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Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen ​

Auf ein Projekt gebuchte Stunden lassen sich direkt über eine Rechnung abrechnen. plansync übernimmt die offenen Zeiteinträge des Leistungszeitraums in die Rechnung, du prüfst und bereinigst sie und weist sie dem Kunden auf Wunsch als Anlage Leistungsnachweis (Stunden) aus, inklusive aller Kommentare. Wenn du zuerst wissen möchtest, welche Rechnungstypen es gibt und wie kumulative Abschlagsrechnungen funktionieren, lies vorab Rechnungen stellen – Einzel-, Abschlags- und Schlussrechnungen.

Bevor du startest ​

Damit Stunden abgerechnet werden können, müssen sie zuerst auf eine passende Leistung gebucht sein. Drei Dinge sollten dafür eingerichtet sein:

  • Eine Leistung mit Einheit Stunden. Lege im Projekt eine manuelle Leistung an (also keine HOAI-Leistung) und darin eine Leistung mit Einheit = Stunden. Nur auf eine solche Leistung lassen sich Stunden buchen und später abrechnen.
  • Zuweisung zum Projekt. Wer Zeiten buchen soll, muss dem Projekt im Tab Mitarbeiter zugewiesen sein.
  • Gebuchte Zeiten. Auf die Stunden-Leistung sind bereits Zeiten gebucht, die du abrechnen möchtest.

Wie das Abrechnen von Stunden funktioniert ​

Anders als bei einer pauschalen Position gibst du bei einer Stundenleistung keinen festen Betrag vor. plansync ermittelt den Rechnungsbetrag aus den tatsächlich gebuchten Zeiteinträgen. Entscheidend ist dabei der Leistungszeitraum der Rechnung:

  • Im Leistungszeitraum: Offene Zeiteinträge zwischen Beginn und Ende stehen direkt auf der Rechnung.
  • Vor dem Beginn: Offene Zeiteinträge vor dem Beginn bietet plansync dir an, übernimmt sie aber nicht von selbst. Das sind zum Beispiel Nachbuchungen für einen Zeitraum, der schon abgerechnet ist, oder Einträge, die du in einer früheren Rechnung zurückgestellt hast. Ob sie auf die Rechnung gehören, entscheidest du.
  • Nach dem Ende: Zeiteinträge nach dem Ende bleiben für eine spätere Rechnung.

Zeiteinträge, die schon auf einer anderen Rechnung abgerechnet sind, bietet plansync nicht noch einmal an. In einer Abschlagsreihe erscheinen die Stunden früherer Abschläge stattdessen als Bereits abgerechnet, weil jeder Abschlag kumulativ alles bisher Geleistete ausweist.

Für die Rechnung kannst du die Stunden anschließend prüfen und bereinigen, ohne die ursprünglichen Zeitbuchungen zu verändern. So landet auf der Rechnung genau das, was der Kunde bezahlen soll.

Leistungszeitraum: wie plansync ihn vorbelegt ​

Damit du lückenlos fortlaufend abrechnen kannst, schlägt plansync den Leistungszeitraum einer neuen Rechnung selbst vor:

  • Erste Rechnung: Der Beginn ist das Auftragsdatum des Hauptauftrags, das Ende ist heute. Gibt es kein Auftragsdatum, beginnt der Zeitraum heute.
  • Folgeabschlag in einer Abschlagsreihe: Der Beginn ist der Tag nach dem Leistungsende des letzten Abschlags derselben Reihe, das Ende ist heute. Andere Abschlagsreihen und Einzelrechnungen spielen dafür keine Rolle.
  • Weitere Einzelrechnung: Der Beginn ist der Tag nach dem spätesten Leistungsende der bisherigen Einzelrechnungen des Projekts, das Ende ist heute. Abschlagsreihen spielen dafür keine Rolle.

Stornierte Rechnungen zählen dabei nicht mit. Den vorgeschlagenen Zeitraum kannst du jederzeit ändern, der Beginn darf nur nicht nach dem Ende liegen.

Schritt für Schritt zur Stundenrechnung ​

Eine Rechnung anlegen ​

Wechsle im Projekt in den Tab Rechnungen und lege über Rechnung erstellen eine neue Rechnung an, je nach Fall eine Einzelrechnung oder eine Rechnung in einer Abschlagsreihe. Sobald du in der Rechnung die Stunden-Leistung auswählst, werden alle im Leistungszeitraum gebuchten Stunden geladen.

Stunden prüfen und für die Rechnung anpassen ​

Mit einem Klick auf Stunden prüfen öffnet sich der Dialog Stundenleistungen bearbeiten. Hier siehst du alle offenen Zeiteinträge bis zum Ende des Leistungszeitraums, Einträge vor dem Beginn sind als Vor dem Leistungszeitraum gekennzeichnet. Du kannst sie für die aktuelle Rechnung anpassen:

  • Zeiteinträge für diese Rechnung zurückstellen,
  • Zeiteinträge dauerhaft als nicht abrechenbar markieren,
  • Kommentare überarbeiten,
  • und die Dauern anpassen.

Bei einer Abschlagsrechnung siehst du zusätzlich den Abschnitt Bereits abgerechnet, sodass klar ist, welche Stunden aus früheren Abschlägen schon berechnet wurden. Deine Änderungen gelten nur für diese Rechnung, die ursprünglichen Zeitbuchungen bleiben unberührt. Übernimm sie mit Änderung übernehmen.

Den Leistungsnachweis als Anlage aktivieren ​

Klicke auf Weiter zur Vorschau. In der Rechnungsvorschau findest du den Bereich Anlagen. Aktiviere dort die Checkbox Leistungsnachweis (Stunden). Die Anlage ist nur verfügbar, wenn tatsächlich gebuchte Stunden abgerechnet werden.

Anschließend siehst du in der Vorschau die Anlage Leistungsnachweis – Stundenabrechnung mit allen Buchungen und Kommentaren. So kann der Kunde jede abgerechnete Stunde nachvollziehen.

Zurückgestellt oder nicht abrechenbar: Stunden nicht abrechnen ​

Im Dialog Stundenleistungen bearbeiten hat jeder Zeiteintrag einen von drei Zuständen:

  • Abrechnen: Der Eintrag steht auf dieser Rechnung.
  • Zurückgestellt: Der Eintrag steht nicht auf dieser Rechnung. Das gilt nur für diese eine Rechnung. In der nächsten Rechnung ist er wieder offen und wird dir erneut angeboten.
  • Nicht abrechenbar: Der Eintrag wird nie abgerechnet. Die Markierung gilt dauerhaft, in jeder künftigen Rechnung des Projekts, egal ob Einzelrechnung oder Abschlagsreihe.

Zurückgestellt ist die richtige Wahl, wenn du Stunden später berechnen willst, etwa mit dem nächsten Abschlag. Nicht abrechenbar ist für Stunden, die du bewusst nie berechnen willst, zum Beispiel Kulanzstunden oder interne Nacharbeit. Ohne die Markierung tauchen solche Stunden in jeder neuen Rechnung wieder auf, und du müsstest sie jedes Mal neu erkennen und herausnehmen.

Die Markierung hängt am Zeiteintrag selbst, nicht an der Rechnung. Deshalb bleibt sie auch erhalten, wenn der Eintrag später in eine andere Leistung oder ein anderes Projekt umgebucht wird. Bei jedem markierten Eintrag siehst du, wer ihn wann als nicht abrechenbar markiert hat. Eine Fehlentscheidung hebst du mit Wieder abrechenbar auf. Der Eintrag steht dann sofort auf Abrechnen.

Markieren und aufheben darf nur, wer Rechnungen bearbeiten darf. So können Mitarbeiter ihre eigenen Stunden nicht aus der Abrechnung nehmen.

Was mit zurückgestellten Einträgen in der nächsten Rechnung passiert ​

Ein zurückgestellter Eintrag ist danach einfach wieder offen. Ob er in der nächsten Rechnung von selbst auf Abrechnen steht, hängt allein vom Leistungszeitraum dieser Rechnung ab:

  • Liegt sein Datum im neuen Leistungszeitraum, übernimmt plansync ihn wie jeden anderen offenen Eintrag.
  • Liegt sein Datum vor dem Beginn, bietet plansync ihn an, übernimmt ihn aber nicht. Das ist der Normalfall, denn plansync lässt den neuen Zeitraum am Tag nach dem letzten Leistungsende beginnen, und dein zurückgestellter Eintrag liegt davor. Die Position weist dann darauf hin, wie viele Stunden vor dem Leistungszeitraum nicht übernommen wurden, und im Dialog ist der Eintrag als Vor dem Leistungszeitraum gekennzeichnet. Hake ihn an, wenn er jetzt abgerechnet werden soll.

plansync merkt sich nicht, dass du einen Eintrag schon einmal zurückgestellt hast. Er sieht in der nächsten Rechnung genauso aus wie eine Nachbuchung für einen bereits abgerechneten Zeitraum. Deshalb übernimmt plansync Einträge vor dem Beginn nie von selbst: Eine versehentlich abgerechnete Stunde ließe sich nur noch über ein Storno zurückholen. Willst du einen Eintrag nie abrechnen, markiere ihn als Nicht abrechenbar, dann taucht er gar nicht mehr als offen auf.

Wann sich ein Eintrag nicht markieren lässt ​

Steht ein Zeiteintrag bereits auf einer anderen Rechnung, lässt er sich nicht als nicht abrechenbar markieren. Das gilt auch für einen gespeicherten Entwurf, nicht nur für gestellte Rechnungen. Die Meldung nennt dir die Rechnung, auf der der Eintrag steht. Willst du ihn trotzdem markieren, nimm ihn zuerst aus dieser Rechnung heraus oder storniere sie. In einem Folgeabschlag sind Einträge, die frühere Abschläge der Reihe schon berechnet haben, aus demselben Grund nicht markierbar.

Einträge der Rechnung, die du gerade bearbeitest, kannst du dagegen markieren, auch wenn sie dort schon gespeichert sind.

Was mit Entwürfen passiert ​

Wird ein Eintrag nicht abrechenbar, während er noch in einem gespeicherten Entwurf steht, entfernt plansync ihn beim nächsten Öffnen dieses Entwurfs aus der Position und rechnet die Stunden neu. Die Position zeigt dazu einen Hinweis. So bleibt der Entwurf speicherbar, denn eine Rechnung mit einem nicht abrechenbaren Eintrag lässt sich weder speichern noch fertigstellen.

Wie es weitergeht ​

FAQ ​

Warum stehen keine oder zu wenige Stunden auf der Rechnung?

Meist passt der Leistungszeitraum nicht zu den Buchungen. Zeiteinträge nach dem Ende des Leistungszeitraums bietet plansync gar nicht an, Einträge vor dem Beginn nur zur Auswahl, ohne sie zu übernehmen. Prüfe, ob der Zeitraum die gewünschten Buchungstage umfasst, oder hake die Einträge vor dem Beginn in Stunden prüfen an. Fehlen einzelne Einträge ganz, stehen sie vermutlich schon auf einer anderen Rechnung oder sind als Nicht abrechenbar markiert.

Warum übernimmt plansync eine Nachbuchung nicht automatisch?

Eine Nachbuchung liegt meist vor dem Beginn des neuen Leistungszeitraums, weil der Zeitraum davor schon abgerechnet ist. Für plansync sieht sie genauso aus wie ein Eintrag, den du in einer früheren Rechnung bewusst zurückgestellt hast. Damit nichts ungewollt abgerechnet wird, bietet plansync solche Einträge nur an. Die Position zeigt dir, wie viele Stunden das sind, und mit einem Häkchen übernimmst du sie.

Verändere ich mit „Stunden prüfen" meine ursprünglichen Zeitbuchungen?

Nein. Was du im Dialog Stundenleistungen bearbeiten entfernst, kürzt oder umformulierst, gilt nur für diese Rechnung. Die ursprünglichen Zeiteinträge im Projekt bleiben unverändert.

Warum lässt sich die Anlage „Leistungsnachweis (Stunden)" nicht auswählen?

Die Anlage ist nur verfügbar, wenn in der Rechnung tatsächlich gebuchte Stunden abgerechnet werden. Enthält die Rechnung keine Stundenleistung mit geladenen Zeiteinträgen, bleibt die Checkbox deaktiviert.

Was ist der Unterschied zwischen „Zurückgestellt" und „Nicht abrechenbar"?

Zurückgestellt gilt nur für die aktuelle Rechnung, in der nächsten Rechnung wird dir der Eintrag wieder angeboten. Nicht abrechenbar gilt dauerhaft für alle künftigen Rechnungen des Projekts, bis jemand die Markierung mit Wieder abrechenbar aufhebt.

Was markiert „Zurückgestellte als nicht abrechenbar markieren"?

Nur die zurückgestellten Einträge, die gerade angezeigt werden. Grenzt du die Liste über die Suche oder einen Filter ein, erfasst die Aktion auch nur diese Einträge. So markierst du nicht versehentlich Einträge, die du gar nicht siehst, etwa Nachbuchungen vor dem Leistungszeitraum.

Hebt ein Storno die Markierung „Nicht abrechenbar" auf?

Nein. Die Markierung hängt am Zeiteintrag, nicht an der Rechnung. Storno und Löschen einer Rechnung lassen sie unverändert. Nur wenn der Zeiteintrag selbst gelöscht wird, verschwindet auch seine Markierung.

Zählen nicht abrechenbare Stunden im Controlling mit?

Ja, vorerst schon. Im Controlling und in den Auswertungen zählen sie weiter zur noch nicht abgerechneten Leistung.

Warum kann ich „Stunden prüfen" gerade nicht öffnen?

Wenn plansync die bereits abgerechneten oder die nicht abrechenbaren Zeiteinträge nicht laden konnte, erscheint über den Positionen ein Warnhinweis. Bis beide Listen geladen sind, lassen sich keine Stunden übernehmen, damit nichts doppelt oder versehentlich abgerechnet wird. Mit Erneut versuchen lädst du die Listen nach, deine bisherigen Eingaben in der Rechnung bleiben dabei erhalten. Speichern kannst du den Entwurf auch währenddessen.

Kann ich Stunden auch in einer Abschlagsrechnung abrechnen?

Ja. Stundenleistungen lassen sich sowohl in einer Einzelrechnung als auch innerhalb einer Abschlagsreihe abrechnen. Bei kumulativen Abschlagsrechnungen zeigt der Dialog zusätzlich, was bereits abgerechnet wurde.