E-Rechnungen in plansync

Dieser Artikel erklärt, was die E-Rechnungspflicht für Architektur- und Ingenieurbüros bedeutet, welche Formate es gibt und wie plansync deine Rechnungen automatisch im geforderten Format erstellt.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist mehr als eine PDF-Datei. Sie enthält alle Rechnungsangaben zusätzlich als strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz, den die Software des Empfängers automatisch einlesen und verarbeiten kann. Inhaltlich und rechtlich ist sie einer Papier- oder PDF-Rechnung gleichgestellt. Sie unterscheidet sich nur im Format.

Wichtig: Ein einfaches PDF gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung, weil ihm dieser strukturierte Datensatz fehlt.

Warum betrifft mich das als Planungsbüro?

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) schrittweise zur Pflicht. Für Architektur- und Ingenieurbüros sind dabei zwei Dinge relevant:

• Empfangen: seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können. Hierfür gibt es keine Übergangsfrist.
• Ausstellen: hier gelten gestaffelte Übergangsfristen:
  • Bis 31.12.2026 dürfen Rechnungen noch als Papier oder einfaches PDF verschickt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
  • Bis 31.12.2027 gilt diese Möglichkeit verlängert für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz unter 800.000 € lag.
  • Ab 1.1.2028 müssen alle Unternehmen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen.

Gegenüber öffentlichen Auftraggebern (z. B. Kommunen bei öffentlichen Bauvorhaben) sind E-Rechnungen bereits verpflichtend. Rechnungen an Privatpersonen sind von der Pflicht nicht betroffen.

Welche Formate gibt es?

In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen:

• XRechnung: ein reiner XML-Datensatz, der nur maschinell lesbar ist. Dieses Format wird vor allem von Behörden gefordert.
• ZUGFeRD: ein Hybridformat. Es ist eine ganz normal lesbare PDF-Datei, in die der strukturierte Datensatz unsichtbar eingebettet ist. Der Empfänger sieht das gewohnte PDF, seine Software liest die Daten automatisch aus.

Das übernimmt plansync für dich

Du musst dich um diese technischen Details nicht kümmern. plansync erstellt deine Rechnungen automatisch im gesetzlich geforderten, EN-16931-konformen Format, inklusive Abschlags- und Schlussrechnungen. Beim Fertigstellen einer Rechnung wird der strukturierte Datensatz im Hintergrund mit angelegt, sodass deine Rechnungen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen.

Damit das reibungslos funktioniert, achte nur darauf, dass deine Stammdaten vollständig und korrekt sind, insbesondere deine Firmenangaben und die elektronische Adresse deines Büros. Diese Angaben werden automatisch in jede E-Rechnung übernommen. Wie du vor dem Fertigstellen prüfst, ob die E-Rechnung vollständig ist, und welche Daten genau nötig sind, liest du unter XRechnung und ZUGFeRD erstellen.

Wie es weitergeht

• XRechnung und ZUGFeRD erstellen und vollständige Daten sicherstellen – wie plansync die Formate erzeugt und wie du vor dem Fertigstellen für vollständige Daten sorgst.
• Rechnungen stellen – Einzel-, Abschlags- und Schlussrechnungen – die Rechnungstypen und die kumulative Abschlagsrechnung.