Rechnungen stellen – Einzel-, Abschlags- und Schlussrechnungen

Dieser Artikel richtet sich an alle, die Rechnungen stellen, also an Admins, Geschäftsführung und Projektleitung. Er erklärt zuerst die Rechnungstypen und das Prinzip der kumulativen Abschlagsrechnung, dann wie du den Leistungszeitraum wählst und mit welchem Workflow du über den Leistungsstand jederzeit im Blick behältst, was abgerechnet werden kann. Wie du gebuchte Stunden abrechnest und als Anlage ausweist, liest du im Anschluss in Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen.

Die Rechnungstypen im Überblick

In plansync stellst du deine Rechnungen im Projekt im Tab Rechnungen. Grundsätzlich unterscheidet plansync zwei Wege, eine Leistung abzurechnen:

• Einzelrechnung: eine einzelne, in sich abgeschlossene Rechnung ohne Bezug zu einer vorherigen Abrechnung.
• Abschlagsrechnung innerhalb einer Abschlagsreihe: mehrere aufeinander aufbauende Rechnungen, die dieselbe Leistung schrittweise abrechnen und am Ende mit einer Schlussrechnung abgeschlossen werden.

Gut zu wissen: plansync erstellt Abschlagsrechnungen kumulativ. Jede Rechnung einer Reihe weist den gesamten Leistungsstand seit Leistungsbeginn aus und zieht die bereits berechneten Abschläge wieder ab. Was das genau bedeutet, steht weiter unten unter Kumulative Abschlagsrechnungen.

Einzelrechnung: die in sich abgeschlossene Rechnung

Die Einzelrechnung ist die einfachste Art, eine Rechnung zu stellen. Die abgerechnete Leistung für den angegebenen Leistungszeitraum ist damit sofort vollständig abgerechnet und, sobald sie bezahlt wurde, abgeschlossen. Es gibt keine Vorgänger und keine Nachfolger. Eine Einzelrechnung eignet sich für klar umrissene Aufträge, die in einem Rutsch berechnet werden, etwa eine einmalige Beratungsleistung oder eine abgeschlossene Teilleistung.

Kumulative Abschlagsrechnungen

Bei größeren Aufträgen wird die Leistung selten auf einen Schlag berechnet. Stattdessen rechnest du sie in mehreren Abschlägen ab, während sie erbracht wird. Die Abrechnungsmodalitäten dafür hast du in der Regel bereits mit dem Auftraggeber vereinbart, zum Beispiel monatlich oder nach Erreichen bestimmter Leistungsphasen.

Wie eine kumulative Abschlagsrechnung funktioniert

Kumulativ heißt: Jede Abschlagsrechnung betrachtet den gesamten bis zum Abrechnungsstichtag erbrachten Leistungsstand, nicht nur das, was seit der letzten Rechnung dazugekommen ist. Von diesem Gesamtstand zieht plansync die Summe der bereits gestellten Abschläge ab. Übrig bleibt der Betrag, der mit der aktuellen Rechnung fällig wird.

Ein vereinfachtes Beispiel: Sind bis zum Stichtag 60 Prozent der Leistung erbracht und wurden zuvor bereits Abschläge über 40 Prozent gestellt, weist die neue Rechnung den Gesamtstand von 60 Prozent aus und bringt die bereits berechneten 40 Prozent in Abzug. Fällig sind also die dazwischenliegenden 20 Prozent. Dieser Ansatz weist gegenüber dem Auftraggeber bewusst den vollständigen Leistungsstand seit Leistungsbeginn aus und macht so jederzeit transparent, wie weit das Projekt fortgeschritten ist.

Alle Abrechnungsarten in einer Abschlagsreihe

In einer Abschlagsrechnung kannst du alle Positionen unabhängig von ihrer Abrechnungsart berücksichtigen, also pauschal, nach Stunden, nach Stück, nach Tagen und so weiter gemischt in einer Rechnung. Du musst deine Leistungen dafür nicht künstlich trennen.

Mehrere unabhängige Abschlagsreihen

In plansync kannst du bei Bedarf mehrere voneinander unabhängige Abschlagsreihen anlegen. Jede Reihe rechnet ihren eigenen Teil des Projekts ab und wird für sich abgeschlossen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Du rechnest die Leistungsphasen 1 bis 3 in drei Abschlagsrechnungen ab. Die dritte davon schließt diese Reihe als Schlussrechnung ab. Weil sie nur einen Teil des gesamten Projekts umfasst, ist sie eine Teilschlussrechnung. Damit ist die erste Abschlagsreihe erledigt. Ab Leistungsphase 4 startest du eine komplett neue, zweite Abschlagsreihe, die von der ersten völlig unabhängig ist, und so weiter.

Rechnest du dagegen sämtliche Leistungen eines Projektes in einer einzigen Abschlagsreihe ab, gibt es am Ende auch nur eine einzige Schlussrechnung und keine Teilschlussrechnung.

Teilschluss- und Schlussrechnung

Ob eine abschließende Rechnung als Teilschlussrechnung oder als Schlussrechnung ausgewiesen wird, ergibt sich also automatisch daraus, ob die Reihe alle Leistungen des Projekts umfasst oder nur einen Teil:

• Teilschlussrechnung: schließt eine Abschlagsreihe ab, die nur einen Teil der Projektleistungen enthält. Weitere Reihen folgen.
• Schlussrechnung: schließt die Abschlagsreihe ab, die alle Leistungen des Projekts umfasst. Danach gibt es nichts mehr abzurechnen.

Den Leistungszeitraum richtig wählen

Bei jeder Rechnung gibst du einen Leistungszeitraum über die Felder Leistungszeitraum Von und Leistungszeitraum Bis an. Grundsätzlich ist dieser Zeitraum frei vorgebbar. Für kumulative Abschlagsrechnungen empfehlen wir aber ein festes Muster:

• Das Startdatum bleibt über die ganze Reihe konstant und entspricht dem Leistungsbeginn.
• Das Enddatum schreibst du auf den jeweiligen Abrechnungsstichtag fort.

Für eine Reihe mit monatlichen Abschlägen ab dem 1. März sieht das so aus:

• 1. Abschlag: 01.03. bis 31.03.
• 2. Abschlag: 01.03. bis 30.04.
• 3. Abschlag: 01.03. bis 31.05.

Weil die kumulative Abschlagsrechnung den Leistungsstand seit Leistungsbeginn fortschreibt, muss der Zeitraum immer am Leistungsbeginn starten. plansync weist dich darauf hin, wenn du bei einer kumulativen Abschlagsrechnung den Beginn des Leistungszeitraums änderst.

Wichtig für nach Stunden abgerechnete Positionen: plansync lädt die Zeiteinträge für genau diesen Leistungszeitraum. Beginnt der Zeitraum jeder Abschlagsrechnung am Leistungsbeginn und endet am aktuellen Stichtag, werden immer alle bis dahin gebuchten Stunden erfasst und die bereits abgerechneten korrekt in Abzug gebracht. Ein verschobenes Startdatum würde frühere Stunden aus der Abrechnung fallen lassen.

Empfohlener Workflow: den Leistungsstand pflegen

Bei pauschalen Leistungen, also auch bei HOAI-Leistungsphasen, sowie bei nach Stück oder Tagen abgerechneten Leistungen empfehlen wir, im Projekt laufend den Leistungsstand zu pflegen. So hast du jederzeit den Überblick und musst beim Rechnungsschreiben nicht überlegen, wie weit ein Projekt ist.

Leistungsstand im Projekt pflegen

Den Leistungsstand pflegst du im Projekt im Tab Leistungen. In der Spalte Leistungsstand siehst du je Phase, wie weit die Leistung erbracht ist. Über das Aktionsmenü einer Leistung änderst du ihn mit Leistungsstand ändern, oder du setzt ihn über Leistungsstand für alle Phasen ändern für die ganze Leistung auf einmal.

Daneben zeigt die Spalte Abrechnungsstand, wie viel bereits fakturiert wurde. Der Vergleich dieser beiden Werte ist der Kern des Workflows: Läuft der Leistungsstand dem Abrechnungsstand voraus, gibt es etwas abzurechnen.

Leistungsstand als Projektleiter pflegen

Auch ohne Zugriff auf die vollständige Projektverwaltung kann die Projektleitung den Leistungsstand pflegen. Über Mein Bereich und dort Meine Projekte öffnet sich eine Übersicht der eigenen Projekte. Pro Phase lässt sich der Wert direkt im Feld Fortschritt (in Prozent) eintragen. Fachlich ist das derselbe Leistungsstand, in dieser Ansicht heißt das Feld nur Fortschritt.

Der Leistungsstand landet automatisch in der Rechnung

Der gepflegte Leistungsstand wird beim Erstellen einer Rechnung automatisch geladen. Du kannst ihn dort bei Bedarf noch manuell anpassen. Natürlich kannst du den Leistungsstand auch direkt in der Rechnung eingeben, ohne ihn vorher zu pflegen. Der Vorteil der laufenden Pflege liegt aber im Überblick über alle Projekte hinweg.

Den Überblick behalten: Filter „Nicht abgerechnet" und Cockpit

Pflegst du den Leistungsstand laufend, kannst du in der Projektübersicht gezielt die Projekte herausfiltern, bei denen erbrachte Leistung noch nicht abgerechnet ist, bei denen der Leistungsstand dem Abrechnungsstand also vorausläuft. Der zugehörige Filter heißt Nicht abgerechnet (Schalter Nur nicht abgerechnete Leistung). So siehst du auf einen Blick, für welche Projekte sich eine Rechnung lohnt.

Denselben Wert bündelt das Büro-Cockpit über alle Projekte hinweg in der Kachel Nicht abgerechnet („erbrachte, offene Leistung"). Ein Klick auf die Kachel bringt dich direkt in die Projektübersicht mit gesetztem Filter.

Eine Rechnung erstellen

Rechnungen erstellst du im Projekt im Tab Rechnungen über die Schaltfläche Rechnung erstellen. Was du dort wählst, hängt davon ab, wie abgerechnet werden soll:

• Einzelrechnung: eine separate Rechnung ohne Bezug zu einer vorherigen Abrechnung.
• Neue Abschlagsreihe: startet eine eigenständige Abschlagsreihe, zum Beispiel für eine Leistungsgruppe, die per Teilschlussrechnung abgerechnet werden soll. Für mehrere unabhängige Reihen legst du einfach mehrfach eine neue Abschlagsreihe an.
• {Name der Reihe} fortsetzen: erscheint, sobald eine Abschlagsreihe offen ist, und hängt die nächste Rechnung an diese Reihe an.

Setzt du eine Reihe fort, fragt plansync im Dialog Rechnung zur Abschlagsreihe hinzufügen, ob es eine weitere Abschlagsrechnung wird oder ob du die Reihe mit einer Teil-/Schlussrechnung abschließt.

Bestandsrechnungen: Hast du für ein Projekt bereits vor plansync Rechnungen gestellt, kannst du diese über Bestandsrechnungen erfassen schlank nachtragen, damit spätere Abschläge korrekt darauf aufsetzen.

Wie es weitergeht

• Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen – gebuchte Stunden in eine Rechnung übernehmen und dem Kunden als Anlage nachvollziehbar ausweisen.
• E-Rechnungen in plansync – warum ein PDF allein nicht mehr genügt und wie plansync das geforderte Format automatisch erzeugt.

FAQ

Muss ich beim Erstellen den Rechnungstyp „Schlussrechnung" oder „Teilschlussrechnung" auswählen?

Nein. Du wählst nur, ob es eine Einzelrechnung, eine Neue Abschlagsreihe oder eine Fortsetzung einer bestehenden Reihe ist. Ob die abschließende Rechnung als Schluss- oder Teilschlussrechnung ausgewiesen wird, ergibt sich automatisch daraus, ob die Reihe alle Leistungen des Projekts umfasst oder nur einen Teil.

Was ist der Unterschied zwischen einer Schlussrechnung und einer Teilschlussrechnung?

Eine Schlussrechnung schließt die Abschlagsreihe ab, die alle Leistungen des Projekts abrechnet. Eine Teilschlussrechnung schließt eine Reihe ab, die nur einen Teil abdeckt. Danach folgen weitere Abschlagsreihen für die übrigen Leistungen.

Kann ich Pauschal- und Stundenleistungen in einer Abschlagsrechnung mischen?

Ja. In einer Abschlagsrechnung lassen sich alle Positionen unabhängig von ihrer Abrechnungsart berücksichtigen, also pauschal, nach Stunden, nach Stück oder nach Tagen gemischt.

Warum soll das Startdatum des Leistungszeitraums über die ganze Abschlagsreihe gleich bleiben?

Weil plansync kumulativ abrechnet und die Leistung seit Leistungsbeginn fortschreibt. Das ist besonders bei Stundenleistungen wichtig: plansync lädt die Zeiteinträge für genau den angegebenen Leistungszeitraum. Startet er immer am Leistungsbeginn, werden alle bis zum Stichtag gebuchten Stunden erfasst und die bereits abgerechneten korrekt abgezogen.

Muss ich den Leistungsstand vor dem Rechnungsschreiben pflegen?

Nicht zwingend, du kannst ihn auch direkt in der Rechnung eingeben. Der Vorteil der laufenden Pflege im Tab Leistungen (oder als Projektleitung über Meine Projekte, Feld Fortschritt) ist der Überblick: In der Projektübersicht filterst du mit Nicht abgerechnet alle Projekte, bei denen der Leistungsstand dem Abrechnungsstand vorausläuft.

Wo sehe ich auf einen Blick, für welche Projekte ich abrechnen könnte?

Im Büro-Cockpit in der Kachel Nicht abgerechnet. Sie summiert die erbrachte, aber offene Leistung über alle Projekte. Ein Klick darauf öffnet die Projektübersicht mit dem passenden Filter.