plansync Hilfe

Erscheinungsbild

Zeiterfassung in plansync ​

Dieser Artikel erklärt, wie die Zeiterfassung in plansync gedacht ist: was ein Zeiteintrag ist, worauf gebucht wird und wie Sollarbeitszeit, Pausen und Arbeitszeitkonto zusammenspielen. Von hier kommst du zu allen weiteren Themen der Zeiterfassung.

Wozu die Zeiterfassung dient ​

Die erfasste Zeit erfüllt in plansync zwei Aufgaben gleichzeitig, und das erklärt die meisten Fragen zur Bedienung.

Zum einen ist sie die Arbeitszeit des Mitarbeiters. Aus ihr ergibt sich, ob die Sollarbeitszeit erfüllt ist und wie sich das Arbeitszeitkonto entwickelt. Zum anderen ist sie die Leistung für ein Projekt. Jede gebuchte Stunde wird mit dem internen Stundensatz bewertet und landet als Kosten im Projekt-Controlling, und bei Stundenleistungen bildet sie später die Grundlage der Rechnung.

Deshalb gehört zu jedem Zeiteintrag ein Projekt und eine Leistung. Es gibt keine Zeit, die nur für das Arbeitszeitkonto zählt.

Die wichtigsten Begriffe ​

Zeiteintrag ​

Ein Zeiteintrag ist ein Block mit Anfang und Ende, gebucht auf ein Projekt und eine Leistung, optional mit einem Kommentar. Du legst ihn per Ziehen im Wochenkalender an, per Timer oder durch Kopieren eines bestehenden Eintrags.

Worauf gebucht wird ​

Gebucht wird nicht auf das Projekt als Ganzes, sondern auf die Phase innerhalb einer Leistung, bei HOAI-Projekten also auf die Leistungsphase, bei individuellen Leistungen auf die Position. Wie fein ein Projekt geschnitten ist, entscheidet damit auch, wie fein du später auswerten und abrechnen kannst. Der Aufbau eines Projekts ist unter Projekte Grundlagen beschrieben.

Zur Auswahl stehen nur Phasen im Status Geplant oder In Bearbeitung. Abgeschlossene, pausierte und abgebrochene Phasen fallen heraus, bei einem Projekt ohne buchbare Phase steht dort Keine buchbaren Leistungen. Wie der Status gesetzt wird, steht in Phasenstatus und Zeitbuchung.

Sollarbeitszeit ​

Die Stunden, die ein Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag an einem Tag oder in einer Woche buchen müsste. Sie stammt aus den Arbeitszeiten im Vertrag, berücksichtigt das hinterlegte Feiertags-Bundesland und wird erst ab dem Datum Gültig ab gezählt. Oben rechts siehst du sie immer im Verhältnis zur bereits gebuchten Zeit, unten je Tag als grüner Balken bei Erfüllung und roter Balken bei zu wenig gebuchter Zeit.

Pause ​

Entsteht zwischen zwei Zeiteinträgen eine Lücke, trägt plansync dort automatisch eine Pause ein. Verschiebst du einen Eintrag so, dass die Lücke verschwindet, wird die automatisch eingefügte Pause wieder gelöscht.

Arbeitszeitkonto ​

Der laufende Saldo aus gebuchter Zeit und Sollarbeitszeit, also die Plus- und Minusstunden. Du findest ihn über dem Wochenkalender. Wichtig für die Interpretation: Der aktuelle Tag ist darin nicht berücksichtigt. Ein Klick öffnet die Entwicklung Monat für Monat.

Zwei Dinge speisen das Konto, die nicht in der Zeiterfassung selbst liegen: der Anfangsstand zum Stichtag und der Arbeitsvertrag. Ohne Vertrag gibt es keine Sollstunden und damit kein sinnvolles Konto. Beides liegt in der Mitarbeiterverwaltung.

So läuft die Zeiterfassung typischerweise ab ​

  1. Arbeitsvertrag hinterlegen. Ohne ihn gibt es weder Sollstunden noch eine Bewertung der Stunden im Controlling. Siehe Arbeitsvertrag anlegen.
  2. Zeiten erfassen. Im Wochenkalender per Ziehen, live über den Timer oder durch Kopieren wiederkehrender Tage.
  3. Auf Vollständigkeit prüfen. Die Balken je Tag und die Wochensumme zeigen, ob die Sollarbeitszeit erfasst ist.
  4. Arbeitszeitkonto im Blick behalten. Plus- und Minusstunden entwickeln sich aus genau dieser Differenz.
  5. Auswerten und abrechnen. Im Projekt erscheinen die Stunden im Tab Zeitbuchungen und fließen ins Controlling. Siehe Geleistete Stunden pro Projekt auswerten.

Alle Artikel zur Zeiterfassung ​

Häufige Fragen ​

Kann ich Zeit erfassen, ohne ein Projekt anzugeben?

Nein. Jeder Zeiteintrag braucht ein Projekt und eine Leistung, weil die Zeit zugleich Arbeitszeit und Projektleistung ist. Für Tätigkeiten ohne Kundenbezug legst du dir ein internes Projekt an.

Warum zeigt mein Arbeitszeitkonto nicht die Stunden von heute?

Weil der aktuelle Tag im Saldo bewusst nicht enthalten ist. Sonst stünde jeder Mitarbeiter den ganzen Vormittag über im Minus.

Woher kommt meine Sollarbeitszeit?

Aus den Arbeitszeiten im Arbeitsvertrag, aufgeteilt auf Montag bis Freitag, zusammen mit dem Feiertags-Bundesland. Gezählt wird ab dem Datum Gültig ab.

Ich habe plötzlich Minusstunden, obwohl ich normal gearbeitet habe.

Meist liegt das an nicht erfasster Zeit in der Vergangenheit, etwa weil der Vertrag rückwirkend gilt, oder an einem fehlenden Anfangsstand des Arbeitszeitkontos. Siehe Arbeitszeitkonto – Initialstand und Korrekturen.

Wo kommen die Pausen her, die ich nie eingetragen habe?

plansync füllt Lücken zwischen zwei Zeiteinträgen automatisch mit einer Pause. Schließt du die Lücke wieder, verschwindet sie.