Angebotsvorlagen nutzen

Dieser Artikel baut auf Ein Angebot anlegen auf. Er zeigt, wie du Vorlagen anlegst und pflegst, wie du ein Angebot aus einer Vorlage startest und wann eine Kopie eines bestehenden Angebots besser passt.

Vorlage oder Kopie: was passt wann

Für wiederkehrende Angebote gibt es in plansync zwei Ausgangspunkte, und sie sind grundverschieden:

	Vorlage	Kopie eines Angebots
Was es ist	ein Ausgangspunkt, kein Angebot	ein vollwertiges Angebot
Kunde	keiner	wählbar, vorbelegt mit dem des Originals
Angebotsnummer	keine	wird vergeben
Status	keiner	startet als Entwurf
In der Angebotsliste und den Kennzahlen	nein	ja
Typisch für	ein Leistungspaket, das du immer wieder anbietest	ein früheres Angebot, das zu einem ähnlichen Auftrag passt, oft beim selben Kunden

Eine Vorlage lohnt sich also für dein Standardangebot, etwa „Einfamilienhaus LP 1 bis 8" mit deinen üblichen Nebenkosten und Textbausteinen. Eine Kopie nimmst du, wenn ein konkretes altes Angebot fast passt.

Lass dein Standardangebot deshalb nicht als normales Angebot in der Liste liegen, um es immer wieder zu kopieren. Es zählt dann in den Filtern und Kennzahlen mit wie ein echtes Angebot. Eine Vorlage bleibt außen vor.

Vorlagen finden

Die Vorlagen liegen in der Angebotsübersicht im Tab Vorlagen, direkt neben Angebote. Die Liste zeigt je Vorlage die Bezeichnung, die Arten ihrer Leistungen (etwa HOAI, Stunden, Pauschal) und wann sie zuletzt Geändert am wurde. Über das Suchfeld findest du eine Vorlage nach ihrer Bezeichnung.

Ein Klick auf eine Vorlage öffnet sie. Im Menü (drei Punkte) am Ende der Zeile stehen Kopieren und Löschen.

Ein Angebot als Vorlage speichern

Der schnellste Weg zur Vorlage ist ein Angebot, das du schon geschrieben hast. Öffne es, dann im Menü (drei Punkte) oben rechts Als Vorlage speichern. Im Dialog ist der Name der Vorlage mit der Bezeichnung des Angebots und dem Zusatz „(Vorlage)" vorbelegt. Nach Als Vorlage speichern bleibst du im Angebot, ein Hinweis führt dich über Zur Vorlage direkt zur neuen Vorlage.

Das Angebot selbst bleibt unverändert. Die Vorlage ist eine eigenständige Kopie davon.

Was eine Vorlage mitnimmt

Aus dem Angebot übernimmt die Vorlage alles, was du wiederverwenden willst:

• alle Leistungen mit ihren Phasen und Positionen, auch die optionalen,
• Zuschläge und Rabatte auf Phasen, Leistungen und das ganze Angebot,
• den kompletten Tab Dokument: Anschreiben, Textblöcke, Überschriften, Leistungstabellen mit ihren Anzeigeoptionen und den Summenblock,
• das Layout.

Nicht mit kommt alles, was zu einem konkreten Auftrag gehört: Kunde, Angebotsnummer, Status und die Verbindung zu einem Projekt. Auch aus einem Nachtragsangebot wird so eine ganz normale Vorlage.

Eine neue Vorlage anlegen

Du kannst eine Vorlage auch leer anlegen. Klicke im Tab Vorlagen auf Neue Vorlage, gib eine Bezeichnung ein und bestätige mit Vorlage erstellen. Die Vorlage öffnet sich direkt und enthält wie jedes neue Angebot ein Anschreiben, die Überschrift Leistungsübersicht und den Summenblock. Die Leistungen legst du selbst an.

Eine Vorlage bearbeiten

Eine Vorlage öffnet sich wie ein Angebot, mit den Tabs Leistungen und Dokument. Beides bearbeitest du genauso, siehe HOAI-Honorar berechnen, Stunden- und Pauschalleistungen anbieten und Das Angebotsdokument gestalten.

Du erkennst eine Vorlage am Badge Vorlage oben im Kopf. Dort fehlt, was nur ein echtes Angebot braucht: Es gibt kein Status-Menü, kein Angebotsdatum und keine Schaltfläche zum Umwandeln. Über Bearbeiten im Menü änderst du nur die Bezeichnung. Eine Vorlage bleibt immer kundenneutral.

Ein Angebot aus einer Vorlage starten

Klicke in der Angebotsübersicht auf Angebot erstellen und wähle im Feld Aus Vorlage starten (optional) die Vorlage. Das Feld erscheint nur, wenn es mindestens eine Vorlage gibt. Bezeichnung und Kunde füllst du wie gewohnt aus, siehe Ein Angebot anlegen.

Das neue Angebot enthält alles, was die Vorlage mitbringt, und startet als Entwurf. Es bekommt automatisch die nächste Angebotsnummer und übernimmt das Layout der Vorlage.

Auch ein Angebot im Projekt kannst du so aus einer Vorlage starten.

Ein Angebot aus einer Vorlage ist danach unabhängig. Änderst du später die Vorlage oder löschst sie, bleibt das Angebot, wie es ist.

Eine Vorlage kopieren oder löschen

Über Kopieren im Zeilenmenü entsteht eine weitere Vorlage, etwa als Ausgangspunkt für eine Variante. Über Löschen entfernst du eine Vorlage nach einer Rückfrage. Angebote, die du früher aus ihr gestartet hast, bleiben unberührt.

Wie es weitergeht

• Ein Angebot anlegen: ein Angebot als Kopie starten
• Das Angebotsdokument gestalten: die Textblöcke pflegen, die jede Vorlage mitbringt
• Angebote im laufenden Projekt: Vorlagen auch für Angebote im Projekt nutzen

FAQ

Warum kann ich einer Vorlage keinen Kunden zuordnen?

Eine Vorlage ist kundenneutral, damit du sie für jeden Auftrag verwenden kannst. Den Kunden wählst du erst, wenn du aus der Vorlage ein Angebot startest.

Warum taucht meine Vorlage nicht in der Angebotsliste auf?

Vorlagen stehen im eigenen Tab Vorlagen der Angebotsübersicht. In der Liste der Angebote und in den Kennzahlen zählen sie bewusst nicht mit, weil sie keine echten Angebote sind.

Ändert sich ein Angebot, wenn ich die Vorlage nachträglich bearbeite?

Nein. Beim Start aus einer Vorlage kopiert plansync ihren Inhalt ins neue Angebot. Spätere Änderungen an der Vorlage gelten nur für Angebote, die du danach startest.

Warum sehe ich beim Anlegen kein Feld „Aus Vorlage starten"?

In deinem Büro gibt es noch keine Vorlage. Das Feld erscheint, sobald du eine angelegt hast, über Neue Vorlage oder Als Vorlage speichern.

Wie ändere ich den Namen einer Vorlage?

Öffne die Vorlage, dann im Menü (drei Punkte) oben rechts Bearbeiten, und ändere die Bezeichnung.