü und lässt sich dort einzeln wieder entfernen oder in einem Rutsch zurücksetzen.
Drei Eigenheiten sind gut zu kennen, weil sie sonst wie ein Fehler wirken:
- Die Auswahllisten entstehen aus dem Zeitraum. Zur Auswahl steht nur, was in den geladenen Buchungen vorkommt. Ein Mitarbeiter, der im gewählten Monat nichts gebucht hat, fehlt im Filter. Wähle erst den Zeitraum, dann den Filter.
- Leistung und Teilleistung filtern über den Namen. Trägt dasselbe Projekt in zwei Aufträgen eine gleichnamige Leistung, zeigt der Filter beide zusammen an. Für eine Auswertung über alle Nachträge hinweg ist das praktisch, für die Betrachtung eines einzelnen Auftrags ein Fallstrick.
- Die Summen folgen dem Filter. Gesamt und Gebuchte Stunden zeigen immer den gefilterten Ausschnitt, nie den ganzen Zeitraum. Filterst du etwa nach Offen, siehst du direkt, wie viele Stunden im Zeitraum noch abzurechnen sind.
- Der Filter Abrechnung blendet Buchungen ohne Status aus. Ist er aktiv, verschwinden alle Buchungen auf Pauschal-, Stück-, Tag- und HOAI-Phasen, weil sie keinen Status haben.
Gebuchte Zeiten als CSV, Excel oder PDF exportieren
Exportieren öffnet den Dialog Gebuchte Zeiten exportieren. Wichtig ist der Ausgangspunkt: Exportiert wird, was gerade in der Tabelle steht, also der eingestellte Zeitraum samt der aktiven Filter. Die Ausnahme ist der Filter Abrechnung: Er wirkt nur auf die Tabelle, nicht auf den Export, und der Abrechnungsstatus steht auch nicht in der Datei. Ist der Filter aktiv, weist der Dialog darauf hin. Den Ausschnitt legst du also vor dem Öffnen des Dialogs fest, im Dialog geht es nur noch um die Form.
Unter Format wählst du zwischen CSV, Excel und PDF. Unter Spalten stehen Datum, Mitarbeiter, Leistung, Phase, Dauer (h), Tags und Kommentar zur Wahl, alle sind vorausgewählt. Nimmst du alle heraus, meldet plansync Bitte mindestens eine darstellbare Spalte auswählen und lässt den Export nicht zu.
Bei PDF kommen zwei Einstellungen dazu:
Gruppierung fasst die Einträge zusammen, wahlweise nach Mitarbeiter, Leistung, Phase oder Datum, oder gar nicht (Keine). Jede Gruppe bekommt eine Überschrift und eine Zwischensumme, am Ende des Dokuments steht die Gesamtsumme. Die Spalte, nach der gruppiert wird, fällt aus der Tabelle heraus, weil ihr Wert schon in der Überschrift steht.
Ausrichtung schaltet zwischen Hochformat und Querformat. Ab fünf Spalten weist plansync selbst darauf hin, dass Querformat die bessere Wahl ist.
Das fertige PDF trägt oben den Projektnamen und den Zeitraum, unten die Seitenzahlen. Die Datei heißt nach dem Projekt, zum Beispiel Neubau Kita_Zeiten.pdf.
Stunden vor der Rechnung als nicht abrechenbar markieren
Kulanzstunden oder interne Nacharbeit willst du nie berechnen. Markierst du sie als Nicht abrechenbar, tauchen sie in keiner künftigen Rechnung des Projekts mehr als offen auf. Das geht im Stundenmodal einer Rechnung, aber auch schon vorher hier im Tab, ohne dass du dafür eine Rechnung anfangen musst.
Auswahlmodus starten
Abrechenbarkeit ändern blendet vor jeder Zeile eine Checkbox ein. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn im Zeitraum mindestens eine Buchung Offen oder Nicht abrechenbar ist, in einem Projekt ganz ohne Stundenphasen also nie.
Einträge auswählen
Anhaken lassen sich nur Einträge mit Offen oder Nicht abrechenbar. Abgerechnete Einträge und solche im Entwurf bleiben ohne Checkbox. Filter und Zeitraum wirken weiter, mit dem Filter Abrechnung auf Offen grenzt du die Auswahl schnell ein.
Markieren oder aufheben
Als nicht abrechenbar markieren wirkt auf die ausgewählten offenen Einträge, Wieder abrechenbar auf die ausgewählten markierten. Die Zahl in Klammern zeigt jeweils, wie viele Einträge betroffen sind. Eine gemischte Auswahl ist also kein Problem, jede Schaltfläche nimmt sich nur ihren Teil.
Eine Rückfrage gibt es nicht, weil sich beides jederzeit umkehren lässt. Die Markierung gilt sofort und überall: Im Stundenmodal der nächsten Rechnung steht der Eintrag ebenfalls als nicht abrechenbar. Was die Markierung sonst noch bewirkt und wann sie sich nicht setzen lässt, steht in Zurückgestellt oder nicht abrechenbar.
Liegt ein markierter Eintrag nach einem Umbuchen auf einer Pauschal- oder HOAI-Phase, kannst du die Markierung trotzdem aufheben. Neu markieren lassen sich dagegen nur Einträge auf Stundenphasen.
Stunden auf eine andere Leistung umbuchen
Zeit landet nicht immer dort, wo sie hingehört. Ein Mitarbeiter greift beim Buchen die falsche Leistungsphase, oder eine Tätigkeit soll nachträglich gesondert abgerechnet werden. Statt die Einträge einzeln zu korrigieren, verschiebst du sie gesammelt.
Auswahlmodus starten
Umbuchen blendet vor jeder Zeile eine Checkbox ein. Über die Checkbox in der Kopfzeile wählst du alle angezeigten Einträge auf einmal. Neben der Schaltfläche läuft mit, wie viele Einträge ausgewählt sind.
Die richtigen Einträge eingrenzen
Filter und Zeitraum wirken weiter. Genau dafür lohnt sich ein Tag: Filterst du nach ihm, steht danach nur noch das in der Liste, was umgebucht werden soll, und du wählst alles auf einmal aus.
Ziel-Leistung wählen
Ein Klick auf Umbuchen öffnet den Dialog Zeiten umbuchen. Oben steht, wie viele Einträge mit wie vielen Stunden betroffen sind, darunter wählst du die Ziel-Leistung, und ganz unten stehen die betroffenen Einträge einzeln zum Gegenlesen.
Bestätigen
Umbuchen verschiebt die Einträge. Die Liste lädt neu, und plansync meldet Zeiten wurden umgebucht.
Stammen die ausgewählten Einträge aus mehreren verschiedenen Leistungen, weist der Dialog darauf hin, dass die Auswahl auf eine einzige Leistung zusammengeführt wird. Das ist der häufigste Grund für ein unerwartetes Ergebnis, denn rückgängig macht sich das nur, indem du erneut umbuchst, diesmal in die Gegenrichtung und für jede Herkunft einzeln.
Zwei Dinge sind beim Umbuchen bewusst großzügig: Als Ziel kannst du auch eine Phase wählen, auf die niemand mehr buchen kann, etwa eine abgeschlossene, und eine gesperrte Zeiterfassungsperiode hält das Umbuchen ebenfalls nicht auf. Beides hilft beim Aufräumen alter Projekte, verlangt aber, dass du vorher genau hinsiehst.
Abgerechnete Stunden lassen sich nicht umbuchen
Ein Eintrag, der auf einer Rechnung steht, bleibt auf seiner Phase. Das gilt für festgeschriebene Rechnungen genauso wie für gespeicherte Entwürfe, also für die Status Abgerechnet und Im Entwurf. Sonst stünde auf der Rechnung eine andere Leistung als in der Zeiterfassung. Solche Einträge haben im Umbuchen keine Checkbox. Ist die Liste veraltet und ein Eintrag inzwischen auf einer Rechnung gelandet, weist plansync die gesamte Umbuchung ab, nicht nur diesen Eintrag.
Willst du einen solchen Eintrag trotzdem umbuchen, nimm ihn zuerst aus dem Entwurf heraus. Bei einer festgeschriebenen Rechnung geht das nur über ein Storno.
Nicht abrechenbare Einträge lassen sich dagegen umbuchen, die Markierung wandert mit.
Wie aktuell die Stunden sind
Der Tab liest die Zeiteinträge direkt. Was dein Team heute bucht, steht hier sofort, und dasselbe gilt für eine Umbuchung. Damit ist dieser Tab die tagesaktuelle Sicht auf die geleisteten Stunden.
Das Controlling und das Dashboard rechnen dagegen mit Werten, die plansync nächtlich fortschreibt. Heute gebuchte oder umgebuchte Stunden erscheinen dort erst am nächsten Tag. Weichen die Zahlen an einem Arbeitstag voneinander ab, ist das der Grund. Welcher Wert welchen Stand trägt, steht im Glossar der Controlling-Werte.
Wie es weitergeht
- Controlling im Projekt – was die Stunden das Projekt kosten und ob es sich rechnet
- Tags in Projekten – Buchungen markieren, um sie später gezielt herauszufiltern
- Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen – vom gebuchten Aufwand zur Rechnung, mit Zurückgestellt und Nicht abrechenbar
- Bestandsdaten migrieren – der Unter-Tab Importierte Zeiten
Häufige Fragen
Warum weichen die Stunden hier von denen im Controlling ab?
Weil dieser Tab die Buchungen direkt liest, das Controlling aber mit nächtlich fortgeschriebenen Werten rechnet. Heute gebuchte Stunden stehen deshalb sofort in der Liste, im Controlling erst am nächsten Tag.
Warum steht ein Mitarbeiter nicht in der Filterauswahl?
Weil die Auswahllisten nur aus den Buchungen des eingestellten Zeitraums entstehen. Wer in diesem Zeitraum nichts auf das Projekt gebucht hat, taucht im Filter nicht auf. Erweitere den Zeitraum über Von und Bis.
Warum sehe ich die Schaltfläche „Umbuchen" nicht?
Weil dafür eine Berechtigung nötig ist, die das Bearbeiten von Mitarbeitern einschließt. Ohne sie kannst du die Zeitbuchungen ansehen und exportieren, aber nicht verschieben.
Kann ich Stunden auf ein anderes Projekt umbuchen?
Nein. Als Ziel-Leistung stehen nur Leistungen desselben Projekts zur Auswahl. Eine auf das falsche Projekt gebuchte Zeit korrigierst du über die Zeiterfassung, nicht über diesen Tab.
Warum lässt sich eine Zeile nicht anhaken?
Beim Umbuchen bleiben Pausen ohne Checkbox, außerdem alle Einträge mit Abgerechnet oder Im Entwurf, weil sie auf einer Rechnung stehen. Bei Abrechenbarkeit ändern lassen sich nur Einträge mit Offen oder Nicht abrechenbar anhaken.
Warum lässt sich ein Zeiteintrag nicht umbuchen?
Weil er auf einer Rechnung steht, festgeschrieben oder als Entwurf. Aus einem Entwurf nimmst du ihn in der Rechnung über Stunden prüfen heraus, danach lässt er sich umbuchen. Eine festgeschriebene Rechnung musst du dafür stornieren.
Warum steht bei manchen Zeitbuchungen nichts in der Spalte „Abrechnung"?
Weil sie auf einer Phase liegen, die nicht nach Stunden abgerechnet wird, etwa mit Pauschal, Stk., Tag oder nach HOAI. Dort zählt der Leistungsstand, nicht die einzelne Buchung. Den Status Offen gibt es deshalb nur auf Phasen mit der Einheit Std.
Warum sehe ich die Spalte „Abrechnung" oder „Abrechenbarkeit ändern" nicht?
Die Spalte gibt es nur bei Kundenprojekten und nur, wenn du Rechnungen sehen darfst. Abrechenbarkeit ändern braucht zusätzlich das Recht, Rechnungen zu bearbeiten, und erscheint nur, wenn im gewählten Zeitraum mindestens eine Buchung Offen oder Nicht abrechenbar ist.
Kann ich nur die offenen Stunden exportieren?
Nein, der Filter Abrechnung wirkt nicht auf den Export. Die Datei enthält alle Buchungen des Zeitraums mit den übrigen Filtern, und der Abrechnungsstatus steht nicht darin.
Kann ich den Export meinem Kunden als Stundennachweis mitschicken?
Der Export ist als interner Nachweis gedacht und trägt nur Projektname und Zeitraum, kein Anschreiben und keine Rechnungsdaten. Den Nachweis für den Kunden erzeugst du an der Rechnung, siehe Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen.
Wie werte ich die Stunden nach Mitarbeitern aus, statt sie einzeln zu lesen?
Dafür gibt es zwei Wege: die Karte Gebuchte Stunden nach Mitarbeiter im Controlling des Projekts und den PDF-Export mit der Gruppierung Mitarbeiter, der je Mitarbeitendem eine Zwischensumme ausweist.