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Mit Tags arbeiten und besondere Leistungen abrechnen ​

Dieser Artikel richtet sich an Admins und Projektleitung. Er erklärt, wozu Tags in plansync gut sind, wie du sie anlegst und wie du sie im Alltag nutzt. Als durchgehendes Beispiel zeigen wir, wie du eine gesondert nach Aufwand abzurechnende Tätigkeit über einen Tag erfasst und daraus eine Rechnung erstellst.

Wozu Tags gut sind ​

Ein Tag ist eine farbige Markierung, die du an einen Eintrag heftest, um ihn später gezielt wiederzufinden. Für sich genommen verändert ein Tag nichts. Seinen Nutzen entfaltet er beim Filtern, zum Beispiel in der Projektübersicht oder in den Zeiteinträgen eines Projekts.

Tags legst du unter Konfiguration im Bereich Tags an. Es gibt sie für vier Bereiche:

  • Zeiterfassung: markiert einzelne Zeiteinträge.
  • Projekt: markiert ganze Projekte.
  • Auftrag: markiert Aufträge.
  • Leistung: markiert Leistungen innerhalb eines Projekts oder Angebots.

Jeder Tag bekommt einen Namen und eine Farbe. Überlege dir am besten vorab ein kleines, einheitliches Set an Tags, statt für jeden Einzelfall einen neuen anzulegen.

Beispiel: eine besondere Leistung erfassen und abrechnen ​

Ein typischer Fall aus dem Büroalltag: Ein Mitarbeiter bearbeitet ein nach HOAI strukturiertes Projekt, führt dabei aber eine Tätigkeit aus, die separat nach Aufwand abgerechnet werden soll. Die Zeit gehört fachlich zur Leistungsphase, das Honorar dafür läuft aber nicht über die HOAI-Honorartafel.

Genau dafür eignet sich ein Zeiterfassungs-Tag, zum Beispiel Besondere Leistung. Der Ablauf:

  1. Zeit buchen und markieren. Der Mitarbeiter bucht seine Zeit wie gewohnt, zum Beispiel auf Leistungsphase 1, und setzt zusätzlich den Tag Besondere Leistung.
  2. Im Projekt nach dem Tag filtern. In den Zeiteinträgen des Projekts filterst du nach diesem Tag. Du siehst dann gesammelt alle Stunden, die gesondert abgerechnet werden sollen.
  3. Passende Stundenposition anlegen. Falls es in den Leistungen des Projekts noch keine passende Stundenposition gibt, legst du eine neue Leistung mit den gewünschten Stundensätzen an (manuelle Leistung mit Einheit Stunden).
  4. Zeiten umbuchen. Über Umbuchen verschiebst du die markierten Zeiteinträge auf diese Position.
  5. Rechnung erstellen. Aus den umgebuchten Stunden erstellst du eine Rechnung, die die gebuchten Stunden automatisch übernimmt.

So bleibt das Projekt sauber nach HOAI strukturiert, und die zusätzliche Tätigkeit wird trotzdem korrekt nach Aufwand abgerechnet.

Weitere Ideen für Tags ​

Tags sind bewusst frei gestaltbar. Ein paar Anregungen für ein Planungsbüro:

  • Zeiterfassungs-Tags: neben Besondere Leistung zum Beispiel Nicht abrechenbar oder Gewährleistung, um Aufwände auszuwerten, die nicht ins Honorar fließen.
  • Projekt-Tags: nach Auftraggeber-Art (Öffentlich, Privat), Gebäudetyp oder Standort, um die Projektübersicht danach zu filtern.
  • Auftrags-Tags: zum Beispiel Nachtrag oder Rahmenvertrag, um Aufträge schneller wiederzufinden.
  • Leistungs-Tags: zum Beispiel Grundleistung und Besondere Leistung, um Leistungen einheitlich zu kennzeichnen.

Wie es weitergeht ​

FAQ ​

Wo lege ich Tags an?

Unter Konfiguration im Bereich Tags. Dort pflegst du für die Bereiche Zeiterfassung, Projekt, Auftrag und Leistung jeweils eigene Tags mit Name und Farbe.

Wie rechne ich eine besondere Leistung ab, die auf eine HOAI-Leistungsphase gebucht wurde?

Lege einen Zeiterfassungs-Tag an (zum Beispiel Besondere Leistung). Der Mitarbeiter bucht seine Zeit weiterhin auf die HOAI-Leistungsphase und setzt zusätzlich diesen Tag. Im Projekt filterst du die Zeiteinträge nach dem Tag, legst bei Bedarf eine neue Stundenleistung an und verschiebst die Stunden über Umbuchen dorthin. Aus den umgebuchten Stunden erstellst du dann eine Rechnung.

Was bedeutet „Umbuchen"?

Beim Umbuchen verschiebst du ausgewählte Zeiteinträge von einer Position auf eine andere, zum Beispiel von einer HOAI-Leistungsphase auf eine separate Stundenleistung. Die gebuchte Zeit bleibt erhalten, sie zählt anschließend nur zu einer anderen Leistung.