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Mitarbeiter archivieren und reaktivieren ​

Scheidet ein Mitarbeiter aus, archivierst du ihn. Das sperrt seinen Zugang und gibt seinen Lizenzplatz für einen neuen Mitarbeiter frei, während seine erfassten Zeiten und deine Auswertungen der Vergangenheit unverändert bleiben. Dieser Artikel zeigt, wie du archivierst, was sich danach genau ändert und wie du einen archivierten Mitarbeiter zurückholst.

Bevor du archivierst ​

Prüfe drei Dinge, bevor du den Zugang sperrst. plansync fordert dich dazu nicht auf, danach lassen sie sich aber nur noch umständlich klären:

  • Projektleitung übergeben. Ein archivierter Mitarbeiter bleibt den Projekten zugeordnet, denen er zugeordnet war, auch als Projektleitung. Anmelden kann er sich dann aber nicht mehr. Trage in seinen laufenden Projekten also vorher jemand anderen als Projektleitung ein.
  • Offene Zeiten erfassen lassen. Nach dem Archivieren kommt der Mitarbeiter nicht mehr in plansync hinein und kann nichts mehr nachtragen.
  • Resturlaub und Arbeitszeitkonto klären. Beide Werte brauchst du eventuell noch für die Abrechnung des Austritts, und in den Auswertungen taucht der Mitarbeiter danach nicht mehr auf.

Einen Mitarbeiter archivieren ​

Öffne die Mitarbeiterliste und wähle den gewünschten Mitarbeiter. Im Tab Stammdaten findest du den Bereich Zugang mit der Schaltfläche Mitarbeiter archivieren.

plansync fragt vor dem Archivieren nach und fasst im Dialog zusammen, was passiert: Der Mitarbeiter kann sich danach nicht mehr anmelden und erscheint nicht mehr in der Mitarbeiterliste, sein Platz wird wieder frei, seine erfassten Zeiten bleiben erhalten. Mit Archivieren bestätigst du.

Danach trägt der Mitarbeiter in seinem Kopfbereich die Kennzeichnung Archiviert mit dem Datum, und der Bereich Zugang zeigt statt der Schaltflächen den Hinweis, dass sein Zugang gesperrt und sein Platz frei ist.

Was sich nach dem Archivieren ändert ​

Am besten merkst du es dir so: Alles, was in der Vergangenheit liegt, bleibt. Alles, was in die Zukunft zeigt, hört auf.

Das bleibt erhalten:

  • Alle erfassten Zeiten des Mitarbeiters, mit allen Projekten und Leistungen
  • Dein Controlling und die Kosten der Vergangenheit, die sich dadurch nicht verschieben
  • Die Auswertung der Zeitbuchungen je Projekt, in der er weiterhin auftaucht
  • Sein Arbeitsvertrag mit allen Daten

Das endet:

  • Der Zugang. Der Mitarbeiter kann sich nicht mehr anmelden.
  • Die Mitarbeiterliste zeigt ihn nicht mehr.
  • Für ihn werden keine Sollstunden mehr gezählt, sein Arbeitszeitkonto läuft nicht weiter. Es entstehen also keine Minusstunden, nur weil niemand mehr Zeiten erfasst.
  • Auswertungen über die aktuelle Belegschaft lassen ihn aus, etwa die Resturlaubsauswertung und der Teamkalender.
  • Zum Jahreswechsel wird für ihn kein Urlaub mehr übertragen.

Archivierte Mitarbeiter finden: der Tab Archiv ​

Neben der Mitarbeiterübersicht gibt es den Tab Archiv. Dort stehen alle archivierten Mitarbeiter, jeweils mit dem Datum in der Spalte Archiviert am.

Oben auf der Seite siehst du zwei Kennzahlen: Archivierte Mitarbeiter und Freie Plätze. Die zweite ist beim Reaktivieren die entscheidende.

Der Tab ist nur für Nutzer sichtbar, die Mitarbeiterdaten bearbeiten dürfen.

Wenn sich ein Mitarbeiter nicht archivieren lässt ​

Es gibt genau zwei Fälle, in denen das Archivieren nicht möglich ist:

  • Du kannst dich nicht selbst archivieren. Bei deinem eigenen Zugang fehlt die Schaltfläche. Bitte jemand anderen mit Administratorrechten darum.
  • Der letzte verbleibende Nutzer mit der Berechtigung Admin lässt sich nicht archivieren. Sonst würde sich das Büro selbst aussperren. Gib vorher einem anderen Mitarbeiter die Berechtigung Admin.

Wie es weitergeht ​

FAQ ​

Alle Plätze sind vergeben. Wie bekomme ich einen frei?

Archiviere einen ausgeschiedenen Mitarbeiter, sein Platz wird sofort wieder frei und du kannst ihn neu vergeben.

Warum fehlt bei diesem Mitarbeiter die Schaltfläche Mitarbeiter archivieren?

Entweder blickst du auf deinen eigenen Zugang, denn selbst archivieren kann sich niemand, oder dir fehlt die Berechtigung, Mitarbeiterdaten zu bearbeiten.

Sind die erfassten Zeiten eines archivierten Mitarbeiters verloren?

Nein. Alle Zeiten bleiben mit ihren Projekten erhalten, und dein Controlling der Vergangenheit verändert sich nicht. Der Mitarbeiter taucht weiterhin in der Auswertung der Zeitbuchungen je Projekt auf.

Entstehen für einen archivierten Mitarbeiter weiter Minusstunden?

Nein. Ab dem Archivieren zählt plansync für ihn keine Sollstunden mehr, sein Arbeitszeitkonto läuft nicht weiter.

Wie hole ich einen archivierten Mitarbeiter zurück?

Über Mitarbeiter reaktivieren, entweder im Tab Archiv oder im Bereich Zugang des Mitarbeiters. Danach erscheint er wieder in der Mitarbeiterliste und kann sich wieder anmelden. Voraussetzung ist ein freier Platz.

Warum lässt sich niemand reaktivieren?

Zum Reaktivieren muss ein Platz frei sein, weil der Mitarbeiter danach wieder einen belegt. Sind alle Plätze vergeben, archiviere zuerst einen anderen Mitarbeiter.

Braucht ein reaktivierter Mitarbeiter einen neuen Arbeitsvertrag?

Nicht zwingend, sein bisheriger Vertrag gilt unverändert weiter. Haben sich die Konditionen geändert, legst du einen neuen Vertrag mit dem passenden Datum unter Gültig ab an.