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Eingangsrechnungen zu Fremdleistungen
Hat dein Subunternehmer geliefert und Rechnung gestellt, erfasst du sie direkt an der Fremdleistung. Dieser Artikel setzt Fremdleistungen anlegen und vergeben fort und zeigt, wie das geht, was die Rechnung im Controlling bewirkt und warum sie die Fremdleistung anschließend festhält.
Bevor du startest
Eingangsrechnungen erfasst du nur an einer Fremdleistung, die schon vergeben ist, also im Status Beauftragt oder Abgeschlossen steht. Solange sie auf Geplant steht, gibt es den Bereich für Rechnungen an der Karte gar nicht. Wie du vergibst, steht in Fremdleistungen anlegen und vergeben.
Eine Eingangsrechnung erfassen
Unter jeder vergebenen Fremdleistung im Tab Fremdleistungen sitzt die Schaltfläche Eingangsrechnung erfassen. Sie öffnet einen Dialog mit sieben Feldern:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Pflichtfeld. Am besten die Nummer, die auf dem Beleg deines Subunternehmers steht. |
| Rechnungsdatum | Pflichtfeld. Das Datum des Belegs. |
| Fälligkeit | Optional, das Zahlungsziel. |
| Netto-Betrag | Pflichtfeld. Der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer. |
| Steuersatz | Pflichtfeld, vorbelegt mit 19 %. |
| Brutto | Rechnet plansync aus Netto und Steuersatz aus, nicht eingebbar. |
| Beschreibung | Freitext, etwa der Leistungszeitraum oder ein Vermerk zur Prüfung. |
Eine neu erfasste Rechnung steht immer auf Offen. Mehrere Rechnungen je Fremdleistung sind möglich, etwa bei Abschlagszahlungen an den Subunternehmer.
Was die Liste unter der Fremdleistung zeigt
Jede Rechnung steht mit Nummer, Datum, Nettobetrag und Steuersatz in der Zeile, rechts daneben der Bruttobetrag und der Status Offen oder Bezahlt. Darunter stehen zwei Summen für diese eine Fremdleistung:
- Abgerechnet (netto) ist die Summe aller erfassten Rechnungen zu dieser Fremdleistung.
- Offen (netto) ist der vereinbarte Einkaufspreis minus dieser Summe.
Offen (netto) ist der Wert, auf den es ankommt. Steht er bei null, ist die Fremdleistung vollständig abgerechnet. Wird er negativ, hat dein Subunternehmer mehr berechnet als vereinbart, und plansync hebt die Zahl rot hervor. Entweder du hast einen Nachtrag zu genehmigen, oder die Rechnung stimmt nicht.
Eine Rechnung als bezahlt markieren
Im Menü der Rechnungszeile setzt Als bezahlt markieren den Status. Der Dialog fragt nach dem Zahldatum, vorbelegt ist der heutige Tag, Bestätigen übernimmt es.
Der Weg zurück heißt Als offen markieren. Er setzt den Status auf Offen und entfernt das Zahldatum wieder.
Der Status wirkt an genau einer Stelle im Controlling: Bezahlte Rechnungen bilden die Fremdkosten (bezahlt), und die gehen in das Ergebnis (nach Zahlung) ein. In den Fremdkosten (abgerechnet) stecken offene und bezahlte Rechnungen gleichermaßen.
Was die Rechnung im Controlling bewirkt
Erfasste Eingangsrechnungen summiert plansync netto zu den Fremdkosten (abgerechnet), bezahlte zusätzlich zu den Fremdkosten (bezahlt). Beide Werte stehen in der Ergebnisübersicht des Projekts und im Excel-Export, der erste auch in der Kostenübersicht über den Karten.
Die Differenz zwischen vergebenen und abgerechneten Fremdkosten beantwortet in einer Zahl, wie viel von dem, was du zugesagt hast, noch nicht auf deinem Tisch liegt.
Was die Rechnung an der Fremdleistung sperrt
Eine erfasste Eingangsrechnung hält die Fremdleistung fest, an der sie hängt. Solange sie da ist, sind Vergeben, Vergabe zurückziehen, Verwerfen und Löschen ausgegraut, mit dem Hinweis Solange Eingangsrechnungen erfasst sind, nicht möglich.
Das ist beabsichtigt: Eine Rechnung ohne die zugehörige Beauftragung wäre ein Beleg ohne Grundlage. Willst du an der Vergabe etwas ändern, lösche zuerst die Rechnung. Nur Abschließen bleibt jederzeit möglich, denn der Status ist genau das, was du nach der letzten Rechnung setzen willst.
Bearbeiten und löschen
Bearbeiten öffnet dieselben Felder wie beim Erfassen, inklusive Betrag und Steuersatz. Löschen fragt mit der Rechnungsnummer nach und entfernt die Rechnung dann. Beides steht im Menü der Rechnungszeile.
Wie es weitergeht
- Fremdleistungen anlegen und vergeben – der Eintrag, an dem die Rechnung hängt
- Controlling im Projekt – wo die Fremdkosten im Projektergebnis stehen
- Glossar der Controlling-Werte – vergebene, abgerechnete und bezahlte Fremdkosten im Detail
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen vergebenen, abgerechneten und bezahlten Fremdkosten?
Fremdkosten (vergeben) ist das, was du zugesagt hast: die Summe der Einkaufspreise aller vergebenen Fremdleistungen. Sie bestimmen Eigenanteil und Einsatzbudget. Fremdkosten (abgerechnet) ist das, was deine Subunternehmer in Rechnung gestellt haben, und geht in das Ergebnis nach Abrechnung ein. Fremdkosten (bezahlt) ist das, was du davon überwiesen hast, und geht in das Ergebnis nach Zahlung ein. Alle drei sind im Glossar erklärt.
Warum finde ich an meiner Fremdleistung keine Schaltfläche für Eingangsrechnungen?
Weil sie noch auf Geplant steht. Der Bereich für Rechnungen erscheint erst, wenn die Fremdleistung vergeben ist, siehe Fremdleistungen anlegen und vergeben.
Ändern sich Einsatzbudget oder Gesamtkosten, wenn ich eine Eingangsrechnung erfasse?
Nein. Beide rechnen mit den vergebenen Fremdkosten, die schon mit der Vergabe feststanden. Die Eingangsrechnung erhöht die abgerechneten Fremdkosten und damit die Aussagekraft der Differenz, und sie verändert das Ergebnis nach Abrechnung.
„Offen (netto)" ist negativ. Was heißt das?
Dass die erfassten Rechnungen zusammen höher sind als der Einkaufspreis, den du an der Fremdleistung hinterlegt hast. Entweder gab es einen Nachtrag, den du im Feld Fremdkosten noch nachziehen musst, oder die Rechnung ist zu hoch.
Kann ich eine Eingangsrechnung ohne Fremdleistung erfassen?
Nein. Eingangsrechnungen hängen in plansync immer an einer vergebenen Fremdleistung. Gibt es für den Beleg noch keinen Eintrag, lege zuerst die Fremdleistung an und vergib sie.
Wo lade ich das Rechnungs-PDF hoch?
Dafür gibt es in plansync keine Stelle. Erfasst werden nur die Eckdaten der Rechnung, den Beleg selbst verwahrst du wie bisher.