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Optionale Leistungen anbieten ​

Dieser Artikel baut auf den Grundlagen zu Angeboten auf. Er zeigt, wie du einzelne Phasen oder Positionen als optional kennzeichnest, warum sie in keiner Angebotssumme auftauchen, wie du sie im Dokument ausweist und worauf du beim Umwandeln in ein Projekt achten musst.

Eine Phase oder Position als optional kennzeichnen ​

Mit einer optionalen Leistung bietest du dem Kunden etwas zusätzlich an, ohne dass der Angebotspreis steigt. Typisch sind eine besondere Leistung, die erst bei Bedarf gebraucht wird, oder eine spätere Leistungsphase, über die der Kunde noch nicht entscheiden will.

Optional ist immer eine einzelne Zeile:

  • In einer HOAI-Leistung ist es eine Leistungsphase. Den Schalter Optional findest du unter dem Namen der Phase. Er ist erst aktiv, wenn die Phase ausgewählt ist.
  • In einer manuellen Leistung ist es eine Position. Der Schalter Optional steht unter der Bezeichnung der Position.

Ein Klick schaltet um, ein zweiter macht die Zeile wieder zum Pflichtteil. Einen eigenen Schalter für eine ganze Leistung gibt es nicht. Soll eine komplette Leistung optional sein, kennzeichnest du alle ihre Phasen oder Positionen.

In der Leistungsübersicht erkennst du optionale Zeilen am Badge Optional.

Warum die Angebotssumme nicht der Summe aller Leistungen entspricht ​

Eine optionale Phase hat einen Betrag, zählt aber zu keiner Summe des Angebots. plansync trennt die Beträge deshalb überall in einen festen und einen optionalen Teil:

  • Im Leistungsdialog heißt die Summe der Leistung Gesamt (ohne optionale Leistungen), bei Zuschlägen oder Rabatten Zwischensumme (ohne optionale Leistungen). Darunter steht die Zeile Zwischensumme optionale Leistungen.
  • In der Summe unter den Leistungen enthalten Gesamt und Gesamt Netto nur den festen Teil, die letzte Zeile heißt Gesamtbetrag (brutto, ohne optionale Leistungen). Die optionalen Beträge stehen darunter in einem eigenen Abschnitt Optional mit dem Hinweis Nicht im Gesamtbetrag enthalten, mit den Zeilen Summe optional (netto) und Summe optional (brutto).

Rechnest du die Beträge aller Phasen von Hand zusammen, kommst du also auf mehr als die Angebotssumme. Die Differenz ist genau die Summe der optionalen Leistungen.

Optionale Leistungen in der Angebotsliste und den Kennzahlen ​

Auch in der Angebotsübersicht bleibt der optionale Teil draußen:

  • Die Spalte Angebotssumme (netto) zeigt nur den festen Teil. Hat ein Angebot optionale Leistungen, steht darunter klein + … optional mit ihrem Betrag.
  • Die Kennzahl Offene Angebote (netto) über der Liste summiert die versendeten Angebote ohne optionale Leistungen.
  • Im Auftragseingang (netto) zählen optionale Leistungen dagegen mit, sobald sie beauftragt sind. Dann sind sie ein normaler Teil des Auftrags, siehe Was zum Auftragseingang zählt.

Wer die Angebotsliste mit dem Dokument vergleicht, sieht also dieselbe Angebotssumme.

Optionale Leistungen im Angebotsdokument ​

Im Dokument steht hinter dem Namen einer optionalen Phase der Zusatz (Optional). Ob der Kunde zusätzlich die Beträge der optionalen Leistungen gesammelt sieht, stellst du an zwei Stellen ein. Beide Optionen sind zunächst aus:

  • Leistungstabelle: Mit Optionale Zwischensumme anzeigen erscheint unter der Zwischensumme der Leistung die Zeile zusätzlich optional. Die Option gibt es nur, wenn die Leistung optionale Phasen enthält.
  • Summenblock: Mit Summe optionaler Leistungen anzeigen erscheint unter der Angebotssumme ein eigener Block Optionale Leistungen mit netto und brutto. Ohne optionale Leistungen im Angebot ist die Option gesperrt.

Solange die Summe optionaler Leistungen nicht angezeigt wird, steht unter der Angebotssumme (brutto) der Zusatz exkl. optionale Leistungen. Der Kunde erkennt also auch dann, dass es noch mehr gibt.

Wo du diese Optionen findest und was du dort sonst einstellst, steht in Das Angebotsdokument gestalten.

Optionale Leistungen beauftragen ​

Hier liegt die wichtigste Falle. Beim Umwandeln in ein Projekt behandelt plansync eine optionale Phase wie jede andere:

  • Alle Leistungen beauftragen übernimmt alle Phasen ins Projekt, die optionalen eingeschlossen.
  • Auch unter Nur einzelne Phasen beauftragen sind zunächst alle Phasen angehakt. Die Liste zeigt Name und Betrag jeder Phase, markiert die optionalen aber nicht.

Eine optionale Phase, die du beauftragst, wird im Projekt zu einer ganz normalen Phase. Das Kennzeichen Optional gibt es dort nicht mehr, die Phase zählt voll zur Auftragssumme.

Warum das Angebot auf „Teilweise beauftragt" bleibt ​

Nimmst du optionale Phasen beim Umwandeln heraus, steht das Angebot danach auf Teilweise beauftragt. In Projekt umgewandelt wird es erst, wenn alle Phasen beauftragt sind, die optionalen eingeschlossen. Lehnt der Kunde eine optionale Leistung endgültig ab, bleibt das Angebot deshalb dauerhaft auf Teilweise beauftragt.

Das hat auch einen Vorteil: Die optionale Phase bleibt abrufbar. Entscheidet sich der Kunde später doch dafür, beauftragst du sie über Weitere Leistungen abrufen am Angebot. Sie kommt dann zum bestehenden Hauptauftrag des Projekts dazu. Wie Umwandeln und Abrufen im Einzelnen ablaufen, steht in Vom Angebot zum Projekt.

Zuschläge und Rabatte auf Angebotsebene verteilt plansync beim Umwandeln auf die beauftragten Leistungen. Was das bei einer Teilbeauftragung bedeutet, steht in Zuschläge, Rabatte und Nebenkosten.

Wie es weitergeht ​

FAQ ​

Warum ist die Angebotssumme niedriger als die Summe aller Leistungen?

Weil optionale Phasen und Positionen nicht zur Angebotssumme zählen. Ihren Betrag zeigt plansync getrennt im Abschnitt Optional unter den Leistungen und in der Angebotsübersicht als + … optional unter der Angebotssumme.

Warum kann ich den Schalter „Optional" bei einer HOAI-Phase nicht anklicken?

Der Schalter ist erst aktiv, wenn die Leistungsphase ausgewählt ist. Wähle die Phase im HOAI-Rechner zuerst aus, dann kannst du sie als optional kennzeichnen.

Wurde die optionale Leistung beim Umwandeln mitbeauftragt?

Wenn du Alle Leistungen beauftragen gewählt oder das Häkchen in der Phasenauswahl stehen gelassen hast, ja. Die Phase ist dann eine normale Phase im Projekt und zählt zur Auftragssumme. Bei künftigen Umwandlungen wählst du Nur einzelne Phasen beauftragen und nimmst die optionalen Phasen heraus, die der Kunde nicht bestellt hat.

Warum steht mein Angebot nach dem Umwandeln auf „Teilweise beauftragt"?

Weil nicht alle Phasen beauftragt wurden, und dazu zählen auch die optionalen. Solange eine optionale Phase offen ist, bleibt das Angebot auf Teilweise beauftragt. Die Phase kannst du jederzeit über Weitere Leistungen abrufen nachbeauftragen.

Warum sieht der Kunde im PDF keine Summe der optionalen Leistungen?

Die Summe optionaler Leistungen ist im Summenblock zunächst ausgeblendet, dort steht dann nur exkl. optionale Leistungen unter der Angebotssumme. Blende sie über Summe optionaler Leistungen anzeigen ein, siehe Das Angebotsdokument gestalten.