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Abwesenheiten Grundlagen
Dieser Artikel erklärt, welche Abwesenheiten es in plansync gibt, was beim Beantragen im Hintergrund passiert und wie Abwesenheit, Urlaubskonto und Arbeitszeitkonto zusammenhängen. Von hier kommst du zu allen weiteren Abwesenheitsthemen.
Was eine Abwesenheit in plansync ist
Eine Abwesenheit ist ein Eintrag über einen Zeitraum, der an einer Person hängt und zwei Dinge trägt: einen Abwesenheitstyp und einen Status. Aus diesen beiden ergibt sich alles Weitere.
Der Typ entscheidet, ob du an diesen Tagen Sollstunden erfüllen musst und ob Urlaubstage verbraucht werden. Der Status entscheidet, ob die Abwesenheit schon wirkt oder noch auf eine Entscheidung wartet.
Eine Abwesenheit ist keine Zeitbuchung. Du trägst keine Stunden ein, sondern Tage. Was plansync daraus für dein Arbeitszeitkonto macht, rechnet es selbst aus deinem Arbeitsvertrag aus.
Die Abwesenheitstypen im Überblick
plansync kennt elf Abwesenheitstypen. Neun davon reduzieren deine Sollzeit, zwei nicht:
| Abwesenheitstyp | Wirkung auf die Sollzeit |
|---|---|
| Urlaub | reduziert Sollzeit |
| Krank | reduziert Sollzeit |
| Kind krank | reduziert Sollzeit |
| Elternzeit | reduziert Sollzeit |
| Sonderurlaub | reduziert Sollzeit |
| Unbezahlter Urlaub | reduziert Sollzeit |
| Fortbildung | reduziert Sollzeit |
| Flexstunden | reduziert Sollzeit |
| Sonstiges | reduziert Sollzeit |
| Homeoffice | Anwesenheit |
| Dienstreise | Anwesenheit |
Homeoffice und Dienstreise sind die beiden Sonderfälle: Du arbeitest, nur eben nicht im Büro. Deine Sollstunden bleiben deshalb stehen, und du erfasst ganz normal deine Zeiten. Der Eintrag dient dazu, dass Kolleg:innen wissen, wo du bist. Bei allen anderen Typen fallen die Sollstunden für diese Tage weg.
Nur der Typ Urlaub belastet dein Urlaubskonto. Krankheit, Fortbildung und die übrigen Typen kosten dich keine Urlaubstage.
Nicht jeder Typ steht überall zur Auswahl
Welche Typen dein Büro nutzt, entscheidet die Büroleitung in der Konfiguration. Solange dort nichts geändert wurde, sind fünf Typen freigeschaltet: Urlaub, Krank, Kind krank, Elternzeit und Sonstiges. Homeoffice, Dienstreise, Unbezahlter Urlaub, Sonderurlaub und Fortbildung musst du also erst freischalten, bevor jemand sie beantragen kann.
Flexstunden ist der einzige Typ, den du nicht abschalten kannst. Er wird von der Gleitzeitregelung gesteuert und steht immer zur Verfügung.
Sollzeit: warum nur genehmigte Abwesenheiten zählen
Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen, und er lohnt einen genauen Blick.
Für dein Arbeitszeitkonto zählen ausschließlich genehmigte Abwesenheiten. Solange ein Antrag noch auf eine Entscheidung wartet, rechnet plansync die Sollstunden dieser Tage weiter, als wärst du da. Hast du für diese Tage keine Zeiten erfasst, entstehen Minusstunden.
Das ist kein Fehler, sondern die logische Folge: Ein Antrag, über den niemand entschieden hat, ist noch keine Abwesenheit. Sobald die Genehmigung kommt, rechnet plansync den Zeitraum sofort neu und die Minusstunden verschwinden von selbst.
An einem genehmigten Abwesenheitstag setzt plansync die Sollstunden auf null. Bei einem halben Tag halbiert es sie. Ein Feiertag sticht alles: An einem Feiertag gibt es ohnehin keine Sollstunden, unabhängig davon, ob dort eine Abwesenheit liegt. Welche Feiertage gelten, hängt am Feiertags-Bundesland im Arbeitsvertrag.
Der Weg eines Antrags
Ein Antrag durchläuft höchstens drei Zustände: ausstehend, dann entweder genehmigt oder abgelehnt.
Ob ein Antrag überhaupt in den Zustand „ausstehend" kommt, hängt vom Abwesenheitstyp ab. Verlangt dein Büro für diesen Typ keine Genehmigung, ist der Eintrag sofort genehmigt, und plansync schreibt das Arbeitszeitkonto im selben Moment fort. Es gibt dann keinen Zwischenschritt und keine Wartezeit.
Verlangt der Typ eine Genehmigung, wählst du beim Beantragen eine Person aus dem Kreis der hinterlegten Genehmiger aus. Nur diese eine Person kann deinen Antrag entscheiden, und sie bekommt eine E-Mail. Hast du eine Vertretung eingetragen, wird auch die informiert.
Solange dein Büro keine eigenen Genehmigungsregeln gepflegt hat, gilt eine Voreinstellung: Urlaub, Elternzeit und Homeoffice brauchen eine Genehmigung, alle übrigen Typen nicht. Sobald die erste eigene Regel existiert, zählt ausschließlich, was in den Regeln steht. Ein Typ ohne passende Regel ist dann genehmigungsfrei. Wie du diese Regeln pflegst, steht in Abwesenheitstypen und Genehmigungsregeln einrichten, die Sicht der genehmigenden Person in Abwesenheitsanträge genehmigen.
Einen Eintrag wieder loswerden
Ein Storno im Sinne eines eigenen Status existiert nicht. Du löschst den Eintrag, und zwar auch dann, wenn er bereits genehmigt ist oder in der Vergangenheit liegt. plansync rechnet das Arbeitszeitkonto für den Zeitraum zurück und informiert die genehmigende Person darüber, dass die Abwesenheit weg ist.
Wer welche Abwesenheiten sieht
Drei Ansichten zeigen Abwesenheiten, mit bewusst unterschiedlicher Reichweite.
Im Bereich Abwesenheit siehst du deine eigenen Einträge im Monatskalender, dazu die Legende mit den Abwesenheitstypen und deinem Urlaubskonto. Hier stellst du auch neue Anträge.
Der Teamkalender steht allen Mitarbeitenden offen und zeigt, wer wann nicht da ist. Der Abwesenheitstyp bleibt dabei verborgen: Kolleg:innen sehen nur Abwesend, bei halben Tagen mit dem Zusatz (Vormittag) oder (Nachmittag). Ausgenommen sind die beiden Anwesenheitstypen, die als im Homeoffice und auswärts anwesend erscheinen. Dass jemand krank ist und nicht im Urlaub, erfährt das Team also nicht.
Die Büro-Übersicht Abwesenheiten zeigt dagegen alle Mitarbeitenden samt Abwesenheitsart, mit Legende und Filtern. Sie ist für die Personalplanung gedacht und setzt das Leserecht für Mitarbeiterdaten voraus.
Urlaubskonto und Arbeitszeitkonto: zwei Konten, zwei Regeln
Beide Konten reagieren auf Abwesenheiten, aber nach unterschiedlichen Regeln. Das erklärt Beobachtungen, die sonst widersprüchlich wirken.
Das Urlaubskonto zählt Tage und kennt nur den Typ Urlaub. Es zieht beantragte Tage sofort ab, noch bevor jemand zugestimmt hat. Das verhindert, dass du dieselben Tage zweimal verplanst. Reicht dein Anspruch für den beantragten Zeitraum nicht aus, lehnt plansync den Antrag direkt beim Speichern ab.
Das Arbeitszeitkonto zählt Stunden, reagiert auf alle Typen außer Homeoffice und Dienstreise und berücksichtigt nur genehmigte Einträge.
Kurz gesagt: Dein Urlaubskonto ist beim Beantragen belastet, dein Arbeitszeitkonto erst beim Genehmigen. Deshalb kann dein Resturlaub bereits geschrumpft sein, während die Sollstunden noch weiterlaufen. Wie sich das Urlaubskonto im Einzelnen zusammensetzt, steht in Urlaubskonto verstehen.
Wie viele Urlaubstage ein Zeitraum kostet, ergibt sich aus deinem Arbeitsvertrag. Gezählt werden nur Tage, an denen du laut Vertrag arbeitest. Wochenenden, deine freien Wochentage und Feiertage fallen heraus. Ein Feiertag mitten im Urlaub kostet dich also keinen Urlaubstag.
Was nicht zusammen geht
plansync lässt an einem Tag keine zwei Abwesenheiten zu und meldet, dass an diesem Tag bereits eine Abwesenheit vorliegt.
Eine Ausnahme gibt es bei den Anwesenheitstypen: Homeoffice und Dienstreise lassen sich nicht mit einer ganztägigen Abwesenheit kombinieren. Neben einem halben Tag Urlaub ist ein halber Tag Homeoffice dagegen möglich.
So läuft es typischerweise ab
- Einrichten. Das Büro legt in der Konfiguration fest, welche Abwesenheitstypen es gibt, welche davon genehmigt werden müssen und wer als Genehmiger zur Verfügung steht. Siehe Abwesenheitstypen und Genehmigungsregeln einrichten.
- Urlaubsanspruch hinterlegen. Der Jahresanspruch kommt aus dem Arbeitsvertrag. Siehe Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter festlegen.
- Beantragen. Mitarbeitende stellen ihre Anträge im Bereich Abwesenheit. Siehe Abwesenheitsanträge stellen.
- Entscheiden. Die ausgewählte genehmigende Person genehmigt oder lehnt ab. Erst damit wirkt die Abwesenheit im Arbeitszeitkonto. Siehe Abwesenheitsanträge genehmigen.
- Auswerten. Das Büro behält Abwesenheiten über die Abwesenheitsübersicht und den Resturlaub über die Mitarbeiterliste im Blick. Siehe Resturlaub aller Mitarbeiter auswerten.
Alle Artikel zu Abwesenheiten
Beantragen
- Abwesenheitsanträge stellen – Zeitraum markieren, Typ wählen, Genehmiger und Vertretung
- Unbezahlten Urlaub erfassen – den Typ freischalten und seine Wirkung auf Sollstunden und Urlaubskonto
Genehmigen und einrichten
- Abwesenheitsanträge genehmigen – offene Anträge finden, entscheiden und wissen, was das auslöst
- Abwesenheitstypen und Genehmigungsregeln einrichten – welche Typen es gibt, wer genehmigt und wer informiert wird
Urlaubsanspruch und Resturlaub
- Urlaubskonto verstehen – Anspruch, Resturlaub, beantragte Tage und der Jahreswechsel
- Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter festlegen
- Urlaubstage korrigieren und Initialstand eintragen
- Resturlaub aller Mitarbeiter auswerten
Zusammenhang mit der Zeiterfassung
- Arbeitszeitkonto und Zeitbuchungen
- Arbeitsvertrag anlegen – Arbeitszeiten, Feiertags-Bundesland und Jahresanspruch
Häufige Fragen
Ich habe Urlaub eingetragen und habe trotzdem Minusstunden. Warum?
Weil der Antrag vermutlich noch auf seine Genehmigung wartet. Für das Arbeitszeitkonto zählen nur genehmigte Abwesenheiten, vorher laufen die Sollstunden weiter. Sobald die Genehmigung da ist, rechnet plansync den Zeitraum neu und der Minussaldo verschwindet.
Ein Abwesenheitstyp fehlt in der Auswahl. Woran liegt das?
Er ist für dein Büro nicht freigeschaltet. Standardmäßig stehen nur Urlaub, Krank, Kind krank, Elternzeit und Sonstiges zur Verfügung. Die übrigen Typen aktiviert die Büroleitung in der Konfiguration.
Zählt ein Feiertag mitten im Urlaub als Urlaubstag?
Nein. plansync zählt nur Tage, an denen du laut Arbeitsvertrag arbeiten müsstest. Feiertage, Wochenenden und deine freien Wochentage fallen heraus. Maßgeblich ist das Feiertags-Bundesland aus deinem Arbeitsvertrag.
Reduziert Homeoffice meine Sollstunden?
Nein. Homeoffice und Dienstreise gelten als Anwesenheit. Deine Sollstunden bleiben bestehen, und du erfasst deine Zeiten wie an einem Bürotag. Der Eintrag zeigt dem Team nur, wo du bist.
Sehen meine Kolleg:innen, dass ich krank bin?
Im Teamkalender nicht. Dort steht nur Abwesend, ohne Abwesenheitstyp. Wer Zugriff auf Mitarbeiterdaten hat, sieht die Abwesenheitsart dagegen in der Büro-Übersicht Abwesenheiten.
Kann ich eine bereits genehmigte Abwesenheit wieder entfernen?
Ja, du löschst den Eintrag. Das geht auch für Zeiträume in der Vergangenheit. plansync rechnet dein Arbeitszeitkonto für diese Tage zurück und informiert die genehmigende Person.
Was passiert, wenn ich mehr Urlaub beantrage, als mir zusteht?
Der Antrag lässt sich nicht speichern. plansync prüft schon beim Anlegen, ob dein Anspruch für den Zeitraum reicht, und meldet andernfalls, dass nicht genügend Urlaubstage vorhanden sind.