Ein Angebot anlegen

Dieser Artikel zeigt, wie du ein neues Angebot anlegst, was plansync dabei schon für dich vorbereitet und wie du Bezeichnung, Nummer und Kunde später änderst. Wie ein Angebot aufgebaut ist und welche Status es durchläuft, steht in den Grundlagen zu Angeboten.

Bevor du startest

Zwei Dinge müssen eingerichtet sein:

• Ein Angebotslayout. Es bestimmt Briefpapier, Logo sowie Kopf- und Fußzeile deiner Angebote. Ohne Standardlayout lässt sich kein Angebot anlegen und kein PDF erzeugen. Fehlt es, zeigt plansync beim Öffnen der Angebotsübersicht den Hinweis Angebotslayout erforderlich. Wer die Einstellungen bearbeiten darf, kommt über Zum Angebotslayout direkt dorthin, alle anderen wenden sich an ihren Admin. Wie du ein Layout einrichtest, steht unter Dokumentenlayout.
• Deine Firmendaten. Sie stehen auf jedem Angebot und müssen vollständig sein, bevor plansync Dokumente erzeugt.

Den Kunden brauchst du spätestens, wenn du das Angebot in ein Projekt umwandeln willst. Du kannst ihn beim Anlegen direkt mit erstellen, falls es ihn in plansync noch nicht gibt.

Ein neues Angebot erstellen

Öffne die Angebotsübersicht und klicke auf Angebot erstellen. Im gleichnamigen Dialog füllst du aus:

Feld	Was du einträgst
Aus Vorlage starten (optional)	Eine Vorlage, falls du eine hast, sonst Ohne Vorlage. Das Feld erscheint nur, wenn es Vorlagen gibt.
Bezeichnung	Der Name des Angebots, meist das Bauvorhaben. Pflichtfeld.
Angebotsnummer	Wird automatisch vergeben, siehe unten.
Kunde	Der Auftraggeber, siehe unten.

Mit Angebot erstellen legst du es an. Du bleibst in der Übersicht, das neue Angebot steht ganz oben in der Liste. Ein Klick darauf öffnet es mit den beiden Tabs Leistungen und Dokument.

Die Angebotsnummer: automatisch oder von Hand

plansync zeigt im Feld Angebotsnummer schon beim Anlegen, welche Nummer das Angebot bekommen wird. Sie entsteht aus dem Nummernformat, das in der Konfiguration hinterlegt ist, und zählt automatisch weiter. Wie du das Format einrichtest, steht in Angebotsnummern einrichten.

Brauchst du ausnahmsweise eine andere Nummer, klicke auf den Stift neben dem Feld. Dann kannst du sie frei eintragen, und plansync erinnert dich daran, dass die Nummer eindeutig sein muss. Ist sie schon vergeben, lehnt plansync das Anlegen mit einer Fehlermeldung ab. Über das Kreuz neben dem Feld kehrst du zur automatischen Nummer zurück.

Den Kunden zuordnen oder neu anlegen

Im Feld Kunde suchst du den Auftraggeber aus deinen bestehenden Kunden. Gibt es ihn noch nicht, wählst du Neuen Kunden anlegen. plansync öffnet dann den Dialog für einen neuen Kunden und setzt ihn nach dem Speichern direkt ins Angebot ein.

Archivierte Kunden stehen nicht zur Auswahl.

Für ein Angebot, das du in einem bestehenden Projekt anlegst, fehlt das Feld: Es übernimmt den Kunden des Projekts. Mehr dazu in Angebote im laufenden Projekt.

Was ein neues Angebot schon enthält

Jedes neue Angebot startet im Status Entwurf. Im Tab Dokument hat plansync bereits drei Blöcke angelegt:

• ein Anschreiben mit einem Standardtext, der mit „Sehr geehrte Damen und Herren" beginnt und den Namen des Angebots einsetzt,
• die Überschrift Leistungsübersicht,
• den Summenblock mit der Angebotssumme.

Den Tab Leistungen füllst du selbst. Wie du Leistungen kalkulierst, steht in HOAI-Honorar berechnen und Stunden- und Pauschalleistungen anbieten. Das Anschreiben und die übrigen Blöcke passt du im Angebotsdokument an.

Aus einer Vorlage oder als Kopie starten

Wenn du regelmäßig ähnliche Angebote schreibst, musst du nicht jedes Mal von vorn anfangen:

• Aus einer Vorlage starten. Beim Anlegen wählst du im Feld Aus Vorlage starten (optional) eine Vorlage. Sie bringt bereits Leistungen, Zuschläge und Rabatte, Texte und den Dokumentaufbau mit.
• Ein bestehendes Angebot kopieren. In der Angebotsübersicht öffnest du in der Zeile des Angebots das Menü (drei Punkte) und wählst Kopieren. Im Dialog Angebot kopieren ist die Bezeichnung mit dem Zusatz „(Kopie)" vorbelegt, Angebotsnummer und Kunde legst du wie beim Anlegen fest. Die Kopie enthält alle Leistungen und Texte des Originals und startet als Entwurf.

Wann eine Vorlage und wann eine Kopie besser passt, steht in Angebotsvorlagen nutzen.

Bezeichnung, Nummer und Kunde später ändern

Öffne das Angebot, dann im Menü (drei Punkte) oben rechts Bearbeiten. Im Dialog Angebot bearbeiten änderst du Bezeichnung, Angebotsnummer und Kunde und bestätigst mit Speichern.

Dabei gelten drei Regeln:

• Die Angebotsnummer muss eindeutig bleiben, eine schon vergebene lehnt plansync ab.
• Einen archivierten Kunden kannst du nicht neu zuordnen. Ist der bisherige Kunde inzwischen archiviert, kannst du das Angebot trotzdem weiter bearbeiten, solange du den Kunden nicht wechselst.
• Bei einem Nachtragsangebot lässt sich der Kunde nicht ändern, er muss zum Projekt passen.

Wie es weitergeht

• HOAI-Honorar berechnen, wenn du Grundleistungen nach HOAI anbietest
• Stunden- und Pauschalleistungen anbieten für alles, was nach Aufwand oder pauschal läuft
• Das Angebotsdokument gestalten, wenn die Kalkulation steht

FAQ

Warum erscheint beim Öffnen der Angebote „Angebotslayout erforderlich"?

In deinem Büro ist noch kein Standardlayout für Angebote hinterlegt. Ohne Layout lassen sich weder Angebote anlegen noch PDFs erzeugen. Wer die Einstellungen bearbeiten darf, richtet es über Zum Angebotslayout ein, siehe Dokumentenlayout.

Warum ist die Angebotsnummer bereits vergeben?

Du hast die Nummer von Hand eingetragen, und ein anderes Angebot trägt sie schon. Wähle eine andere oder klicke auf das Kreuz neben dem Feld, dann vergibt plansync wieder automatisch die nächste Nummer aus dem Zähler.

Warum kann ich beim Nachtragsangebot keinen Kunden auswählen?

Ein Nachtragsangebot gehört zu einem bestehenden Projekt und übernimmt dessen Kunden. Deshalb fehlt das Feld beim Anlegen, und beim Bearbeiten lässt sich der Kunde nicht ändern.

Wie ändere ich den Namen eines Angebots?

Öffne das Angebot, dann im Menü (drei Punkte) oben rechts Bearbeiten, und ändere die Bezeichnung.