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Bestandszeiten aus einem Vorsystem übernehmen
Wenn du mit plansync startest, stecken die bisherigen Stunden deiner laufenden Projekte meist noch in einem anderen Programm. Mit dem Import aus einer Excel-Datei übernimmst du sie selbst, ohne auf uns warten zu müssen. Dieser Artikel zeigt, was plansync dabei aus der Datei macht und worauf du vor dem Hochladen achten solltest. Den Überblick über alle Bestandsdaten, auch Bestandsrechnungen, findest du unter Bestandsdaten nach plansync migrieren.
Importierte Zeiten sind keine Zeitbuchungen
Das Wichtigste vorab: Was du aus einer Datei importierst, wird in plansync nicht gebucht. Importierte Zeiten sind ein eigener Bestand neben den regulären Zeitbuchungen. Sie haben nur eine Aufgabe: Das Projekt-Controlling soll von Anfang an zeigen, wie viele Stunden und Kosten schon im Projekt stecken.
| Erfasste Zeiten (in plansync gebucht) | Importierte Zeiten (Bestand) | |
|---|---|---|
| Stunden und Kosten im Projekt-Controlling | ja | ja |
| Zeiterfassung des Mitarbeiters | ja | nein |
| Arbeitszeitkonto, Über- und Minusstunden | ja | nein |
| Über eine Rechnung abrechenbar | ja | nein |
| Grundlage der Kosten | Stundensatz aus dem Arbeitsvertrag | Stundensatz, den du beim Import festlegst |
Im Projekt stehen beide Bestände getrennt im Tab Zeitbuchungen: die gebuchten unter Erfasste Zeiten, die importierten unter Importierte Zeiten mit dem Badge Bestand. Dort startest du auch den Import mit Aus Datei importieren, und dort lassen sich einzelne importierte Einträge nachträglich ändern oder löschen.
Bevor du startest
- Das Projekt ist angelegt. Sollen die Zeiten auf Leistungen oder Phasen gebucht werden, müssen diese im Projekt schon existieren. Zuordnen kannst du beim Import nur, was das Projekt bereits hat.
- Die Mitarbeiter, deren Stunden du übernimmst, sind in plansync angelegt.
- Du hast einen Export aus deinem bisherigen Programm als .xlsx. Andere Formate wie CSV öffnest du vorher in Excel und speicherst sie als .xlsx.
Eine Datei pro Projekt: den Export vorher filtern
Die Datei hat keine Spalte für das Projekt. Jede gültige Zeile landet in dem Projekt, aus dem du den Import startest. Exportiert dein bisheriges Programm die Stunden aller Projekte in eine Liste, filterst du sie vorher in Excel auf das eine Projekt und speicherst das Ergebnis als eigene Datei. Für jedes weitere Projekt wiederholst du das.
Sonst musst du an der Datei nichts aufbereiten. Spalten, die du beim Import nicht zuordnest, ignoriert plansync. Leere Zeilen werden übersprungen.
Welche Datei plansync lesen kann
plansync liest nur das erste Tabellenblatt. Zeile 1 enthält die Spaltenüberschriften, jede weitere Zeile ist ein Eintrag. Drei Angaben braucht jede Zeile:
- Datum im Format TT.MM.JJJJ (31.03.2025) oder JJJJ-MM-TT (2025-03-31). Eine in Excel als Datum formatierte Zelle funktioniert ebenfalls.
- Mitarbeiter, so wie er im bisherigen Programm heißt, also Name, Kürzel oder E-Mail-Adresse.
- Dauer als Dezimalstunden (2,5 oder 2.5) oder als Uhrzeit (2:30). Die Dauer muss größer als 0 sein.
Optional kannst du Leistung, Phase und einen Kommentar übernehmen. Eine Phase lässt sich nur zusammen mit einer Leistung zuordnen.
Bezeichnungen aus dem Vorsystem zuordnen
Dein bisheriges Programm nennt Mitarbeiter und Leistungen anders als plansync. Beim Import verbindest du deshalb jede Bezeichnung aus der Datei einmal mit dem passenden Eintrag in plansync. Die Zuordnung gilt für alle Zeilen mit dieser Bezeichnung.
- Mitarbeiter: Steht in der Datei die E-Mail-Adresse, mit der ein Mitarbeiter in plansync angelegt ist, ordnet plansync ihn automatisch zu. Zeilen von Personen, die du nicht zuordnest, werden nicht importiert.
- Leistungen und Phasen: Zeilen mit einer Bezeichnung, die du nicht zuordnest, landen in der Vorschau als Fehlerzeile. Zeilen ohne Angabe in der Leistungsspalte zählen für das Projekt als Ganzes.
So berechnet plansync die Kosten importierter Zeiten
Die Kosten entstehen nicht aus der Datei, sondern aus zwei Werten, die du beim Import festlegst:
- Stundensatz je Mitarbeiter: Vorgeschlagen wird der Satz aus dem Arbeitsvertrag, der heute gilt. Du kannst ihn für diesen Import überschreiben. Ein Satz gilt für alle Zeilen dieses Mitarbeiters im Import, unabhängig vom Datum.
- Gemeinkostenzuschlag: ein Prozentaufschlag für Kosten, die nicht direkt am Projekt hängen, etwa Miete oder Verwaltung. Er gilt für den ganzen Import. Ist im Stundensatz schon ein Gemeinkostenanteil enthalten, lässt du ihn auf 0.
Pro Zeile rechnet plansync: Stunden × Stundensatz, plus den Gemeinkostenzuschlag als Prozent davon.
Vorschau prüfen und importieren
Bevor etwas gespeichert wird, zeigt plansync eine Vorschau mit allen gültigen Zeilen, der Anzahl der Fehlerzeilen und den Gesamtkosten. Fehlerzeilen werden mit Zeilennummer und Grund aufgelistet und nicht importiert, der Rest schon. Willst du eine Fehlerzeile mitnehmen, korrigierst du die Datei oder die Zuordnung und erstellst die Vorschau neu.
Nach dem Import findest du die Zeilen im Projekt unter Importierte Zeiten. Ab da fließen sie in das Controlling des Projekts ein.
Hilfe bei der Migration
Der Datei-Import ist dafür gedacht, dass du deine Bestandszeiten eigenständig übernimmst. Passt dein Export nicht in dieses Schema oder hast du einen komplizierteren Fall, etwa viele Projekte auf einmal oder Daten, die sich nicht sauber zuordnen lassen, schreib uns an support@plansync.de. Wir schauen uns das gemeinsam mit dir an.
Wie es weitergeht
- Bestandsdaten nach plansync migrieren – Zeiten von Hand erfassen und Bestandsrechnungen übernehmen.
- Zeitbuchungen pro Projekt auswerten – die regulär gebuchten Zeiten im Tab Zeitbuchungen.
- Controlling im Projekt – wo die importierten Stunden und Kosten wieder auftauchen.
FAQ
Warum sehe ich importierte Zeiten nicht in der Zeiterfassung meiner Mitarbeiter?
Weil sie nicht in plansync gebucht sind. Importierte Zeiten sind ein Bestand nur für das Projekt-Controlling. Sie erscheinen weder in der Zeiterfassung noch im Arbeitszeitkonto, und abrechnen lassen sie sich auch nicht.
Mein Export enthält die Stunden aller Projekte. Muss ich ihn aufteilen?
Ja. Die Datei hat keine Projektspalte, jede gültige Zeile landet im Projekt, aus dem du importierst. Filtere den Export in Excel pro Projekt und importiere jede Teildatei im passenden Projekt. Sind es sehr viele Projekte, schreib uns an support@plansync.de.
Warum werden manche Zeilen in der Vorschau nicht importiert?
Die Vorschau nennt für jede Fehlerzeile den Grund. Häufig sind ein Datum oder eine Dauer, die plansync nicht lesen kann, ein Mitarbeiter, eine Leistung oder Phase ohne Zuordnung oder ein fehlender Stundensatz. Korrigiere die Datei oder die Zuordnung und erstelle die Vorschau neu.
plansync meldet „Dauer nicht lesbar“, obwohl in Excel eine Uhrzeit wie 2:30 steht. Was tun?
Excel speichert eine Uhrzeit intern als Zeitwert, und den liest plansync derzeit nicht als Dauer. Formatiere die Spalte mit der Dauer in Excel als Text oder rechne sie in Dezimalstunden um (2:30 entspricht 2,5) und lade die Datei erneut hoch.
Ich habe dieselbe Datei versehentlich zweimal importiert. Was jetzt?
plansync prüft nicht auf doppelte Einträge, die Zeilen stehen dann zweimal im Projekt und die Kosten zählen doppelt. Lösche die doppelten Einträge im Projekt unter Importierte Zeiten.