Erscheinungsbild
Leistungen und Phasen im Projekt anlegen
Dieser Artikel zeigt, wie die Leistungen eines Projekts entstehen und wie du sie später umbaust. Was Leistung, Phase und Einheit bedeuten, steht in den Grundlagen. Entsteht das Projekt aus einem Angebot, bringt es seine Leistungen schon mit, siehe Vom Angebot zum Projekt.
Bevor du startest
- Das Projekt ist angelegt, siehe Projekt anlegen.
- Du weißt, wie fein du später auswerten willst. Gebucht und bewertet wird auf Phasenebene, und diese Struktur nachträglich zu ändern ist aufwendig, sobald Zeiten darauf liegen.
Der Tab Leistungen
Im Tab Leistungen steht der gesamte Leistungsumfang des Projekts. Die Tabelle ist zweistufig: Oben die Leistung, darunter eingerückt ihre Phasen. Bei HOAI-Leistungen heißen die Phasen Leistungsphasen, bei individuellen Leistungen Positionen.
Darüber liegt eine Reiterzeile mit den Aufträgen des Projekts. Jeder Auftrag hat seinen eigenen Reiter, und über Alle untereinander siehst du sämtliche Aufträge in einer Ansicht. Mehr dazu in Aufträge im Projekt.
Über der Tabelle findest du die Werkzeuge für große Projekte: eine Suche, Filter und Spalten ein-/ausblenden. Welche Controlling-Spalten es gibt und was sie bedeuten, steht im Glossar der Controlling-Werte.
Eine Leistung anlegen
Über + Leistung hast du drei Wege:
- Manuell für alles, was nicht über die HOAI-Honorartafel läuft, insbesondere Stundenleistungen und Pauschalen.
- HOAI Rechner für Grundleistungen nach HOAI. Du wählst zuerst das Leistungsbild, danach lädt plansync die zugehörigen Leistungsphasen und den Rechner. Die Bedienung des Rechners mit Honorarzone, Honorarsatz und anrechenbaren Kosten ist in Angebote in plansync beschrieben, sie ist im Projekt dieselbe.
- Leistung aus Projekt kopieren übernimmt eine fertige Leistung samt Phasen aus einem anderen Projekt. Im Dialog durchsuchst du deine Projekte nach Name oder Nummer und wählst die Leistung aus. Das ist der schnellste Weg für Leistungen, die du in jedem Projekt ähnlich anlegst.
Hat das Projekt mehrere Aufträge, wählst du im Formular zuerst den Auftrag, zu dem die neue Leistung gehört.
Warum jede Phase ein Honorar braucht
Bei Kundenprojekten speichert plansync eine Leistung nur, wenn jede Phase einen Betrag größer null hat. Fehlt einer, bleibt Speichern inaktiv und darüber steht der Grund: „Bitte für alle ausgewählten Leistungen ein Honorar eingeben."
Das ist keine Schikane, sondern hält das Controlling brauchbar: Aus den Honoraren der Phasen entstehen Auftragssumme und Einsatzbudget, und eine Phase ohne Betrag würde beides stillschweigend verkleinern.
Mehrere Stundensätze in einer Leistung
Für Stundenleistungen hat sich dieselbe Struktur bewährt wie im Angebot: eine Leistung als Klammer und darin je Stundensatz eine eigene Position, etwa Projektleitung, Bauleitung und Technische Zeichnung. Jede Position bekommt die Einheit Std. und als Einzelpreis den jeweiligen Stundensatz.
So kannst du später nach Tätigkeit auswerten und abrechnen, statt alle Stunden in einen Topf zu werfen.
Leistungen umbauen
Jede Leistung hat rechts ein Zahnradmenü, jede Phase ein Menü mit drei Punkten. Darüber läuft alles Weitere:
| Aktion | Wo | Wozu |
|---|---|---|
| Bearbeiten | Leistung | Bezeichnung, Phasen, Mengen und Beträge ändern |
| HOAI Berechnung anzeigen | HOAI-Leistung | die hinterlegte Honorarermittlung nachvollziehen |
| Leistungsstand ändern | Leistung | den Stand aller Phasen auf einmal setzen |
| Leistungsstand bearbeiten | Phase | den Stand einer einzelnen Phase setzen |
| Rabatt/Zuschlag hinzufügen | Leistung | einen Abschlag oder Aufschlag auf die Leistung legen |
| Nach oben und Nach unten | Leistung | die Reihenfolge in der Tabelle ändern |
| In Auftrag verschieben… | Leistung | die Leistung einem anderen Auftrag zuordnen |
| Löschen | Leistung und Phase | entfernen, solange nichts darauf gebucht ist |
In Auftrag verschieben… erscheint nur, wenn das Projekt mehr als einen Auftrag hat. Verschieben geht ausschließlich innerhalb desselben Projekts.
Leistungen und Phasen löschen
Löschen ist nur möglich, solange keine Zeit darauf gebucht ist. Sobald ein einziger Zeiteintrag an einer Phase hängt, lehnt plansync das Löschen ab und nennt die Zahl, zum Beispiel: „Auf die Leistung „Objektplanung" sind noch 14 Zeiteinträge gebucht, deshalb kann sie nicht gelöscht werden. Buche die Stunden zuerst um."
Dasselbe gilt für migrierte Aufwände, also Bestandszeiten aus einer Vorgängersoftware, die auf die Leistung verweisen.
Du hast damit zwei Möglichkeiten: die Stunden auf eine andere Phase umbuchen und dann löschen, oder die Leistung stehen lassen. Das Löschen einer Leistung nimmt immer alle ihre Phasen mit.
Wie es weitergeht
Häufige Fragen
Warum ist Speichern ausgegraut, wenn ich eine Leistung anlege?
Weil mindestens eine Phase noch kein Honorar hat. Über den Schaltflächen steht der jeweilige Grund, bei HOAI-Leistungen auch dann, wenn noch kein Leistungsbild gewählt oder die Berechnung noch nicht erneut ausgeführt wurde.
Warum kann ich diese Leistungsphase nicht löschen?
Weil darauf schon Zeit gebucht ist. plansync nennt in der Meldung die Anzahl der Zeiteinträge. Buche die Stunden zuerst auf eine andere Phase um.
Kann ich eine Leistung in ein anderes Projekt verschieben?
Nein. Verschieben funktioniert nur zwischen den Aufträgen desselben Projekts. Für ein anderes Projekt nutzt du Leistung aus Projekt kopieren und legst dort eine Kopie an.
Wo trage ich die Stundensätze ein, die ich dem Kunden berechne?
Als Positionen in einer Stundenleistung des Projekts. Der interne Stundensatz, mit dem plansync die Kosten bewertet, ist etwas anderes und steht im Arbeitsvertrag, siehe Interner Stundensatz.
Ich habe dieselbe Leistung in vielen Projekten. Muss ich sie jedes Mal neu erfassen?
Nein, nimm + Leistung → Leistung aus Projekt kopieren und such das Projekt heraus, in dem die Leistung schon sauber angelegt ist.