Abwesenheitstypen und Genehmigungsregeln einrichten

Dieser Artikel zeigt, wie du festlegst, welche Abwesenheiten dein Büro überhaupt kennt und wer sie genehmigt. Beides steuerst du an einer Stelle, in der Konfiguration. Wie die Anträge dann entschieden werden, steht in Abwesenheitsanträge genehmigen.

Bevor du startest

Die Seite setzt das Leserecht für die Konfiguration voraus, Änderungen zusätzlich das Schreibrecht. Wer beides nicht hat, sieht die Seite nicht. In der Praxis ist das die Rolle Admin.

Alles hier gilt für das gesamte Büro. Es gibt keine Einstellung pro Projekt oder pro Team. Unterschiede zwischen einzelnen Personen bildest du über benutzerspezifische Regeln ab, dazu weiter unten mehr.

Die Seite besteht aus drei Karten untereinander: Verfügbare Abwesenheitstypen, Genehmigungsregeln und Gleitzeitregelung.

Welche Abwesenheitstypen dein Büro nutzt

Die erste Karte Verfügbare Abwesenheitstypen entscheidet, was im Antragsformular überhaupt zur Auswahl steht. Je Typ gibt es einen Schalter und daneben ein Kennzeichen, das die Wirkung auf die Arbeitszeit angibt:

Abwesenheitstyp	Kennzeichen	Voreingestellt
Urlaub	reduziert Sollzeit	aktiv
Krank	reduziert Sollzeit	aktiv
Kind krank	reduziert Sollzeit	aktiv
Elternzeit	reduziert Sollzeit	aktiv
Sonstiges	reduziert Sollzeit	aktiv
Sonderurlaub	reduziert Sollzeit	aus
Unbezahlter Urlaub	reduziert Sollzeit	aus
Fortbildung	reduziert Sollzeit	aus
Homeoffice	Anwesenheit	aus
Dienstreise	Anwesenheit	aus

Flexstunden steht bewusst nicht in dieser Liste. Der Typ wird von der Gleitzeitregelung gesteuert, ist immer verfügbar und lässt sich nicht abschalten.

Die beiden Typen mit dem Kennzeichen Anwesenheit sind die Sonderfälle: Die Person arbeitet, nur eben nicht im Büro. Die Sollstunden bleiben deshalb bestehen, und Zeiten werden normal erfasst.

Homeoffice zweimal

Für Homeoffice gibt es in plansync zwei Wege, und sie schließen sich aus. Aktivierst du Homeoffice hier als Abwesenheitstyp, beantragen Mitarbeitende es wie jede andere Abwesenheit, und es erscheint für alle im Teamkalender. Alternativ lässt sich Homeoffice als einfache Markierung direkt in der Arbeitszeiterfassung setzen, die aber niemand im Teamkalender sieht. Sobald du den Abwesenheitstyp aktivierst, schaltet plansync die Markierung in der Zeiterfassung automatisch ab. Ein Info-Symbol neben dem Typ erklärt das auch in der Oberfläche.

Einen Typ wieder abschalten

Bereits erfasste Abwesenheiten bleiben unverändert stehen und wirken weiter, auch im Arbeitszeitkonto. Gesperrt wird nur das Neuanlegen: Versucht jemand, den Typ zu beantragen, meldet plansync, dass dieser Abwesenheitstyp in diesem Büro nicht verfügbar ist.

Das ist gewollt, denn sonst würden rückwirkend Sollstunden entstehen, für die niemand Zeiten erfasst hat. Wer den Altbestand tatsächlich bereinigen will, muss die Einträge einzeln umtragen.

Standardregeln: wer genehmigt was

Die zweite Karte Genehmigungsregeln hat zwei Reiter. Der erste, Standardregeln, gilt für alle, die keiner spezifischen Regel zugeordnet sind. Die Tabelle führt je Regel Abwesenheiten, Genehmigung erforderlich, Darf genehmigen und Wird informiert.

Über Hinzufügen legst du eine Regel an. Der Dialog hat drei Blöcke.

Für welche Abwesenheiten gilt die Regel? Hier hakst du die Typen an. Jeder Typ kann nur einer Standardregel zugeordnet sein; bereits vergebene Typen sind ausgegraut und tragen den Hinweis, dass sie schon in einer anderen Standardregel zugewiesen sind. Ein Büro braucht deshalb oft mehrere Regeln, etwa eine für die genehmigungspflichtigen Typen und eine für den Rest.

Ist eine Genehmigung erforderlich? Bei Nein gilt ein Antrag dieses Typs sofort und wirkt unmittelbar. Bei Ja wählst du darunter die Personen aus. Der Untertitel sagt genau, was diese Auswahl bedeutet: Die hier ausgewählten Personen stehen dem Antragsteller als Genehmiger zur Auswahl.

Das ist der Kern der ganzen Seite. Die Regel benennt einen Kreis, sie verteilt keine Anträge. Wer aus diesem Kreis den Antrag bekommt, entscheidet die antragstellende Person beim Ausfüllen. Mindestens eine Person muss ausgewählt sein, eine genehmigungspflichtige Regel ohne Genehmiger lässt sich nicht speichern. Zur Auswahl stehen nur Personen, deren Rolle nicht Mitarbeiter ist.

Sollen weitere Personen benachrichtigt werden? Diese Personen entscheiden nichts, sie bekommen nur Kopien: über jeden neuen Antrag und über jede Genehmigung oder Absage. Typische Empfänger sind die Büroleitung oder die Lohnbuchhaltung.

Was gilt, solange keine Regel existiert

Solange dein Büro überhaupt keine Genehmigungsregel angelegt hat, greift eine Voreinstellung: Urlaub, Elternzeit und Homeoffice brauchen eine Genehmigung, alle übrigen Typen nicht. Als Genehmiger stehen dann alle Personen zur Auswahl, deren Rolle nicht Mitarbeiter ist.

Wichtig

Mit der ersten eigenen Regel fällt diese Voreinstellung komplett weg. Ab dann zählt nur noch, was in den Regeln steht, und ein Typ ohne passende Regel ist genehmigungsfrei. Legst du also eine Regel nur für Urlaub an, ist Elternzeit ab diesem Moment nicht mehr genehmigungspflichtig, ohne dass du es irgendwo siehst. Nimm deshalb beim ersten Anlegen gleich alle Typen mit, die eine Genehmigung brauchen sollen.

Benutzerspezifische Regeln

Der zweite Reiter Benutzerspezifische Regeln überschreibt die Standardregeln für bestimmte Personen. Der Dialog ist derselbe, nur mit einem zusätzlichen ersten Block Für welche Personen gilt die Regel?, und die Tabelle hat die Spalte Gilt für.

Eine benutzerspezifische Regel gewinnt immer gegen die Standardregel. Sucht plansync die Regel für eine Person und einen Typ, schaut es zuerst, ob eine spezifische Regel die Person nennt, und greift nur sonst auf die Standardregel zurück. Innerhalb eines Typs kann eine Person auch nur einer spezifischen Regel zugeordnet sein.

Typische Anwendungsfälle:

• Die Büroleitung genehmigt sich nicht selbst und braucht eine eigene Regel mit jemand anderem als Genehmiger.
• Auszubildende sollen an eine bestimmte Person berichten statt an den allgemeinen Kreis.
• Eine Person arbeitet fest für eine Projektleitung und soll deren Zustimmung einholen.

Bereits gestellte Anträge fasst eine Regeländerung nicht mehr an. Der Genehmiger steht mit dem Absenden im Eintrag fest und bleibt dort, auch wenn du die Regel danach umbaust.

Die Falle mit dem einzigen Genehmiger

Sobald in einer Standardregel genau eine Person als Genehmiger steht, warnt der Dialog. Der Grund: Den eigenen Antrag darf niemand selbst genehmigen, und andere Genehmiger gibt es nicht. Diese Person kann für die betroffenen Typen also keinen eigenen Antrag mehr stellen.

In kleinen Büros trifft das fast immer die Inhaberin oder den Inhaber, weil sonst niemand die passende Rolle hat. Zwei Wege führen heraus:

• Eine zweite Person in die Regel aufnehmen. Das löst gleichzeitig das Problem, dass sonst niemand einspringen kann, wenn der einzige Genehmiger im Urlaub ist.
• Eine benutzerspezifische Regel für diese Person anlegen, die für die betroffenen Typen keine Genehmigung verlangt. Dann gelten ihre eigenen Anträge sofort.

Wichtig

Dieselbe Abhängigkeit greift beim Archivieren. Ist jemand für einen Abwesenheitstyp der letzte aktive Genehmiger, verweigert plansync das Archivieren und nennt die betroffenen Typen. Erst wenn ein anderer Genehmiger hinterlegt ist, lässt sich die Person archivieren.

Eine Regel ändern oder löschen

Über das Menü am Zeilenende einer Regel liegen Bearbeiten und Löschen. Das Löschen fragt mit Regel löschen nach, nennt die betroffenen Abwesenheitstypen und weist darauf hin, dass sich die Aktion nicht rückgängig machen lässt.

Denk beim Löschen an den Abschnitt zur Voreinstellung: Die betroffenen Typen fallen damit nicht auf die Voreinstellung zurück, sondern werden genehmigungsfrei, solange irgendeine andere Regel existiert.

Gleitzeitregelung

Die dritte Karte Gleitzeitregelung legt fest, wogegen Gleittage laufen: gegen das Überstundenkonto direkt oder gegen umgewandeltes Gleitzeitguthaben. Das gehört thematisch zu den Flexstunden und nicht zu den Genehmigungsregeln, deshalb bleibt es hier bei diesem Hinweis.

Wie es weitergeht

• Abwesenheitsanträge genehmigen – wie die Anträge dann entschieden werden
• Abwesenheiten Grundlagen – alle Abwesenheitstypen und ihre Wirkung auf die Sollzeit
• Unbezahlten Urlaub erfassen – ein Typ, der erst freigeschaltet werden muss
• Mitarbeiter archivieren und reaktivieren – warum das Archivieren an Genehmigungsregeln scheitern kann

Häufige Fragen

Ein Mitarbeiter findet einen Abwesenheitstyp nicht in der Auswahl. Woran liegt das?

Er ist für dein Büro nicht freigeschaltet. Voreingestellt aktiv sind nur Urlaub, Krank, Kind krank, Elternzeit und Sonstiges. Die übrigen schaltest du in der Konfiguration unter Verfügbare Abwesenheitstypen ein.

Warum kann ich einen Typ nicht in meine Standardregel aufnehmen?

Weil er bereits in einer anderen Standardregel steht. Jeder Abwesenheitstyp gehört zu genau einer Standardregel. Nimm ihn dort heraus oder bearbeite gleich die bestehende Regel.

Wie erreiche ich, dass Krankmeldungen ohne Genehmigung gelten?

Lege eine Regel an, die Krank und Kind krank umfasst, und setze Ist eine Genehmigung erforderlich? auf Nein. Anträge dieser Typen gelten dann sofort.

Warum kann die Büroleitung ihren eigenen Urlaub nicht beantragen?

Weil sie vermutlich die einzige Person im Genehmigerkreis für Urlaub ist, und den eigenen Antrag darf niemand selbst genehmigen. Nimm eine zweite Person in die Regel auf oder lege für die Büroleitung eine benutzerspezifische Regel ohne Genehmigungspflicht an.

Wer bekommt die E-Mails zu einem Antrag?

Drei Kreise. Die ausgewählte genehmigende Person bekommt den Antrag, der CC-Kreis aus der Regel bekommt eine Kopie zur Information, und eine eingetragene Vertretung wird gesondert benachrichtigt. Dieselben drei erfahren später auch von der Genehmigung oder Absage.

Was passiert mit bestehenden Einträgen, wenn ich einen Abwesenheitstyp abschalte?

Nichts. Sie bleiben stehen und wirken weiter. Gesperrt ist nur das Anlegen neuer Abwesenheiten dieses Typs.

Ich habe meine erste Regel angelegt, und plötzlich braucht Elternzeit keine Genehmigung mehr. Warum?

Weil die Voreinstellung nur gilt, solange gar keine Regel existiert. Mit der ersten eigenen Regel zählt ausschließlich, was in den Regeln steht, und ein Typ ohne Regel ist genehmigungsfrei. Ergänze Elternzeit in einer Regel mit Genehmigungspflicht.