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Interne Tätigkeiten erfassen
Dieser Artikel zeigt, wie du Arbeitszeit erfasst, die zu keinem Kunden gehört. In plansync ist das ein Projekt vom Typ Interne Tätigkeit, und es funktioniert wie ein Kundenprojekt, nur ohne alles, was mit Geld zu tun hat.
Wofür interne Tätigkeiten da sind
Alles, was dein Büro beschäftigt, ohne dass ein Kunde dafür zahlt: Büroorganisation und Akquise sind die typischen Fälle. Je nachdem, wie genau ihr auswerten wollt, legst du dafür eine einzige interne Tätigkeit mit mehreren Aufgaben an oder mehrere getrennte.
Der Nutzen liegt in der Vollständigkeit: Erst wenn auch die nicht abrechenbare Arbeit gebucht wird, ergibt der Vergleich von gebuchter und geleisteter Zeit ein stimmiges Bild, und das Arbeitszeitkonto stimmt.
Eine interne Tätigkeit anlegen
In der Projektliste wählst du Projekt erstellen → Interne Tätigkeit. Der Dialog ist derselbe wie beim Kundenprojekt, nur kürzer: Vertragsdatum, Projektstatus und Kunde entfallen, weil es keinen Auftraggeber gibt. Nötig ist nur die Bezeichnung, alles Weitere beschreibt Projekt anlegen.
Anschließend weist du im Tab Mitarbeiter alle zu, die darauf buchen sollen. Auch hier gilt: ohne Zuweisung keine Zeitbuchung. Siehe Mitarbeiter und Projektleitung zuweisen.
Aufgaben statt Leistungen
Im Projekt heißt der Tab, in dem du die Struktur pflegst, Aufgaben statt Leistungen. Inhaltlich ist es dieselbe Tabelle: Du legst Aufgaben an, gebucht wird auf die Zeilen darunter.
Angelegt wird über dieselbe Schaltfläche wie im Kundenprojekt, nur ohne Auswahl: Es gibt kein HOAI-Formular und kein Kopieren aus anderen Projekten, sondern direkt das manuelle Formular.
Beträge brauchst du dabei nicht. plansync speichert die Zeilen einer internen Aufgabe grundsätzlich mit Menge 1, der Einheit Pauschal und ohne Honorar, und auch Zu- und Abschläge werden nicht übernommen. Der Honorarzwang, der bei Kundenprojekten jede Phase blockiert, greift hier also nicht.
Was bei internen Tätigkeiten anders ist
| Kundenprojekt | Interne Tätigkeit | |
|---|---|---|
| Tab für die Struktur | Leistungen | Aufgaben |
| Tabs Rechnungen, Fremdleistungen, Angebote, Controlling | vorhanden | entfallen |
| Kunde, Vertragsdatum, Projektstatus | im Anlegen-Dialog | entfallen |
| Honorar je Phase | Pflicht | entfällt |
| HOAI-Rechner, Leistung kopieren | verfügbar | nicht verfügbar |
| Mitarbeiterzuweisung nötig | ja | ja |
Interne Stunden und die Kosten
Gebuchte Stunden bewertet plansync immer gleich, egal auf welchem Projekttyp sie liegen: Stunden mal internem Stundensatz des Mitarbeitenden, plus den Gemeinkostenfaktor aus den Controlling-Einstellungen.
Der Unterschied liegt in der Auswertung. Eine interne Tätigkeit hat keine Auftragssumme und kein Einsatzbudget, also auch kein Projekt-Controlling, dem man diese Kosten gegenüberstellen könnte. Der Gemeinkostenfaktor ist eine Einstellung, die du selbst pflegst, und keine Größe, die plansync aus deinen internen Stunden errechnet.
Wofür die internen Stunden also taugen: als vollständiges Bild der Arbeitszeit, als Grundlage für das Arbeitszeitkonto und als Zahlenbasis, wenn du deinen Gemeinkostenfaktor selbst überprüfen willst.
Wie es weitergeht
Häufige Fragen
Soll ich Urlaub und Krankheit als interne Tätigkeit buchen?
Nein. Beides läuft über die Abwesenheiten, damit plansync Urlaubsanspruch und Arbeitszeitkonto korrekt fortschreibt.
Warum kann ich bei einer internen Aufgabe kein Honorar eintragen?
Weil interne Tätigkeiten nicht abgerechnet werden. plansync speichert die Zeilen ohne Betrag, und der Honorarzwang aus den Kundenprojekten entfällt deshalb.
Wo sind die Tabs Rechnungen und Controlling bei meiner internen Tätigkeit?
Die gibt es dort nicht. Ohne Auftraggeber und Auftragssumme wären sie leer.
Kann ich eine interne Tätigkeit nachträglich in ein Kundenprojekt umwandeln?
Ja, den Projekttyp änderst du über Bearbeiten im Projektkopf im Dialog Details ändern. Die bereits gebuchten Zeiten bleiben erhalten, Beträge musst du danach selbst nachpflegen.