Projekt archivieren und löschen

Irgendwann ist ein Projekt durch und soll die Liste nicht mehr füllen. Dieser Artikel zeigt, was Archivieren genau bewirkt, was in einem archivierten Projekt noch möglich ist und warum Löschen nur in einem einzigen Fall die richtige Wahl ist. Wann im Abschluss eines Projekts der richtige Zeitpunkt zum Archivieren ist, steht in Projekt abschließen.

Archivieren oder löschen?

Die Faustregel ist kurz: archivieren ist der Normalfall, löschen die Ausnahme.

Archivieren räumt auf, ohne etwas wegzuwerfen. Das Projekt verschwindet aus der aktiven Liste und aus der Projektauswahl der Zeiterfassung, bleibt aber vollständig lesbar und lässt sich jederzeit zurückholen.

Löschen entfernt das Projekt mit seinen Leistungen, Phasen und allen gebuchten Zeiten unwiderruflich. Es gibt keinen Papierkorb. Der einzige Fall, in dem das sinnvoll ist: ein Projekt, das versehentlich angelegt wurde und in dem noch nichts passiert ist.

Ein Projekt archivieren

Im Menü oben rechts im Projektkopf liegt Archivieren. Der Dialog sagt, was passiert: Das Projekt wird aus der aktiven Projektliste und aus der Zeiterfassung-Auswahl ausgeblendet und lässt sich jederzeit wieder aus dem Archiv holen. Archivieren bestätigt.

Danach trägt der Projektkopf das Kennzeichen Archiviert, und über den Tabs steht ein grauer Hinweis, dass die Bearbeitungsfunktionen deaktiviert sind.

Was im Archiv noch geht und was nicht

Ein archiviertes Projekt ist nicht weg, es ist stillgelegt:

• Lesen geht vollständig. Alle Tabs sind offen, Leistungen, Zeitbuchungen, Rechnungen und Controlling stehen unverändert da.
• Ändern geht nicht. Die Schaltflächen zum Bearbeiten, Anlegen und Löschen sind im ganzen Projekt aus, auch in den Fremdleistungen.
• Zeit buchen geht nicht mehr. Das Projekt fällt aus der Auswahl der Zeiterfassung heraus. Deine Mitarbeitenden finden es dort nicht mehr, auch wenn sie ihm zugeordnet sind.

Willst du etwas ändern, hol das Projekt vorher zurück.

Wo archivierte Projekte auftauchen und wo nicht

Ort	Archivierte Projekte
Tab Übersicht der Projektliste	nein
Tab Archiv der Projektliste	ja, mit Spalte Archiviert am
Tab Controlling der Projektliste	nein, sie lassen sich nicht auswählen
Projektauswahl der Zeiterfassung	nein
Meine Projekte	nein
Büro-Cockpit, Projektkennzahlen und Risikoprojekte	nein
Zeitauswertung	die Stunden zählen weiter mit, im Filter Projekte lässt sich ein archiviertes Projekt aber nicht auswählen
Rechnungen des Büros	ja, auch im Projektfilter
Excel-Export	ja, wenn du sie im Tab Archiv ausdrücklich anhakst

Der Excel-Export ist damit der Weg, abgeschlossene Jahre auszuwerten, ohne die Projekte zurückholen zu müssen. Siehe Projektliste filtern und exportieren.

Ein Projekt aus dem Archiv holen

Öffne das Projekt aus dem Archiv heraus. Im Menü des Projektkopfs steht dann Aus Archiv holen an derselben Stelle, an der vorher Archivieren stand. Ein Klick genügt, eine Rückfrage gibt es nicht.

Das Projekt ist danach wieder vollständig bearbeitbar, steht wieder in der aktiven Liste und ist in der Zeiterfassung wieder buchbar. Archivieren und Zurückholen kannst du beliebig oft.

Ein Projekt löschen

Löschen steht ebenfalls im Menü des Projektkopfs, rot abgesetzt. Der Dialog warnt, dass alle Projektdaten unwiderruflich gelöscht werden, und nennt zusätzlich, wenn das Projekt bereits Rechnungen oder gebuchte Zeiten enthält. Bestätigt wird nicht mit einem Knopfdruck: Du musst den Satz Projekt unwiderruflich löschen eintippen, erst dann wird die Schaltfläche Projekt löschen aktiv.

Wichtig

Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen, und plansync hält dich auch dann nicht auf, wenn im Projekt schon Zeiten gebucht oder Rechnungen gestellt sind. Die gebuchten Zeiten verschwinden mit dem Projekt, sie fehlen danach in jeder Auswertung. Bei einem Projekt, zu dem es bereits Rechnungen gibt, ist Löschen deshalb die falsche Entscheidung: Archiviere es stattdessen.

Der eingetippte Satz ist genau deshalb da. Er ist keine Formalie, sondern die einzige Bremse zwischen dir und einem unwiederbringlichen Verlust.

Wie es weitergeht

• Projektliste filtern und exportieren – der Tab Archiv und der Excel-Export
• Controlling über alle Projekte – warum archivierte Projekte dort fehlen
• Projekt anlegen – der Projektstatus als mildere Alternative zum Archivieren

Häufige Fragen

Ein Projekt ist aus der Liste verschwunden. Wo ist es?

Sehr wahrscheinlich im Tab Archiv der Projektliste. Dort steht es mit dem Datum unter Archiviert am. Über Aus Archiv holen im Menü des Projekts ist es sofort wieder aktiv.

Meine Mitarbeitenden können nicht mehr auf das Projekt buchen.

Dann ist es archiviert. Archivierte Projekte fallen aus der Projektauswahl der Zeiterfassung heraus, auch für zugeordnete Mitarbeitende. Hol das Projekt zurück, dann ist es wieder buchbar.

Zählen archivierte Projekte noch im Controlling mit?

In der Controlling-Übersicht nicht, dort sind nur aktive Projekte auswählbar. Im Excel-Export zählen sie mit, sobald du sie im Tab Archiv anhakst. Die Zahlen des Projekts selbst bleiben unverändert erhalten.

Kann ich ein Projekt mit Rechnungen löschen?

Technisch ja, plansync sperrt das nicht. Tu es trotzdem nicht. Ein Projekt, zu dem Rechnungen gestellt wurden, gehört ins Archiv, nicht in den Papierkorb.

Was ist der Unterschied zwischen archivieren und dem Projektstatus?

Der Projektstatus steuert, ob auf ein Projekt gebucht werden darf, und lässt es in der Liste stehen. Archivieren blendet das ganze Projekt aus und friert es ein. Für ein ruhendes Projekt, das du im Blick behalten willst, ist der Status die mildere Wahl, siehe Projekt anlegen.

Kann ich mehrere Projekte auf einmal archivieren?

Nein, das geht nur Projekt für Projekt über das Menü im Projektkopf.