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Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen ​

Auf ein Projekt gebuchte Stunden lassen sich direkt über eine Rechnung abrechnen. plansync lädt die Zeiteinträge für den Leistungszeitraum der Rechnung, du prüfst und bereinigst sie und weist sie dem Kunden auf Wunsch als Anlage Leistungsnachweis (Stunden) aus, inklusive aller Kommentare. Wenn du zuerst wissen möchtest, welche Rechnungstypen es gibt und wie kumulative Abschlagsrechnungen funktionieren, lies vorab Rechnungen stellen – Einzel-, Abschlags- und Schlussrechnungen.

Bevor du startest ​

Damit Stunden abgerechnet werden können, müssen sie zuerst auf eine passende Leistung gebucht sein. Drei Dinge sollten dafür eingerichtet sein:

  • Eine Leistung mit Einheit Stunden. Lege im Projekt eine manuelle Leistung an (also keine HOAI-Leistung) und darin eine Leistung mit Einheit = Stunden. Nur auf eine solche Leistung lassen sich Stunden buchen und später abrechnen.
  • Zuweisung zum Projekt. Wer Zeiten buchen soll, muss dem Projekt im Tab Mitarbeiter zugewiesen sein.
  • Gebuchte Zeiten. Auf die Stunden-Leistung sind bereits Zeiten gebucht, die du abrechnen möchtest.

Wie das Abrechnen von Stunden funktioniert ​

Anders als bei einer pauschalen Position gibst du bei einer Stundenleistung keinen festen Betrag vor. plansync ermittelt den Rechnungsbetrag aus den tatsächlich gebuchten Zeiteinträgen. Entscheidend ist dabei der Leistungszeitraum der Rechnung: plansync lädt genau die Zeiteinträge, die in diesen Zeitraum fallen. Passt der Zeitraum nicht zu den Buchungen, fehlen Stunden oder es kommen unerwünschte hinzu.

Für die Rechnung kannst du die geladenen Stunden anschließend prüfen und bereinigen, ohne die ursprünglichen Zeitbuchungen zu verändern. So landet auf der Rechnung genau das, was der Kunde bezahlen soll.

Schritt für Schritt zur Stundenrechnung ​

Eine Rechnung anlegen ​

Wechsle im Projekt in den Tab Rechnungen und lege über Rechnung erstellen eine neue Rechnung an, je nach Fall eine Einzelrechnung oder eine Rechnung in einer Abschlagsreihe. Sobald du in der Rechnung die Stunden-Leistung auswählst, werden alle im Leistungszeitraum gebuchten Stunden geladen.

Wichtig: Der gewählte Leistungszeitraum muss zu den Zeitbuchungen passen. Hast du zum Beispiel am 8.7. Zeiten erfasst und möchtest sie abrechnen, muss dieser Tag innerhalb von Leistungszeitraum Von und Leistungszeitraum Bis liegen.

Stunden prüfen und für die Rechnung anpassen ​

Mit einem Klick auf Stunden prüfen öffnet sich der Dialog Stundenleistungen bearbeiten. Hier siehst du alle Zeiteinträge des Leistungszeitraums und kannst sie für die aktuelle Rechnung anpassen:

  • einzelne Zeiteinträge entfernen,
  • Kommentare überarbeiten,
  • und die Dauern anpassen.

Bei einer Abschlagsrechnung siehst du zusätzlich den Abschnitt Bereits abgerechnet, sodass klar ist, welche Stunden aus früheren Abschlägen schon berechnet wurden. Deine Änderungen gelten nur für diese Rechnung, die ursprünglichen Zeitbuchungen bleiben unberührt. Übernimm sie mit Änderung übernehmen.

Den Leistungsnachweis als Anlage aktivieren ​

Klicke auf Weiter zur Vorschau. In der Rechnungsvorschau findest du den Bereich Anlagen. Aktiviere dort die Checkbox Leistungsnachweis (Stunden). Die Anlage ist nur verfügbar, wenn tatsächlich gebuchte Stunden abgerechnet werden.

Anschließend siehst du in der Vorschau die Anlage Leistungsnachweis – Stundenabrechnung mit allen Buchungen und Kommentaren. So kann der Kunde jede abgerechnete Stunde nachvollziehen.

Wie es weitergeht ​

FAQ ​

Warum werden keine oder zu wenige Stunden in die Rechnung geladen?

Meist passt der Leistungszeitraum nicht zu den Buchungen. plansync lädt nur Zeiteinträge, die zwischen Leistungszeitraum Von und Leistungszeitraum Bis liegen. Prüfe, ob der Zeitraum alle gewünschten Buchungstage umfasst.

Verändere ich mit „Stunden prüfen" meine ursprünglichen Zeitbuchungen?

Nein. Was du im Dialog Stundenleistungen bearbeiten entfernst, kürzt oder umformulierst, gilt nur für diese Rechnung. Die ursprünglichen Zeiteinträge im Projekt bleiben unverändert.

Warum lässt sich die Anlage „Leistungsnachweis (Stunden)" nicht auswählen?

Die Anlage ist nur verfügbar, wenn in der Rechnung tatsächlich gebuchte Stunden abgerechnet werden. Enthält die Rechnung keine Stundenleistung mit geladenen Zeiteinträgen, bleibt die Checkbox deaktiviert.

Kann ich Stunden auch in einer Abschlagsrechnung abrechnen?

Ja. Stundenleistungen lassen sich sowohl in einer Einzelrechnung als auch innerhalb einer Abschlagsreihe abrechnen. Bei kumulativen Abschlagsrechnungen zeigt der Dialog zusätzlich, was bereits abgerechnet wurde.