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Urlaubskonto verstehen
Dieser Artikel erklärt, woraus sich dein Urlaubskonto zusammensetzt, warum beantragte Tage schon abgezogen sind und was am Jahreswechsel mit deinem Resturlaub passiert. Wie du Urlaub überhaupt einträgst, steht in Abwesenheitsanträge stellen.
Wo du dein Urlaubskonto findest
Dein Urlaubskonto steckt im Bereich Abwesenheit, rechts neben dem Monatskalender. In der Legende steht unter Urlaub schon die Kurzform, etwa 12 Tage verbleibend. Das ist die Zahl, die die meisten im Alltag brauchen.
Ein Klick auf den Eintrag Urlaub öffnet den Dialog Urlaub mit den beiden Tabs Urlaubskonto und Aktivität. Im ersten steht, wie die Zahl zustande kommt, im zweiten, welche Anträge dahinterstecken.
Die Werte im Dialog „Urlaub"
Der Tab Urlaubskonto zeigt immer das laufende Kalenderjahr, überschrieben mit Zeitraum: 1. Januar - 31. Dezember und der Jahreszahl. Darunter stehen die Werte in dieser Reihenfolge:
| Wert | Was dahintersteckt |
|---|---|
| Urlaubsanspruch | Dein Jahresanspruch aus dem Arbeitsvertrag |
| Resturlaub | Was aus dem Vorjahr übertragen wurde |
| Zwischensummen | Anspruch plus Resturlaub, also dein Gesamtvorrat |
| Genehmigter Urlaub | Tage aus Anträgen, denen jemand zugestimmt hat |
| Beantragter Urlaub | Tage aus Anträgen, über die noch niemand entschieden hat |
| Verbleibender Urlaub | Was übrig bleibt |
Der Rechenweg dahinter ist schlicht:
Verbleibender Urlaub = (Urlaubsanspruch + Resturlaub) − Genehmigter Urlaub − Beantragter Urlaub
Der Balken darunter zeigt dieselben Zahlen noch einmal als Verhältnis, links Verbraucht, rechts Verfügbar. Verbraucht fasst genehmigte und beantragte Tage zusammen.
Genau hier liegt der Unterschied zum Arbeitszeitkonto, und er verwirrt regelmäßig. Das Arbeitszeitkonto zählt ausschließlich genehmigte Abwesenheiten. Dein Urlaubskonto ist also schon belastet, während deine Sollstunden noch weiterlaufen. Warum das so ist, steht in Abwesenheiten Grundlagen.
Nur der Abwesenheitstyp Urlaub taucht in diesem Konto auf. Krankheit, Fortbildung, Sonderurlaub und alle übrigen Typen kosten dich keine Urlaubstage.
Deine Urlaubsanträge im Tab „Aktivität"
Der Tab Aktivität listet jeden einzelnen Urlaubsantrag des gewählten Jahres. Über die Pfeile oben springst du in andere Jahre, die Beschriftung zeigt jeweils 1. Jan - 31. Dez mit der Jahreszahl.
Die Tabelle führt Zeitraum, Tage, Status, Anmerkung und Vertreter. Ein halber Tag am Anfang oder Ende ist am Kürzel ½ hinter dem Zeitraum zu erkennen. Der Status ist beantragt, genehmigt oder abgelehnt.
Über das Papierkorb-Symbol am Zeilenende löschst du einen Eintrag. plansync fragt mit Urlaub löschen nach und nennt den Zeitraum. Das funktioniert auch für Zeiträume, die bereits genehmigt sind oder in der Vergangenheit liegen. Die Tage landen wieder in deinem Konto, und dein Arbeitszeitkonto wird für diese Tage zurückgerechnet.
Wie plansync Urlaubstage zählt
Gezählt werden nur Tage, an denen du laut Arbeitsvertrag arbeiten müsstest. Drei Gruppen fallen damit von vornherein heraus:
- Wochenenden und deine freien Wochentage. Maßgeblich ist dein Arbeitszeitmodell. Wer in Teilzeit mittwochs frei hat, verbraucht für einen Mittwoch im Urlaub keinen Tag.
- Feiertage. Welche gelten, hängt am Feiertags-Bundesland in deinem Arbeitsvertrag. Ein Feiertag mitten im Urlaub kostet dich nichts.
- Tage ohne gültigen Arbeitsvertrag, etwa vor deinem Eintritt.
Halbe Tage sind nur am ersten und letzten Tag eines Zeitraums möglich. Ein Urlaub, der nachmittags beginnt und eine Woche später vormittags endet, kostet dich die vollen Tage dazwischen plus zweimal einen halben.
Wie sich dein Jahresanspruch selbst ergibt, insbesondere bei Teilzeit, steht in Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter festlegen.
Urlaub über den Jahreswechsel
Ein Antrag darf nicht über den Jahreswechsel reichen. Trägst du einen Zeitraum vom 27. Dezember bis zum 3. Januar ein, lehnt plansync das Speichern ab.
Der Grund ist das Konto selbst: Urlaubstage gehören immer zu genau einem Jahr, und ein Zeitraum, der in zwei Jahre fällt, wäre nicht eindeutig zuzuordnen. Stelle deshalb zwei Anträge, einen bis zum 31. Dezember und einen ab dem 1. Januar. Der erste belastet dein altes Konto, der zweite dein neues.
Die Urlaubsvorschau beim Beantragen
Sobald du im Antragsformular den Typ Urlaub und einen Zeitraum gewählt hast, blendet plansync den Block Urlaubsvorschau ein. Er zeigt drei Zahlen:
- Beantragte Tage, also was dieser Zeitraum nach der Zählung oben kostet
- Aktuell verfügbar, dein verbleibender Urlaub vor diesem Antrag
- Danach verfügbar, was übrig bliebe
Die dritte Zahl ist die interessante. Sie färbt sich rot, sobald sie ins Minus liefe, und das ist die Vorwarnung: Reicht dein Vorrat nicht, lässt sich der Antrag nicht speichern. plansync meldet dann, dass nicht genügend Urlaubstage vorhanden sind. Minus-Urlaub gibt es nicht.
Die Vorschau lohnt auch dann einen Blick, wenn genug Tage da sind. Weil Wochenenden und Feiertage herausfallen, kostet ein Zeitraum oft weniger, als die Kalendertage vermuten lassen.
Jahreswechsel: was mit dem Resturlaub passiert
In der Nacht zum 1. Januar legt plansync für jede Person das neue Urlaubsjahr an. Zwei Werte werden dabei gesetzt:
- Resturlaub bekommt den kompletten verbleibenden Urlaub des alten Jahres.
- Urlaubsanspruch kommt aus dem Arbeitsvertrag, der am 1. Januar gilt.
Beides zusammen ist ab dem 1. Januar dein neuer Vorrat. Wer also im Dezember noch vier Tage offen hatte, startet mit vier Tagen Resturlaub ins neue Jahr.
Der Übertrag passiert automatisch, du musst nichts anstoßen. Stimmt eine Zahl nicht, etwa weil ein Vertrag zu spät kam, korrigiert die Büroleitung sie im Mitarbeiterbereich, nicht du selbst.
Wie es weitergeht
- Abwesenheitsanträge stellen – Zeitraum markieren, Typ wählen, Genehmiger und Vertretung
- Abwesenheiten Grundlagen – alle Abwesenheitstypen und wie Urlaubskonto und Arbeitszeitkonto zusammenhängen
- Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter festlegen – woher der Jahresanspruch kommt
- Urlaubstage korrigieren und Initialstand eintragen – Anspruch und Resturlaub von Hand richtigstellen
- Resturlaub aller Mitarbeiter auswerten – die Bürosicht über alle Konten
Häufige Fragen
Mein verbleibender Urlaub ist kleiner, als ich erwartet habe. Woran liegt das?
Vermutlich an einem Antrag, über den noch niemand entschieden hat. Unter Beantragter Urlaub siehst du, wie viele Tage das sind. Sie sind bereits abgezogen, damit du sie nicht ein zweites Mal verplanst. Welche Anträge dahinterstecken, zeigt der Tab Aktivität im Dialog Urlaub im Bereich Abwesenheit.
Was passiert mit meinem Resturlaub am 31. Dezember?
Er wandert vollständig ins neue Jahr und steht dort als Resturlaub neben deinem neuen Urlaubsanspruch. Der Übertrag läuft automatisch in der Nacht zum 1. Januar.
Ich will Urlaub über Silvester nehmen. Wie trage ich den ein?
Als zwei Anträge, einen bis zum 31. Dezember und einen ab dem 1. Januar. Ein einzelner Antrag über den Jahreswechsel lässt sich nicht speichern, weil Urlaubstage immer zu genau einem Jahr gehören.
Zählt ein Feiertag mitten im Urlaub als Urlaubstag?
Nein. plansync zählt nur Tage, an denen du laut Arbeitsvertrag arbeiten müsstest. Feiertage, Wochenenden und deine freien Wochentage fallen heraus. Welche Feiertage gelten, hängt am Feiertags-Bundesland in deinem Arbeitsvertrag.
Kann ich einen halben Tag Urlaub nehmen?
Ja, allerdings nur am Anfang oder am Ende eines Zeitraums. Ein halber Tag mitten in einem mehrtägigen Urlaub ist nicht vorgesehen. In der Liste erkennst du halbe Tage am Kürzel ½ hinter dem Zeitraum.
Warum lässt sich mein Antrag nicht speichern, obwohl noch Tage übrig sind?
Prüfe in der Urlaubsvorschau den Wert Danach verfügbar. Ist er negativ, reicht dein Vorrat für genau diesen Zeitraum nicht, und plansync lehnt den Antrag ab. Häufigste Ursache: ein weiterer Antrag wartet noch auf seine Entscheidung und ist bereits abgezogen.
Kann ich einen bereits genehmigten Urlaub wieder entfernen?
Ja. Du löschst den Eintrag im Tab Aktivität des Dialogs Urlaub im Bereich Abwesenheit, auch für Zeiträume in der Vergangenheit. Die Tage kommen in dein Konto zurück, dein Arbeitszeitkonto wird zurückgerechnet, und die genehmigende Person wird darüber informiert.
Wer kann meinen Urlaubsanspruch korrigieren?
Nur wer Mitarbeiterdaten bearbeiten darf. Der Weg dorthin steht in Urlaubstage korrigieren und Initialstand eintragen.