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Glossar der Controlling-Werte ​

Dieser Artikel erklärt jeden Wert, den plansync im Projekt-Controlling anzeigt: was er bedeutet, wie er berechnet wird, wo du ihn findest und wie aktuell er ist. In der Anwendung kommst du von jedem Wert direkt hierher, über das Info-Symbol neben der Spaltenüberschrift und den Link Mehr erfahren.

Wie aktuell sind die Zahlen ​

Nicht alle Werte entstehen zum selben Zeitpunkt, und das erklärt die meisten Rückfragen.

Ein nächtlicher Lauf schreibt die gebuchten Stunden, die internen Kosten und den Leistungswert fort. Alles, was daraus abgeleitet ist, trägt denselben Stand. Wenn du also heute Stunden buchst, erscheinen sie im Controlling erst am nächsten Tag. Die Spalten, die davon betroffen sind, tragen in der Anwendung einen Hinweis auf den Stand.

Tagesaktuell sind dagegen alle Werte rund um die Abrechnung und die Zahlungen, die Fremdkosten, die manuell eingetragenen Zeiten und alles, was nur von Auftragssumme, Fremdkosten und deinen Controlling-Einstellungen abhängt: Auftragssumme, Eigenanteil, Einsatzbudget und Stundenbudget.

Eine Besonderheit solltest du kennen: Die Projektliste liest den nächtlich fortgeschriebenen Leistungswert, das einzelne Projekt rechnet ihn dagegen live aus den fortgeschriebenen Stunden. Wenn du den Leistungsstand einer Phase von Hand änderst, können beide bis zum nächsten Lauf unterschiedliche Zahlen zeigen. Das gleicht sich von selbst wieder an.

Nach Thema finden ​

Die Werte stehen unten alphabetisch, damit du eine Spaltenüberschrift schnell findest. Wenn du dich stattdessen einlesen willst, ist hier derselbe Bestand nach Themen sortiert.

Auftrag und Leistung ​

Was vereinbart ist und wie viel davon erbracht wurde.

Auftragssumme · Auftragssumme (ohne Zu-/Abschläge) · Eigenanteil · Leistungswert · Leistungsstand · Leistungsstand (eigene Arbeit) · Restleistung · Stundenbudget · Gebuchte Stunden

Abrechnung und Zahlung ​

Was davon in Rechnung gestellt und was bezahlt wurde.

Abgerechnet · Abrechnungsstand · Offene Auftragssumme · Nicht abgerechnete Leistung · Bezahlt (netto)

Kosten ​

Was dich das Projekt kostet, eigene Arbeit und Zukauf.

Gebuchte Kosten · Gemeinkosten · Interne Kosten (inkl. Gemeinkosten) · Fremdkosten (vergeben) · Fremdkosten (abgerechnet) · Fremdkosten (bezahlt) · Gesamtkosten · Manuell eingetragene Kosten · Ø Ist-Stundensatz · Ø Kosten je Stunde

Budget und Ergebnis ​

Was übrig bleiben soll und was tatsächlich übrig bleibt.

Kalkulationssätze · Einsatzbudget · Restbudget · Budgetverbrauch · Restbudget in Stunden · Restbudget in Stunden (Ist-Satz) · Ergebnis (Vorgabe) · Ergebnis (nach Auftragssumme) · Ergebnis (nach Leistungswert) · Ergebnis (nach Abrechnung) · Ergebnis (nach Zahlung) · Ergebnis-Hochrechnung · Ergebnis je Stunde

Die Werte von A bis Z ​

Abgerechnet ​

Was es ist: Der Nettobetrag, den du dem Kunden für dieses Projekt bereits in Rechnung gestellt hast.

So wird gerechnet: Summe aller gestellten Rechnungen, netto, inklusive Rabatten und Zuschlägen auf Positions- und Leistungsebene. Stornierte Rechnungen zählen nicht mit. Bei Abschlagsreihen wird die Kette so verrechnet, dass nichts doppelt zählt.

Wo du es siehst: Controlling, Leistungen-Tab, Ergebnisübersicht im Projekt und im Excel-Export.

Datenstand: tagesaktuell.

Abrechnungsstand ​

Was es ist: Der Anteil der Auftragssumme, der bereits abgerechnet ist, in Prozent. Den Betrag dazu findest du unter Abgerechnet.

So wird gerechnet: Abgerechnet geteilt durch Auftragssumme.

Wo du es siehst: Leistungen-Tab.

Datenstand: tagesaktuell.

Auftragssumme ​

Was es ist: Die vereinbarte Vergütung deines Projekts, netto. Das ist die zentrale Bezugsgröße, gegen die fast alles andere gerechnet wird.

So wird gerechnet: Summe der Nettobeträge aller Aufträge des Projekts. Auf Leistungs- und Phasenebene dieselbe Größe für den jeweiligen Teil.

Wo du es siehst: Projektliste, Projekt-Dashboard, Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: tagesaktuell.

Auftragssumme (ohne Zu-/Abschläge) ​

Was es ist: Die Auftragssumme, bevor Zuschläge und Rabatte auf Positions- und Leistungsebene angerechnet werden. Der Vergleich mit der Auftragssumme zeigt dir, wie viel deine Anpassungen ausmachen.

So wird gerechnet: Summe der Nettobeträge ohne die erfassten Zu- und Abschläge.

Wo du es siehst: Leistungen-Tab.

Datenstand: tagesaktuell.

Bezahlt (netto) ​

Was es ist: Das Geld, das für dieses Projekt tatsächlich eingegangen ist, umgerechnet auf netto.

So wird gerechnet: Summe der erfassten Zahlungseingänge, je Rechnung mit deren eigenem Steuersatz auf netto zurückgerechnet. Dadurch stimmt der Wert auch bei sieben Prozent, bei steuerfreien Rechnungen und bei Reverse Charge.

Wo du es siehst: Ergebnisübersicht im Projekt, Tab Controlling.

Datenstand: tagesaktuell.

Budgetverbrauch ​

Was es ist: Wie viel deines Einsatzbudgets die eigene Arbeit schon aufgebraucht hat, in Prozent. Die Vergleichsgröße dazu ist der Leistungsstand (eigene Arbeit), nicht der Leistungsstand des Projekts, denn beide Werte messen nur deine eigene Arbeit: Liegt der Budgetverbrauch deutlich darüber, arbeitet das Projekt teurer als kalkuliert. Ohne Fremdleistungen sind beide Leistungsstände gleich. Mit einer vergebenen Phase hebt deren Fortschritt den Leistungsstand des Projekts, sagt aber nichts über deine Kosten; der Vergleich damit ließe das Projekt besser aussehen, als es ist.

So wird gerechnet: Interne Kosten inklusive Gemeinkosten, geteilt durch das Einsatzbudget, mal hundert. Fremdkosten tauchen hier nicht noch einmal auf, sie sind schon im Einsatzbudget abgezogen. Deshalb steigt der Budgetverbrauch, sobald du eine Fremdleistung vergibst: nicht weil mehr verbraucht wäre, sondern weil das Budget kleiner geworden ist. Ist das Einsatzbudget null oder negativ, zeigt plansync keinen Wert.

Wo du es siehst: Controlling, Leistungen-Tab (mit dem Leistungsstand (eigene Arbeit) als einblendbarer Nachbarspalte) und im Excel-Export.

Datenstand: täglich aktualisiert.

Eigenanteil ​

Was es ist: Der Teil der Auftragssumme, den dein Büro selbst erbringt. Was du an Subunternehmer vergeben hast, ist herausgerechnet. Der Eigenanteil ist die Grundlage für Einsatzbudget, Stundenbudget und alle Ergebnisse.

So wird gerechnet: Auftragssumme minus Fremdkosten (vergeben), für jede Phase einzeln. Welche Phasen eine Fremdleistung trifft, legt ihr Phasenbezug fest, siehe Fremdleistungen anlegen und vergeben. Leistung und Projekt sind die Summe ihrer Phasen. Die Auftragssumme selbst bleibt unverändert, du berechnest dem Kunden ja weiterhin das volle Honorar.

Vergibst du für eine Phase mehr, als sie an Auftragssumme trägt, wird ihr Eigenanteil negativ. plansync deckelt das nicht bei null, sondern zeigt die Überschreitung, damit du sie siehst.

Wo du es siehst: Controlling, Leistungen-Tab (einblendbare Spalte) und im Excel-Export.

Datenstand: tagesaktuell.

Einsatzbudget ​

Was es ist: Der Betrag, den deine eigene Arbeit an diesem Projekt kosten darf, damit am Ende der kalkulierte Gewinn und die Risikoreserve übrig bleiben. Die Vergleichsgröße zu deinen internen Kosten.

So wird gerechnet: Eigenanteil abzüglich Gewinnmarge und Risikozuschlag, für jede Phase einzeln. Welche Sätze gelten, steht unter Kalkulationssätze. Leistung und Projekt sind die Summe ihrer Phasen.

Ein Beispiel mit zwei Phasen zu 60.000 € und 40.000 €, 10 % Gewinn und 5 % Risiko: Ohne Fremdleistung ist der Eigenanteil 100.000 € und das Einsatzbudget 85.000 €. Vergibst du einen Statiker für 20.000 € auf die erste Phase, sinkt deren Eigenanteil auf 40.000 € und ihr Einsatzbudget auf 34.000 €. Die zweite Phase bleibt bei 34.000 €, das Projekt steht bei 68.000 €.

Du gibst das Einsatzbudget nirgends ein. Es ergibt sich aus Auftragssumme, vergebenen Fremdleistungen und deinen Kalkulationssätzen und zieht mit, wenn sich davon etwas ändert: ein Nachtrag erhöht die Auftragssumme, eine Vergabe senkt den Eigenanteil, beides schlägt sofort durch.

Wo du es siehst: Projektliste, Leistungen-Tab (mit den verwendeten Sätzen im Info-Symbol) und im Excel-Export.

Datenstand: tagesaktuell.

Ergebnis (nach Abrechnung) ​

Was es ist: Was übrig bliebe, wenn du nur das zählst, was du bereits in Rechnung gestellt hast. Rechnung gegen Rechnung: deine Ausgangsrechnungen gegen die Eingangsrechnungen deiner Subunternehmer.

So wird gerechnet: Abgerechnet minus interne Kosten minus Fremdkosten (abgerechnet).

Wo du es siehst: Ergebnisübersicht im Projekt, Tab Controlling, und im Excel-Export.

Datenstand: gemischt. Die internen Kosten werden täglich aktualisiert, Abrechnung und Eingangsrechnungen sind tagesaktuell.

Ergebnis (nach Auftragssumme) ​

Was es ist: Was am Projekt übrig bleibt, wenn du den vollen Auftrag zugrunde legst und die Kosten nehmen, die bis heute angefallen sind.

So wird gerechnet: Eigenanteil minus interne Kosten. Die vergebenen Fremdkosten stecken schon im Eigenanteil, deshalb werden sie hier nicht noch einmal abgezogen. Das Ergebnis ist dasselbe wie Auftragssumme minus Gesamtkosten, nur einmal gerechnet statt zweimal.

Wo du es siehst: Controlling, Leistungen-Tab (einblendbare Spalte) und im Excel-Export.

Datenstand: gemischt, siehe Gesamtkosten.

Ergebnis (nach Leistungswert) ​

Was es ist: Was bisher verdient ist, gemessen an der tatsächlich erbrachten Leistung. Der ehrlichste Blick auf den aktuellen Stand, weil er weder von deiner Rechnungsstellung noch vom Zahlungsverhalten des Kunden abhängt.

So wird gerechnet: Eigenanteil mal Leistungsstand minus interne Kosten, für jede Phase einzeln und dann summiert. Eine vergebene Fremdleistung wird dabei im selben Takt angesetzt wie die Phase, zu der sie gehört: Steht die Phase bei 50 %, zählt auch die Hälfte der Fremdkosten. So wird eine Fremdleistung nicht voll gegen einen erst halb erbrachten Umsatz gestellt. Leer, solange keine Phase einen Leistungswert trägt, etwa bei Phasen mit der Einheit Prozent oder bei Bestandszeiten ohne Phase; die Kosten stehen dann weiter in den Kostenspalten und im Ergebnis (nach Auftragssumme). Trägt mindestens eine Phase einen Leistungswert, zählen die übrigen mit 0 und ihren Kosten.

Wo du es siehst: Projekt-Dashboard, Ergebnisübersicht im Projekt, Leistungen-Tab (einblendbare Spalte) und im Excel-Export.

Datenstand: gemischt, siehe Gesamtkosten.

Ergebnis (nach Zahlung) ​

Was es ist: Was übrig bliebe, wenn du nur das zählst, was schon geflossen ist. Geld gegen Geld: die Zahlungen deiner Kunden gegen das, was du an Subunternehmer bezahlt hast.

So wird gerechnet: Bezahlt (netto) minus interne Kosten minus Fremdkosten (bezahlt). Diesen Wert gibt es nur für das ganze Projekt, weil Zahlungseingänge keiner einzelnen Phase zugeordnet sind.

Wo du es siehst: Ergebnisübersicht im Projekt, Tab Controlling, und im Excel-Export.

Datenstand: gemischt. Die internen Kosten werden täglich aktualisiert, Zahlungen sind tagesaktuell.

Ergebnis (Vorgabe) ​

Was es ist: Das Ergebnis, das du dir mit deiner Kalkulation für dieses Projekt vorgenommen hast. Die Messlatte für alle anderen Ergebniswerte.

So wird gerechnet: Eigenanteil minus Einsatzbudget, also genau Gewinnmarge und Risikozuschlag auf die eigene Arbeit. Die Sätze sind die Kalkulationssätze der Leistung; eine spätere Änderung deiner Controlling-Einstellungen verschiebt die Vorgabe laufender Projekte nicht. Der Prozentwert daneben bezieht sich auf die Auftragssumme, wie bei der Hochrechnung. Deshalb liegt er unter deinen Kalkulationssätzen, sobald Fremdleistungen vergeben sind: Gewinn und Risiko sind nur auf den Eigenanteil gerechnet, die Auftragssumme enthält aber auch den vergebenen Teil. Im Beispiel unter Leistungsstand (eigene Arbeit) ergeben 15 % auf 80.000 € Eigenanteil 12.000 €, also 12 % der Auftragssumme von 100.000 €.

Wo du es siehst: Ergebnisübersicht im Projekt, Tab Controlling, Leistungen-Tab (einblendbare Spalte) und im Excel-Export.

Datenstand: tagesaktuell.

Ergebnis-Hochrechnung ​

Was es ist: Das Ergebnis, das am Projektende zu erwarten ist, wenn deine eigene Arbeit im bisherigen Verhältnis weiterläuft. Die Zahl, die dir sagt, ob du eingreifen musst.

So wird gerechnet: Eigenanteil minus die auf das Projektende hochgerechneten internen Kosten. Dafür teilt plansync die bisherigen internen Kosten durch den Leistungsstand deiner eigenen Arbeit: Hast du davon 37,5 % erbracht und 30.000 € verbraucht, werden daraus 80.000 € bis zum Ende. Der Leistungsstand deiner eigenen Arbeit zählt die Phasen nach ihrem Eigenanteil, nicht nach ihrer Auftragssumme. Er kann deshalb vom Leistungsstand des Projekts abweichen, sobald Fremdleistungen auf einzelnen Phasen liegen: Eine fertige, aber komplett vergebene Phase sagt nichts darüber, wie viel deine eigene Arbeit kostet. Die Fremdkosten werden nicht hochgerechnet, sie stehen mit der Vergabe fest. Solange deine eigene Arbeit bei 0 % steht, gibt es noch keine Hochrechnung. Der Prozentwert daneben bezieht sich auf die Auftragssumme, wie bei der Vorgabe.

Wo du es siehst: Ergebnisübersicht im Projekt, Tab Controlling, mit dem Leistungsstand (eigene Arbeit) direkt darunter, im Büro-Cockpit als Grundlage der Risiko-Projekte, Leistungen-Tab (einblendbare Spalte) und im Excel-Export.

Datenstand: gemischt. Die internen Kosten werden täglich aktualisiert, Leistungsstand und Fremdkosten sind tagesaktuell.

Ergebnis je Stunde ​

Was es ist: Was jede gebuchte Stunde in diesem Projekt unterm Strich einbringt.

So wird gerechnet: Ergebnis (nach Auftragssumme) geteilt durch die gebuchten Stunden.

Wo du es siehst: Controlling. Über das Info-Symbol siehst du die Aufschlüsselung je Leistung.

Datenstand: täglich aktualisiert.

Fremdkosten (vergeben) ​

Was es ist: Was du deinen Subunternehmern für dieses Projekt verbindlich zugesagt hast. Eine Verpflichtung, die ab der Vergabe feststeht, unabhängig davon, ob schon eine Rechnung vorliegt.

So wird gerechnet: Summe der Einkaufspreise aller Fremdleistungen im Status Beauftragt oder Abgeschlossen, netto. Geplante, noch nicht vergebene Fremdleistungen zählen nicht mit, verworfene ebenfalls nicht. Jede Fremdleistung landet auf den Phasen ihres Phasenbezugs, verteilt im Verhältnis der Auftragssummen; ohne Phasenbezug auf allen Phasen ihrer Leistung, ohne Leistung auf allen Phasen des Projekts. Die vergebenen Fremdkosten mindern den Eigenanteil dieser Phasen und damit Einsatzbudget und Stundenbudget.

Wo du es siehst: Projektliste, Controlling, Fremdleistungen-Tab, Leistungen-Tab (einblendbare Spalte) und im Excel-Export.

Datenstand: tagesaktuell.

Fremdkosten (abgerechnet) ​

Was es ist: Was deine Subunternehmer dir für dieses Projekt tatsächlich in Rechnung gestellt haben.

So wird gerechnet: Summe der erfassten Eingangsrechnungen, netto, offene und bezahlte. Die Differenz zu den vergebenen Fremdkosten zeigt dir, was noch aussteht, und deckt Nachträge oder Minderleistungen auf. In das Ergebnis (nach Abrechnung) gehen diese Fremdkosten ein, in Eigenanteil und Einsatzbudget nicht.

Wo du es siehst: Controlling, Fremdleistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: tagesaktuell.

Fremdkosten (bezahlt) ​

Was es ist: Was du an deine Subunternehmer für dieses Projekt schon überwiesen hast.

So wird gerechnet: Summe der Eingangsrechnungen im Status Bezahlt, netto. Dieser Wert geht in das Ergebnis (nach Zahlung) ein, damit dort Geld gegen Geld gerechnet wird.

Wo du es siehst: Controlling, Ergebnisübersicht im Projekt (Tab Controlling) und im Excel-Export.

Datenstand: tagesaktuell.

Gebuchte Kosten ​

Was es ist: Was dich die für dieses Projekt gebuchten Stunden an Personalkosten kosten, ohne Gemeinkostenzuschlag.

So wird gerechnet: Je Zeiteintrag Stundensatz mal Dauer, aufsummiert, zuzüglich der manuell eingetragenen Zeiten. Der Stundensatz wird zum Datum des Eintrags aufgelöst und danach festgeschrieben. Pausen sind mit null bewertet, weil sie im Stundensatz bereits stecken.

Wo du es siehst: Projektliste, Controlling und im Excel-Export.

Datenstand: täglich aktualisiert.

Gebuchte Stunden ​

Was es ist: Die Arbeitszeit, die auf dieses Projekt gebucht wurde.

So wird gerechnet: Summe aller Zeiteinträge des Projekts, zuzüglich der manuell eingetragenen Zeiten. Pausen zählen nie mit.

Wo du es siehst: Projektliste, Projekt-Dashboard, Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: täglich aktualisiert. Die manuell eingetragenen Zeiten sind tagesaktuell.

Gemeinkosten ​

Was es ist: Der Anteil deiner Bürokosten, der über den Gemeinkostenzuschlag auf die gebuchten Stunden umgelegt wird.

So wird gerechnet: Gebuchte Kosten mal dem Gemeinkostensatz aus den Controlling-Einstellungen.

Wo du es siehst: Controlling.

Datenstand: täglich aktualisiert.

Gesamtkosten ​

Was es ist: Alles, was dich dieses Projekt kostet, eigene Arbeit und zugekaufte Leistung zusammen.

So wird gerechnet: Interne Kosten inklusive Gemeinkosten plus Fremdkosten (vergeben). Die abgerechneten Fremdkosten fließen bewusst nicht ein, damit die Gesamtkosten die volle Verpflichtung zeigen und nicht nur das, was schon abgerechnet wurde. Für Restbudget und Budgetverbrauch sind die Gesamtkosten nicht mehr die Bezugsgröße, dort rechnet plansync mit dem Eigenanteil und den internen Kosten; die Gesamtkosten sind der schnelle Blick auf die Kostenseite.

Wo du es siehst: Projektliste, Controlling und im Excel-Export. Steckt in den Gesamtkosten ein Betrag aus manuell eingetragenen Zeiten, zeigt dir ein Info-Symbol daneben, wie hoch er ist.

Datenstand: gemischt. Der interne Anteil wird täglich aktualisiert, die Fremdkosten und die manuell eingetragenen Kosten sind tagesaktuell.

Interne Kosten (inkl. Gemeinkosten) ​

Was es ist: Was dich die eigene Arbeit an diesem Projekt insgesamt kostet.

So wird gerechnet: Gebuchte Kosten plus Gemeinkosten, einschließlich der manuell eingetragenen Zeiten.

Wo du es siehst: Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: täglich aktualisiert.

Kalkulationssätze ​

Was es ist: Gewinnmarge und Risikozuschlag, mit denen plansync das Einsatzbudget einer Leistung rechnet. Sie stammen aus den Controlling-Einstellungen deines Büros.

So wird gerechnet: Für eine Leistung gelten die Sätze, die an dem Tag galten, an dem du sie angelegt hast. Die Controlling-Einstellungen führen eine Historie, und jede Leistung liest die Version, die zu ihrem Anlegetag passt. Phasen, die du später abrufst, übernehmen den Anlegetag ihrer Leistung. Gab es an diesem Tag noch keine Einstellungen, zum Beispiel weil das Projekt vor der Einrichtung angelegt wurde, gelten die aktuellen Sätze. Welche Sätze eine Leistung nutzt, zeigt dir das Info-Symbol am Einsatzbudget im Leistungen-Tab.

Zwei Dinge folgen daraus. Wenn du deine Einstellungen mit einem neuen Gültigkeitsdatum änderst, bekommen nur neue Leistungen die neuen Sätze, laufende Projekte behalten ihre Kalkulation. Wenn du dagegen eine Version in der Historie bearbeitest oder löschst, ändern sich die Budgets aller Leistungen, die in ihrem Zeitraum angelegt wurden.

Der kalkulatorische Bürostundensatz gehört nicht zu den Kalkulationssätzen einer Leistung. Er ist immer der aktuelle, und eine Änderung wirkt sofort auf das Stundenbudget aller Projekte.

Wo du es siehst: Info-Symbol am Einsatzbudget im Leistungen-Tab, Controlling-Einstellungen.

Datenstand: tagesaktuell.

Leistungsstand ​

Was es ist: Wie weit dein Projekt fachlich fortgeschritten ist, in Prozent.

So wird gerechnet: Leistungswert geteilt durch Auftragssumme, mal hundert, gerechnet nur über die Phasen, deren Fortschritt sich messen lässt. Wie der Leistungswert einer Phase entsteht, hängt von ihrer Einheit ab, siehe Leistungswert.

Zwei Arten von Phasen bleiben außen vor, und zwar aus verschiedenen Gründen:

  • Phasen mit der Einheit Prozent und Phasen ohne Einheit zählen komplett nicht mit, weder im Leistungswert noch in der Auftragssumme. Für sie ermittelt plansync gar keinen Leistungswert.
  • Eine Stundenphase ohne beauftragte Menge steuert ihren Leistungswert sehr wohl bei, bleibt aber aus dem Leistungsstand heraus. Ohne beauftragte Menge gibt es keine Auftragssumme, gegen die sich ein Fortschritt messen ließe. In der Phasenzeile siehst du deshalb einen Betrag beim Leistungswert, beim Leistungsstand dagegen keinen Wert.

Wo du es siehst: Projektliste, Projekt-Dashboard, Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: täglich aktualisiert.

Leistungsstand (eigene Arbeit) ​

Was es ist: Wie weit die Arbeit deines eigenen Büros fortgeschritten ist, in Prozent. Die Basis der Ergebnis-Hochrechnung und die Vergleichsgröße zum Budgetverbrauch.

Faustregel für die beiden Leistungsstände: Geldfragen gegen den Leistungsstand (Restleistung, Abrechnung, Leistungswert), Kostenfragen gegen den Leistungsstand (eigene Arbeit) (Budgetverbrauch, Hochrechnung, Restbudget). Der Leistungsstand sagt, wie viel vom Auftrag erbracht ist; der Leistungsstand (eigene Arbeit) sagt, wie viel von deiner Arbeit erbracht ist, und nur sie verursacht deine internen Kosten.

So wird gerechnet: Erbrachter Eigenanteil geteilt durch Eigenanteil, mal hundert, gerechnet nur über die Phasen, deren Fortschritt sich messen lässt. Jede Phase zählt also mit ihrem Eigenanteil statt mit ihrer Auftragssumme. Ohne Fremdleistungen ist der Wert identisch mit dem Leistungsstand. Sobald eine Fremdleistung auf einzelnen Phasen liegt, weichen beide voneinander ab: Eine fertige, aber komplett vergebene Phase hebt den Leistungsstand des Projekts, sagt aber nichts darüber, wie weit deine eigene Arbeit ist.

Ein Beispiel: Zwei Phasen mit je 40.000 € Eigenanteil, die erste bei 50 %, die zweite bei 25 %. Erbracht sind 20.000 € plus 10.000 €, also 30.000 € von 80.000 €: 37,5 %. Der Leistungsstand des Projekts liegt bei 40 %, weil die erste Phase zusätzlich 20.000 € Statiker-Honorar trägt, das zur Hälfte als erbracht zählt.

Wo du es siehst: Ergebnisübersicht im Projekt, Tab Controlling, direkt unter der Ergebnis-Hochrechnung, als einblendbare Spalte im Leistungen-Tab (Gruppe Fortschritt, neben dem Budgetverbrauch) und in der Controlling-Übersicht sowie im Excel-Export. In der Phasenzeile ist der Wert immer gleich dem Leistungsstand der Phase; erst auf Leistungs- und Projektebene weichen beide voneinander ab.

Datenstand: gemischt. Der Fortschritt wird täglich aktualisiert, die Fremdkosten sind tagesaktuell.

Leistungswert ​

Was es ist: Der Wert der Arbeit, die du bisher erbracht hast. Nicht das, was du abgerechnet hast, sondern das, was dir zusteht.

So wird gerechnet: Das hängt von der Einheit der Phase ab, und das ist der wichtigste Punkt in diesem Glossar:

  • Bei Stundenphasen rechnet plansync automatisch: gebuchte Stunden mal Netto-Stundensatz. Einen Prozentwert kannst du dort nicht von Hand setzen. Das gilt auch dann, wenn du keine Menge beauftragt hast, etwa weil der Aufwand bei Auftragserteilung noch offen war. Die gebuchten Stunden zählen trotzdem als erbrachte Leistung und erscheinen in der Nicht abgerechneten Leistung.
  • Bei Pauschale, Stück, Tag und HOAI pflegst du den Leistungsstand je Phase selbst. Der Leistungswert ist dann Auftragssumme mal diesem Stand.
  • Bei der Einheit Prozent wird kein Leistungswert ermittelt. Solche Phasen bleiben in allen davon abgeleiteten Werten außen vor.

Wo du es siehst: Projektliste, Projekt-Dashboard, Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: täglich aktualisiert.

Manuell eingetragene Kosten ​

Was es ist: Kosten aus Arbeitszeit, die außerhalb von plansync entstanden ist und nachträglich erfasst wurde, typischerweise beim Umstieg von einem Vorsystem.

So wird gerechnet: Summe der erfassten Bestandszeiten mit dem dabei angegebenen Stundensatz. Diese Kosten stecken in den Gebuchten Kosten, den Internen Kosten und den Gesamtkosten und sind dort nicht gesondert ausgewiesen. Wie hoch der Anteil ist, zeigt dir das Info-Symbol an den Gesamtkosten.

Wo du es siehst: Als Hinweis an den Gesamtkosten in der Projektliste und im Controlling.

Datenstand: tagesaktuell.

Nicht abgerechnete Leistung ​

Was es ist: Arbeit, die du erbracht, aber noch nicht in Rechnung gestellt hast. Der Wert zeigt dir, wo Geld liegen bleibt.

So wird gerechnet: Leistungswert minus abgerechneter Betrag. Ein negativer Wert bedeutet, dass du mehr abgerechnet hast als erbracht, etwa durch eine erhaltene Anzahlung.

Wo du es siehst: Projektliste, Projekt-Dashboard, Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: gemischt. Der Leistungswert wird täglich aktualisiert, der abgerechnete Betrag ist tagesaktuell.

Ø Ist-Stundensatz ​

Was es ist: Was dich eine Stunde in diesem Projekt im Durchschnitt tatsächlich gekostet hat.

So wird gerechnet: Interne Kosten inklusive Gemeinkosten, geteilt durch die gebuchten Stunden.

Wo du es siehst: Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: täglich aktualisiert.

Ø Kosten je Stunde ​

Was es ist: Die durchschnittlichen Kosten einer gebuchten Stunde, ohne Gemeinkosten.

So wird gerechnet: Gebuchte Kosten geteilt durch die gebuchten Stunden.

Wo du es siehst: Controlling.

Datenstand: täglich aktualisiert.

Offene Auftragssumme ​

Was es ist: Wie viel du für dieses Projekt noch abrechnen darfst.

So wird gerechnet: Volle Auftragssumme minus abgerechneter Betrag. Achte auf den Unterschied zur Restleistung: Die offene Auftragssumme rechnet gegen die volle Auftragssumme und beantwortet die Frage nach dem Geld. Die Restleistung rechnet nur gegen die Auftragssumme der Phasen, deren Fortschritt sich messen lässt, und beantwortet die Frage nach der Arbeit.

Wo du es siehst: Projektliste, Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: tagesaktuell.

Restbudget ​

Was es ist: Was von deinem Einsatzbudget für die eigene Arbeit noch übrig ist.

So wird gerechnet: Einsatzbudget minus interne Kosten inklusive Gemeinkosten. Die vergebenen Fremdkosten sind schon im Einsatzbudget abgezogen und tauchen hier nicht noch einmal auf. Ein negativer Wert bedeutet, dass deine eigene Arbeit das Budget überschritten hat.

Wo du es siehst: Projektliste, Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: gemischt. Die internen Kosten werden täglich aktualisiert, das Einsatzbudget ist tagesaktuell.

Restbudget in Stunden ​

Was es ist: Wie viele Stunden du mit dem verbleibenden Budget noch arbeiten kannst, gerechnet zu deinem kalkulierten Bürostundensatz.

So wird gerechnet: Restbudget geteilt durch den kalkulatorischen Bürostundensatz aus den Controlling-Einstellungen, immer mit dem aktuellen Satz.

Wo du es siehst: Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: gemischt, siehe Restbudget.

Restbudget in Stunden (Ist-Satz) ​

Was es ist: Dieselbe Frage wie oben, aber realistisch gerechnet: mit dem Stundensatz, den dieses Projekt tatsächlich verursacht.

So wird gerechnet: Restbudget geteilt durch den Ø Ist-Stundensatz dieses Projekts. Weicht der Wert stark von der Variante mit dem kalkulierten Satz ab, arbeitet das Projekt teurer oder günstiger als geplant.

Wo du es siehst: Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: gemischt, siehe Restbudget.

Restleistung ​

Was es ist: Wie viel Arbeit in diesem Auftrag noch aussteht, in Euro.

So wird gerechnet: Auftragssumme minus Leistungswert, gerechnet nur über die Phasen, deren Fortschritt sich messen lässt. Phasen mit der Einheit Prozent, Phasen ohne Einheit und Stundenphasen ohne beauftragte Menge zählen nicht mit, genau wie beim Leistungsstand. Zum Unterschied gegenüber der Offenen Auftragssumme siehe dort.

Wo du es siehst: Projektliste, Projekt-Dashboard, Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: täglich aktualisiert.

Stundenbudget ​

Was es ist: Die Stunden, die dir für die eigene Arbeit an diesem Projekt zur Verfügung stehen. Die Vergleichsgröße zu den gebuchten Stunden.

So wird gerechnet: Einsatzbudget geteilt durch den kalkulatorischen Bürostundensatz, für jede Phase einzeln und dann summiert. Weil das Einsatzbudget vom Eigenanteil ausgeht, sinkt das Stundenbudget einer Phase in dem Moment, in dem du eine Fremdleistung darauf vergibst: Stunden, die der Subunternehmer leistet, sind nicht mehr deine. Ist der Eigenanteil negativ, wird auch das Stundenbudget negativ, und der Leistungen-Tab weist mit einem Warnzeichen darauf hin. Ohne Bürostundensatz in den Controlling-Einstellungen gibt es kein Stundenbudget.

Wo du es siehst: Projektliste, Projekt-Dashboard, Controlling, Leistungen-Tab und im Excel-Export.

Datenstand: tagesaktuell.

Wie es weitergeht ​

Häufige Fragen ​

Was ist der Unterschied zwischen Restleistung und offener Auftragssumme?

Beide klingen ähnlich und rechnen gegen verschiedene Bezugsgrößen. Die Offene Auftragssumme nutzt die volle Auftragssumme und beantwortet die Frage "wie viel darf ich noch abrechnen". Die Restleistung nutzt nur die Auftragssumme der Phasen, deren Fortschritt sich messen lässt, und beantwortet die Frage "wie viel Arbeit steht noch aus". Bei einem Projekt ohne prozentbasierte Leistungen liegen beide oft nah beieinander, sie messen aber Verschiedenes.

Welchen Leistungsstand nehme ich wofür?

Geldfragen gegen den Leistungsstand, Kostenfragen gegen den Leistungsstand (eigene Arbeit). Restleistung, Abrechnung und Leistungswert hängen daran, wie viel vom Auftrag erbracht ist, also am Leistungsstand. Budgetverbrauch, Ergebnis-Hochrechnung und Restbudget hängen daran, wie viel von deiner eigenen Arbeit erbracht ist, denn nur sie verursacht deine internen Kosten. Ohne Fremdleistungen sind beide Werte gleich; mit vergebenen Phasen zeigt der Leistungsstand (eigene Arbeit) den ehrlicheren Vergleich für deine Kosten. Siehe Leistungsstand (eigene Arbeit).

Warum hat mein Projekt keinen Leistungsstand?

Weil alle seine Leistungen die Einheit Prozent haben. Für diese Einheit ermittelt plansync keinen Leistungswert, und ohne Leistungswert gibt es auch keinen Leistungsstand. Solche Phasen bleiben in allen davon abgeleiteten Werten außen vor. Denselben Effekt hat ein Projekt, das ausschließlich aus Stundenphasen ohne beauftragte Menge besteht: Es zeigt dann zwar einen Leistungswert, aber keinen Leistungsstand.

Warum zählt eine Stundenphase ohne beauftragte Menge nicht in den Leistungsstand?

Weil der Leistungsstand misst, wie weit du mit dem gekommen bist, was beauftragt ist. Hast du keine Menge beauftragt, fehlt diese Bezugsgröße, und ein Prozentwert hätte nichts, worauf er sich bezieht. Der Leistungswert der Phase zählt trotzdem voll mit, ebenso die Nicht abgerechnete Leistung und das Ergebnis (nach Leistungswert). Es geht dir also nichts verloren, du siehst den Fortschritt nur nicht in Prozent.

Warum kann ich den Leistungsstand bei manchen Phasen nicht setzen?

Bei Phasen mit der Einheit Stunde rechnet plansync den Leistungswert automatisch aus den gebuchten Stunden und dem Netto-Stundensatz. Ein von Hand gesetzter Prozentwert würde dieser Rechnung widersprechen, deshalb ist er dort nicht möglich. Bei Pauschale, Stück, Tag und HOAI pflegst du den Stand dagegen selbst.

Worin unterscheiden sich die beiden Werte "Restbudget in Stunden"?

Nur im Stundensatz, mit dem das Restbudget umgerechnet wird: einmal dein kalkulatorischer Bürostundensatz, einmal der tatsächliche Ø Ist-Stundensatz dieses Projekts. Liegen beide weit auseinander, arbeitet das Projekt mit einem anderen Team-Mix als kalkuliert.

Warum sinkt mein Stundenbudget, sobald ich eine Fremdleistung vergebe?

Weil der Subunternehmer einen Teil der Arbeit übernimmt. Mit der Vergabe sinkt der Eigenanteil der betroffenen Phasen um den Einkaufspreis, damit das Einsatzbudget und damit die Stunden, die dir für die eigene Arbeit bleiben. Das Stundenbudget zeigt also immer die eigenen Stunden, nicht die Stunden des Subunternehmers.

Welche Gewinnmarge und welcher Risikozuschlag gelten für mein Projekt?

Die Sätze, die am Anlegetag der Leistung in den Controlling-Einstellungen galten. Das Info-Symbol am Einsatzbudget im Leistungen-Tab nennt sie dir samt dem Gültigkeitsbeginn. Eine spätere Änderung der Einstellungen betrifft nur neu angelegte Leistungen, siehe Kalkulationssätze.

Mein Einsatzbudget hat sich geändert, obwohl ich nichts am Projekt gemacht habe.

Drei Ursachen kommen in Frage. Erstens hat jemand eine Fremdleistung vergeben oder eine Vergabe zurückgezogen, das verschiebt den Eigenanteil. Zweitens wurde in den Controlling-Einstellungen eine historische Version bearbeitet oder gelöscht, die zum Anlegetag deiner Leistung gehört. Drittens hatte dein Büro beim Anlegen des Projekts noch keine Controlling-Einstellungen; sobald welche eingetragen sind, rechnet plansync damit.

Zählen manuell eingetragene Zeiten in den Kosten mit?

Ja, in allen Kostenwerten: in den Gebuchten Kosten, den Internen Kosten und den Gesamtkosten. Wie hoch der Anteil ist, zeigt dir das Info-Symbol an den Gesamtkosten.

Warum sinkt mein Ergebnis, sobald ich eine Fremdleistung vergebe?

Weil der Einkaufspreis ab der Vergabe den Eigenanteil mindert, unabhängig davon, ob schon eine Eingangsrechnung vorliegt. Das ist Absicht: Ab der Vergabe steht die Verpflichtung fest, und dein Ergebnis soll sie zeigen, bevor die Rechnung kommt. Im Ergebnis (nach Leistungswert) zählt die Fremdleistung im Takt ihrer Phase mit, bei 50 % Leistungsstand also zur Hälfte.

Wie unterscheidet sich die Ergebnis-Hochrechnung vom Ergebnis nach Leistungswert?

Das Ergebnis (nach Leistungswert) ist der Stand heute: erbrachter Eigenanteil minus bisherige Kosten. Die Ergebnis-Hochrechnung blickt ans Projektende und nimmt an, dass die eigene Arbeit im bisherigen Verhältnis weiterläuft. Steht die Hochrechnung unter der Vorgabe, verdient das Projekt weniger als kalkuliert; ist sie negativ, steuert es auf einen Verlust zu.

Warum weicht der Leistungswert in der Projektliste vom Projekt selbst ab?

Weil die Liste den nächtlich fortgeschriebenen Wert zeigt und das Projekt ihn live aus den fortgeschriebenen Stunden rechnet. Nach einer Änderung des Leistungsstands von Hand gleichen sich beide mit dem nächsten Lauf wieder an.

Warum steht im Stundensatz-Dialog eine Zeile "Nicht aufgeschlüsselt"?

Der Dialog schlüsselt das Ergebnis je Leistung auf. Zwei Dinge lassen sich dabei nicht einer einzelnen Leistung zuordnen: Leistungen ohne gebuchte Stunden und manuell eingetragene Zeiten. Damit die Rechnung trotzdem aufgeht, weist der Dialog die Differenz offen als eigene Zeile aus, statt sie zu verstecken.