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XRechnung und ZUGFeRD erstellen und vollständige Daten sicherstellen ​

Dieser Artikel richtet sich an alle, die Rechnungen fertigstellen und versenden. Er zeigt, wie plansync die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD erzeugt, wie du vor dem Fertigstellen prüfst, ob die E-Rechnung vollständig ist, und welche Stammdaten dafür nötig sind. Was eine E-Rechnung überhaupt ist, welche Formate es gibt und ab wann sie Pflicht ist, liest du vorab in E-Rechnungen in plansync.

So erzeugt plansync XRechnung und ZUGFeRD ​

Du musst keine Datei selbst bauen. Sobald alle erforderlichen Daten vollständig sind, erstellt plansync beim Fertigstellen einer Rechnung im Hintergrund automatisch die XRechnung (reine XML-Datei) und die ZUGFeRD-Datei (PDF mit eingebettetem XML). Der strukturierte Datensatz wird dabei aus deinen Firmendaten und den Angaben zum Auftraggeber zusammengesetzt.

Vor dem Fertigstellen: die E-Rechnungs-Bereitschaft prüfen ​

Schon in der Rechnungsvorschau siehst du, ob die E-Rechnung erzeugt werden kann. Für ZUGFeRD und XRechnung wird je eine Bereitschaftsanzeige eingeblendet:

  • Ist das Format bereit, erscheint ein grünes Häkchen.
  • Fehlen Angaben, steht am Format · unvollständig. Fährst du darüber, listet plansync unter Für ZUGFeRD fehlt noch: beziehungsweise Für XRechnung fehlt noch: die fehlenden Punkte auf.

Fehlen Absenderangaben, führt dich der Link Absenderdaten in den Rechnungseinstellungen vervollständigen direkt an die richtige Stelle. So kannst du die Daten ergänzen, bevor du die Rechnung fertigstellst.

Beim Fertigstellen: welche Dokumente erzeugt werden ​

Beim Fertigstellen einer Rechnung zeigt dir plansync unter Diese Dokumente werden erzeugt und festgeschrieben, was tatsächlich entsteht:

  • Rechnung (PDF)
  • ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML)
  • XRechnung (XML)

Kann ein Format mangels vollständiger Daten nicht erstellt werden, markiert plansync es mit wird nicht erzeugt und nennt den Grund. So ist unmittelbar vor dem Fertigstellen sichtbar, ob eine valide E-Rechnung entsteht.

Wichtig: Beim Fertigstellen erhält die Rechnung ihre Rechnungsnummer und den Status Offen. Danach lassen sich Dokumente und Inhalte nicht mehr ändern, Korrekturen sind nur noch über ein Storno möglich. Fehlende Angaben sind nicht mehr ergänzbar.

Warum du die Daten vor dem Fertigstellen vervollständigen solltest ​

Aus diesem letzten Punkt folgt das Wichtigste zur E-Rechnung: Weil eine Rechnung nach dem Fertigstellen nicht mehr geändert werden kann, lässt sich eine fehlende E-Rechnung auch nicht nachträglich erzeugen. Stellst du eine Rechnung mit unvollständigen Daten fertig, bleibt sie ohne das benötigte Format. Der einzige Weg zu einer validen E-Rechnung ist dann, die Rechnung zu stornieren und neu zu erstellen.

Wenn du ein E-Rechnungsformat zwingend benötigst, stelle die Rechnung deshalb nicht fertig, solange die Bereitschaftsanzeige unvollständig ist. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 muss jede Rechnung im inländischen B2B-Geschäft als E-Rechnung verschickt werden. Wir empfehlen daher grundsätzlich, alle erforderlichen Daten schon vor dem Fertigstellen zu erfassen, damit du immer eine valide E-Rechnung hast.

Welche Daten für eine valide E-Rechnung nötig sind ​

Absenderdaten deines Büros ​

Die Angaben zu deinem Büro pflegst du in den Einstellungen unter Firmendaten. Für die E-Rechnung sind vor allem Firmenname, vollständige Anschrift, E-Mail und Telefon sowie deine steuerlichen Angaben (Steuernummer oder USt-ID) wichtig.

Die elektronische Adresse deines Büros, über die dich das E-Rechnungsnetzwerk identifiziert, musst du nicht separat eingeben. plansync leitet sie automatisch aus deiner E-Mail-Adresse ab, ersatzweise aus der USt-IdNr. Beide Angaben trägst du unter Firmendaten ein. In den Rechnungseinstellungen siehst du im Bereich E-Rechnung, welche elektronische Adresse verwendet wird.

Empfängerdaten des Auftraggebers ​

Die Angaben zum Empfänger pflegst du beim jeweiligen Kunden im Bereich E-Rechnung. Relevant sind dort die USt-IdNr., die Käuferreferenz / Leitweg-ID und die Elektronische Adresse des Empfängers. Diese Felder kannst du bei Bedarf auch direkt in der Rechnungsvorschau am Empfänger ergänzen.

Wie viel davon nötig ist, hängt vom Format ab:

  • Für XRechnung, also vor allem an öffentliche Auftraggeber, sind diese Angaben erforderlich. Bei öffentlichen Auftraggebern ist insbesondere die vom Empfänger vorgegebene Leitweg-ID Pflicht.
  • Für ZUGFeRD, also im B2B-Bereich, sind sie optional. Bei einer B2B-Käuferreferenz kannst du im Feld Käuferreferenz / Leitweg-ID eine beliebige Referenz eintragen.

Fertige E-Rechnung herunterladen ​

Ist die Rechnung fertiggestellt, lädst du die Dateien über das Aktionsmenü der Rechnung herunter: PDF herunterladen, XRechnung herunterladen und ZUGFeRD herunterladen. Es stehen nur die Formate zur Verfügung, die auch tatsächlich erzeugt wurden.

Wie es weitergeht ​

FAQ ​

Kann ich eine E-Rechnung nachträglich erzeugen, wenn die Rechnung schon fertiggestellt ist?

Nein. Nach dem Fertigstellen lässt sich die Rechnung nicht mehr ändern, deshalb kann auch keine fehlende E-Rechnung nachträglich erstellt werden. Storniere die Rechnung in diesem Fall und erstelle sie mit vollständigen Daten neu. Erfasse die erforderlichen Angaben am besten immer vor dem Fertigstellen.

Woran erkenne ich vor dem Fertigstellen, ob die E-Rechnung vollständig ist?

An der Bereitschaftsanzeige in der Rechnungsvorschau. Ist ZUGFeRD oder XRechnung mit · unvollständig markiert, siehst du im Tooltip unter Für … fehlt noch:, welche Angaben fehlen. Beim Fertigstellen zeigt zusätzlich der Dokumentenplan an, welche Formate erzeugt werden.

Brauche ich für jede Rechnung eine Leitweg-ID?

Nein. Die Käuferreferenz / Leitweg-ID und die weiteren E-Rechnungs-Empfängerdaten sind für XRechnung an öffentliche Auftraggeber erforderlich, dort ist die Leitweg-ID Pflicht. Für ZUGFeRD im B2B-Bereich sind sie optional.

Wo trage ich die elektronische Adresse meines Büros ein?

Gar nicht direkt. plansync leitet sie automatisch aus der E-Mail deines Büros ab, ersatzweise aus der USt-IdNr. Beide pflegst du unter Firmendaten. Welche Adresse verwendet wird, siehst du in den Rechnungseinstellungen im Bereich E-Rechnung.