Erscheinungsbild
Projekt anlegen
Dieser Artikel zeigt, wie ein Projekt entsteht, welche Angaben du dafür brauchst und welche du jederzeit nachziehen kannst. Wie ein Projekt aufgebaut ist und was Auftrag, Leistung und Phase bedeuten, steht in den Grundlagen.
Bevor du startest
- Für ein Kundenprojekt brauchst du einen Kunden. Du kannst ihn auch direkt im Anlegen-Dialog neu erfassen.
- Das Format der Projektnummer legst du einmalig in der Konfiguration fest. Solange dort nichts steht, vergibt plansync Nummern nach dem Standardformat.
- Projekte anlegen darf, wer Schreibrechte auf Projekte hat. Fehlt die Berechtigung, erscheint die Schaltfläche Projekt erstellen gar nicht.
Kundenprojekt oder interne Tätigkeit
Beim Anlegen entscheidest du dich für einen von zwei Projekttypen, und diese Entscheidung prägt das ganze Projekt.
Ein Kundenprojekt ist der Normalfall: Es gehört zu einem Kunden, hat eine Auftragssumme, wird abgerechnet und im Controlling ausgewertet.
Eine Interne Tätigkeit bildet Arbeit ab, die zu keinem Kunden gehört, zum Beispiel Büroorganisation oder Akquise. Sie kennt weder Rechnungen noch Fremdleistungen, und der Tab Leistungen heißt dort Aufgaben. Die Details stehen in Interne Tätigkeiten erfassen.
Ein Projekt anlegen
In der Projektliste öffnest du über Projekt erstellen die Auswahl und wählst Kundenprojekt oder Interne Tätigkeit. Der Dialog heißt danach entsprechend, zum Beispiel Kundenprojekt erstellen.
Im Dialog ist nur die Bezeichnung ein Pflichtfeld. Alles andere kannst du auch später ergänzen:
- Projektnummer: schon ausgefüllt, siehe unten.
- Vertragsdatum: mit dem heutigen Tag vorbelegt.
- Projektstatus: voreingestellt ist Auftrag erteilt.
- Kunde: über das Suchfeld findest du bestehende Kunden, und du kannst von hier aus einen neuen anlegen.
- Kommentar, Tags und Projektfarbe: optional.
Bei einer internen Tätigkeit entfallen Vertragsdatum, Projektstatus und Kunde, weil es dort keinen Auftraggeber gibt.
Die Projektfarbe wählst du aus der Palette oder trägst einen eigenen Hex-Wert ein. Sie macht das Projekt in Listen und in der Zeiterfassung auf einen Blick erkennbar. Lässt du sie unverändert, nimmt plansync eine noch freie Farbe.
Woher die Projektnummer kommt
Die Projektnummer musst du nicht selbst vergeben. plansync erzeugt sie aus dem Format, das in der Konfiguration hinterlegt ist, und zeigt dir im Dialog schon die nächste Nummer aus dem Zähler.
Das Format setzt sich aus Platzhaltern zusammen, die plansync beim Anlegen ersetzt:
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
{yyyy} und {yy} | Jahr, vierstellig oder zweistellig |
{mm}, {m}, {dd}, {d} | Monat und Tag, mit oder ohne führende Null |
{counter} | fortlaufender Zähler |
{counter:000} | Zähler, dreistellig mit führenden Nullen |
{kundennummer} | Nummer des ausgewählten Kunden |
Voreingestellt ist {yyyy}-{counter:000}, das erste Projekt eines Jahres bekommt also zum Beispiel die Nummer 2026-001. Dazu gehört der Zyklus, in dem der Zähler wieder bei eins beginnt, standardmäßig jährlich. In der Konfiguration siehst du außerdem, welche Nummer als Nächstes vergeben wird.
Das Format zu pflegen lohnt sich einmal am Anfang: Jede Nummer, die danach entsteht, folgt ihm automatisch, und die Projektnummer ist eines der Felder, nach denen du in der Projektliste suchst.
Was der Projektstatus steuert
Der Projektstatus ist mehr als eine Beschriftung. Er entscheidet mit darüber, ob dein Team noch auf das Projekt buchen kann und ob es in den Kennzahlen als aktiv zählt.
| Status | Buchen in der Zeiterfassung | Zählt als aktives Projekt |
|---|---|---|
| Angebot erstellt | ja | nein |
| Auftrag erteilt | ja | ja |
| Pausiert | ja | nein |
| Abgenommen | nein | nein |
| Abgebrochen | nein | nein |
Als aktives Projekt zählt die Kachel Aktive Projekte im Büro-Cockpit und im Dashboard der Projektübersicht nur, was auf Auftrag erteilt steht. Ein pausiertes Projekt fällt dort heraus, obwohl weiter darauf gebucht werden kann.
Den Status setzt du selbst, plansync ändert ihn nicht von allein. Die einzige Ausnahme: Entsteht das Projekt aus einem Angebot, startet es auf Auftrag erteilt.
Der Projektstatus wirkt dabei immer auf das ganze Projekt. Feiner steuerst du über den Status der einzelnen Phasen, auf welche Leistungsphasen gebucht werden darf: Eine abgeschlossene Phase ist gesperrt, während die übrigen Phasen des Projekts weiter offen bleiben. Siehe Phasenstatus und Zeitbuchung.
Was beim Anlegen im Hintergrund passiert
Mit dem Projekt legt plansync automatisch den Hauptauftrag an und übernimmt das Vertragsdatum als dessen Datum. Deshalb hat jedes Projekt von Anfang an genau einen Auftrag, auch wenn du selbst keinen angelegt hast, und deshalb steht im Tab Stammdaten unter Vertrag das Datum des Hauptauftrags.
Weitere Aufträge kommen später dazu, etwa für einen Nachtrag. Siehe Aufträge im Projekt.
Stammdaten später ändern
Der Tab Stammdaten im Projekt zeigt Erstelldatum, Vertragsdatum, Projekttyp, Projektfarbe, Tags und Kommentar. Ändern kannst du dort nichts, die Seite ist reine Anzeige.
Geändert wird über Bearbeiten im Kopf des Projekts. Der Dialog Details ändern enthält Bezeichnung, Projektnummer, Projekttyp, Projektstatus, Kunde, Kommentar, Tags und Projektfarbe. Auch der Projekttyp lässt sich hier nachträglich wechseln.
Das Vertragsdatum findest du dort nicht, denn es gehört zum Hauptauftrag. Du änderst es im Tab Leistungen über Auftrag bearbeiten am Hauptauftrag.
Wie es weitergeht
- Leistungen und Phasen im Projekt anlegen
- Mitarbeiter und Projektleitung zuweisen
- Vom Angebot zum Projekt, wenn das Projekt aus einem Angebot entstehen soll
Häufige Fragen
Mein Mitarbeiter sieht das neue Projekt nicht in der Zeiterfassung. Woran liegt das?
Meistens fehlt die Zuweisung: In der Zeiterfassung erscheinen nur Projekte, denen der Mitarbeitende im Tab Mitarbeiter zugewiesen ist. Der zweite mögliche Grund ist der Projektstatus, denn Projekte auf Abgenommen oder Abgebrochen werden dort nicht mehr angeboten. Archivierte Projekte ebenfalls nicht.
Wo ändere ich Bezeichnung oder Kunde nachträglich?
Über Bearbeiten im Kopf des Projekts, im Dialog Details ändern. Der Tab Stammdaten zeigt die Werte nur an.
Warum hat mein Projekt schon einen Auftrag, obwohl ich keinen angelegt habe?
Weil plansync beim Anlegen automatisch den Hauptauftrag erzeugt. Jedes Projekt braucht mindestens einen Auftrag, an dem die Leistungen hängen.
Muss ich vor einem Projekt ein Angebot erstellen?
Nein. Du kannst das Projekt direkt anlegen und die Leistungen dort erfassen. Der Weg über das Angebot lohnt sich, wenn der Kunde ein Dokument bekommt oder du die Kalkulation übernehmen willst. Siehe Vom Angebot zum Projekt.
Wo stelle ich das Format der Projektnummer ein?
In der Konfiguration unter Projekte. Dort legst du das Format mit Platzhaltern fest, den Startwert des Zählers und den Zyklus, in dem er zurückgesetzt wird.
Kann ich die Zeitbuchung nur für einen Teil des Projekts sperren?
Ja, über den Status der einzelnen Phasen. Der Projektstatus wirkt auf das ganze Projekt, der Phasenstatus je Phase. Wie das geht, steht in Phasenstatus und Zeitbuchung.