Vom Angebot zum Projekt

Dieser Artikel schließt an die Grundlagen zu Angeboten an. Er zeigt, wie aus einem Angebot ein Projekt wird: komplett oder stufenweise, wie du später weitere Leistungen abrufst und wie du weitere Aufträge im Projekt anlegst.

Der Status eines Angebots

Der Status steuert, was du mit einem Angebot tun kannst. Du änderst ihn, indem du oben auf den aktuellen Status klickst.

• Entwurf und Versendet setzt du selbst. Ein versendetes Angebot lässt sich über Als nicht beauftragt markieren auf Nicht beauftragt setzen.
• Teilweise beauftragt und In Projekt umgewandelt entstehen automatisch, sobald du das Angebot in ein Projekt überführst (siehe unten).

Erst wenn ein Angebot im Status Versendet ist, erscheint die Schaltfläche, um es in ein Projekt umzuwandeln.

Ein Angebot in ein Projekt umwandeln

Damit die Umwandlung möglich ist, muss das Angebot versendet sein, einem Kunden zugeordnet sein und mindestens eine Leistung enthalten.

Über In Projekt umwandeln öffnet sich ein Dialog mit diesen Angaben:

• Projektbezeichnung (mit dem Angebotsnamen vorbelegt)
• Projektnummer (wird automatisch erzeugt, lässt sich bei Bedarf manuell bearbeiten)
• Projektfarbe
• Vertragsdatum (mit dem heutigen Datum vorbelegt)

Nach dem Bestätigen legt plansync das Projekt an und leitet dich direkt dorthin. Das ursprüngliche Angebot bleibt erhalten und ist mit dem Projekt verknüpft.

Alles beauftragen oder stufenweise

Im Umwandlungs-Dialog wählst du, wie viel beauftragt wird:

• Alle Leistungen beauftragen übernimmt das gesamte Angebot ins Projekt.
• Nur einzelne Phasen beauftragen blendet eine Auswahlliste ein. Dort hakst du gezielt einzelne Leistungen oder Phasen an. Das Angebot steht danach auf Teilweise beauftragt.

Für die stufenweise Beauftragung gibt es zwei Wege:

• Struktur nach Stufen. Wenn der Auftraggeber es so wünscht, kannst du die Leistungen schon im Angebot nach Stufen gliedern, zum Beispiel eine Leistungsgruppe "Stufe 1, LP1 bis LP4". Beim Umwandeln beauftragst du dann bequem eine ganze Stufe.
• Einzelne Phasen. Alternativ übernimmst du einzelne Phasen oder Positionen nach und nach ins Projekt.

Der Vorteil der stufenweisen Übernahme: Die Auftragssumme des Projekts enthält nur Leistungen, die tatsächlich beauftragt sind. Noch nicht beauftragte Leistungen fließen nicht ein. Dadurch ergibt sich im Controlling ein realistischeres Bild.

Weitere Leistungen abrufen

Ein teilweise beauftragtes Angebot behält den Zugriff auf die noch offenen Leistungen. Bei Status Teilweise beauftragt erscheint die Schaltfläche Weitere Leistungen abrufen.

Im Dialog wählst du die noch nicht beauftragten Phasen aus und bestätigst mit Abrufen. Die ausgewählten Phasen kommen in den Auftrag, der aus diesem Angebot entstanden ist, beim ursprünglichen Angebot also in den Hauptauftrag des Projekts. So beauftragst du eine Stufe nach der anderen, ohne ein neues Angebot anzulegen.

Zuschläge und Rabatte beim Umwandeln

Zuschläge und Rabatte auf das ganze Angebot gibt es im Projekt nicht als eigene Position, plansync legt sie beim Umwandeln auf die einzelnen Leistungen um, einen festen Betrag im Verhältnis zu ihrem Netto. Bei einer Teilbeauftragung trägt jede Leistung nur den Anteil ihrer beauftragten Phasen, der Rest kommt mit dem Abruf der übrigen Phasen ins Projekt, siehe Was beim Umwandeln mit Zuschlägen und Rabatten passiert.

Besonderheit bei Stundenleistungen

Bei Stundenleistungen wird oft nur der Stundensatz angeboten, ohne Menge. Dann ist die Auftragssumme dieser Leistung im Projekt zunächst 0 €. Wir empfehlen, im Projekt nachträglich eine Schätzung einzutragen: Öffne die Leistung zum Bearbeiten und trage eine geschätzte Stundenmenge ein.

Das hat mehrere Vorteile:

• Die Auftragssumme wird realistischer, statt bei 0 € zu bleiben.
• Das Einsatzbudget entsteht aus der Auftragssumme; bei 0 € gibt es auch kein Budget, gegen das du die gebuchten Stunden vergleichen kannst.
• In der Abrechnung werden trotzdem die tatsächlich gebuchten Stunden geladen und abgerechnet, nicht die Schätzung.

Die geschätzte Stundenzahl kannst du im Projektverlauf jederzeit anpassen. Am Ende lohnt es sich, sie auf den tatsächlichen Aufwand zu setzen, damit die Controlling-Werte nicht verfälscht werden.

Weitere Aufträge im Projekt anlegen

Nachträge, eigene Bauabschnitte und zusätzliche Leistungen legst du als weiteren Auftrag im bestehenden Projekt an, statt ein zweites Projekt zu eröffnen, siehe Aufträge im Projekt. Soll der Kunde dafür vorher ein Angebot bekommen, legst du es im Projekt an, siehe Angebote im laufenden Projekt.

Kein Angebot nötig

Ein Angebot ist keine Voraussetzung für ein Projekt. Du kannst ein Projekt auch ohne vorheriges Angebot anlegen und alle Leistungen direkt im Projekt erfassen und ändern. Der Weg über das Angebot lohnt sich vor allem, wenn du dem Kunden ein Dokument vorlegst oder die Kalkulation aus dem Angebot übernehmen willst. Kommt das Angebot erst später, legst du es im Projekt an, siehe Erst das Projekt, später das Angebot.

Nach der Umwandlung

Sobald ein Angebot umgewandelt ist, dient es dem Projekt als Grundlage. plansync weist dich mit einem Hinweis darauf hin, dass du am Angebot keine Änderungen mehr vornehmen solltest. Über den Verweis Zum Projekt springst du direkt in das verknüpfte Projekt.

Ab hier geht es im Projekt weiter, mit Zeiterfassung, Auswertung und Abrechnung:

• Geleistete Stunden pro Projekt auswerten
• Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen

FAQ

Warum steht mein Angebot auf "Teilweise beauftragt"?

Weil beim Umwandeln nicht alle Leistungen beauftragt wurden. Die offenen Leistungen kannst du jederzeit über Weitere Leistungen abrufen nachbeauftragen.

Warum ist die Auftragssumme einer Stundenleistung 0 €?

Wenn nur der Stundensatz ohne Menge angeboten wurde, ist die Auftragssumme zunächst 0 €. Trage im Projekt eine geschätzte Stundenmenge ein, damit Auftragssumme und Einsatzbudget aussagekräftig werden. Abgerechnet werden später trotzdem die tatsächlich gebuchten Stunden.

Was passiert mit einem Rabatt auf Angebotsebene?

Er wird beim Umwandeln anteilig auf die Leistungen verteilt, bei einer Teilbeauftragung kommt der Rest mit dem Abruf der übrigen Phasen, siehe Zuschläge, Rabatte und Nebenkosten.

Wie erstelle ich einen Nachtrag oder einen weiteren Auftrag im Projekt?

Mit Angebot legst du es im Projekt an, siehe Angebote im laufenden Projekt. Ohne Angebot geht es direkt im Projekt, siehe Aufträge im Projekt.

Muss ich vor einem Projekt immer ein Angebot erstellen?

Nein. Du kannst ein Projekt auch ohne Angebot anlegen und die Leistungen direkt im Projekt erfassen.

Kann ich ein bereits umgewandeltes Angebot noch ändern?

Du solltest es nicht mehr ändern, da das verknüpfte Projekt das Angebot als Grundlage nutzt. plansync weist dich mit einem Hinweis darauf hin.