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Unterschrift in Rechnungen und Angeboten einfügen ​

Dieser Artikel erklärt, wie eine Unterschrift in plansync als Bild hinterlegt wird, welche Datei dafür das beste Ergebnis im PDF liefert und in welche Texte von Rechnungen und Angeboten du sie einfügen kannst. Außerdem erfährst du, warum eine neu hochgeladene Unterschrift bereits geschriebene Texte und Vorlagen nicht verändert.

Unterschrift hinterlegen: einmal pro Person ​

Eine Unterschrift gehört in plansync immer zu einer Person und wird in deren Stammdaten in der Mitarbeiterverwaltung hochgeladen, im Bereich Unterschrift. Erst wenn für mindestens eine Person eine Unterschrift hinterlegt ist, erscheint in den Texteditoren von Rechnungen und Angeboten die Schaltfläche Unterschrift.

Hochladen und Entfernen darf nur, wer Mitarbeiter bearbeiten darf. Wenn du selbst diese Berechtigung nicht hast, bitte die Person in deinem Büro darum, die Mitarbeiter verwaltet.

Erlaubt sind PNG und JPG mit höchstens 500 KB. Andere Formate wie PDF oder HEIC (Fotos vom iPhone) lehnt plansync ab. Wandle sie vorher in PNG oder JPG um.

Welche Bilddatei das beste Ergebnis liefert ​

plansync setzt die Unterschrift immer in derselben festen Breite in den Text, im Editor wie im PDF. Größer oder kleiner ziehen lässt sie sich nicht. Wie groß die Unterschrift am Ende wirkt, entscheidet deshalb die Bilddatei selbst:

  • Eng zuschneiden. Jeder leere Rand um den Schriftzug wird mitskaliert. Ist das Bild ein ganzes eingescanntes Blatt mit einer kleinen Unterschrift in der Mitte, erscheint die Unterschrift im PDF winzig. Schneide das Bild deshalb so knapp wie möglich um den Schriftzug zu.
  • PNG mit transparentem Hintergrund. Ein JPG hat immer einen Hintergrund, beim Scan meist leicht grau oder gelblich. Auf dem Briefpapier sieht man ihn dann als Kasten. Ein PNG mit transparentem Hintergrund legt nur den Schriftzug auf die Seite.
  • Dunkle Tinte auf hellem Papier. Unterschreibe für den Scan mit einem dunklen, nicht zu dünnen Stift. Das Bild sollte trotz Zuschnitt unter 500 KB bleiben, eine Auflösung von einigen hundert Pixeln Breite reicht dafür aus.

Unterschrift in Rechnung oder Angebot einfügen ​

Die Schaltfläche Unterschrift findest du in allen Texteditoren, deren Inhalt im PDF landet:

  • in der Rechnung im Haupttext (dem Anschreiben) und in der Schlussbemerkung,
  • in den Vorlagen für Rechnungstexte, ebenfalls im Haupttext und in der Schlussbemerkung,
  • im Angebotsdokument in jedem Textblock, siehe Angebotsdokument gestalten.

Über die Schaltfläche wählst du die Person aus, deren Unterschrift du einsetzen willst. Die Unterschrift landet als eigene Zeile an der Stelle, an der der Cursor steht, typischerweise unter der Grußformel. Den Namen darunter schreibst du wie gewohnt als Text.

Wie jeder andere Text lässt sich auch die Unterschrift nur ändern, solange das Dokument bearbeitbar ist: bei Rechnungen bis zum Fertigstellen, bei Angeboten im Status Entwurf.

Unterschrift austauschen oder entfernen: bestehende Texte bleiben unverändert ​

Beim Einfügen übernimmt plansync eine Kopie des Bildes in den Text. Die Unterschrift im Text ist danach nicht mehr mit der hinterlegten Unterschrift verbunden. Das hat zwei Folgen:

  • Eine neue Unterschrift hochladen ändert nur, was du ab jetzt einfügst. Rechnungen, Angebote und Vorlagen, in denen die alte Unterschrift steht, behalten sie.
  • Die hinterlegte Unterschrift entfernen nimmt die Person aus der Auswahl der Schaltfläche Unterschrift. Bereits eingefügte Unterschriften bleiben in ihren Texten stehen.

Das gilt auch, wenn eine Person archiviert wird: Ihre Unterschrift erscheint nicht mehr in der Auswahl, steht aber weiterhin in allen Texten, in die sie eingefügt wurde. Wie das Archivieren sonst wirkt, liest du in Mitarbeiter archivieren und reaktivieren.

Wie es weitergeht ​

Häufige Fragen ​

Warum sehe ich die Schaltfläche „Unterschrift" nicht?

Die Schaltfläche erscheint erst, wenn für mindestens eine aktive Person eine Unterschrift hinterlegt ist. Lade sie in den Stammdaten der Person in der Mitarbeiterverwaltung hoch.

Kann ich ein PNG oder eine eingescannte Unterschrift verwenden?

Ja. plansync nimmt PNG und JPG bis 500 KB. Am besten wirkt ein eng zugeschnittenes PNG mit transparentem Hintergrund. Ein Scan funktioniert auch, sollte aber knapp um den Schriftzug zugeschnitten sein.

Ich habe eine neue Unterschrift hochgeladen, aber in meiner Rechnung steht noch die alte. Warum?

Eingefügte Unterschriften sind Kopien. Die neue Unterschrift gilt nur für das, was du ab jetzt einfügst. Lösche die alte im Text, auch in deinen Rechnungstext-Vorlagen, und füge die neue ein.

Warum ist die Unterschrift im PDF so klein?

plansync setzt jede Unterschrift in derselben festen Breite. Hat das Bild viel leeren Rand, schrumpft der Schriftzug entsprechend. Schneide das Bild enger zu und lade es neu hoch.

Warum hat meine Unterschrift im PDF einen grauen oder weißen Kasten?

Das Bild hat einen eigenen Hintergrund, typisch bei JPG und bei Scans. Speichere die Unterschrift als PNG mit transparentem Hintergrund.

Warum fehlt eine Kollegin in der Auswahl, obwohl sie eine Unterschrift hatte?

Archivierte Personen erscheinen nicht in der Auswahl. Wird die Person reaktiviert, ist ihre Unterschrift wieder auswählbar.