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Das Projekt-Dashboard
Der Tab Dashboard ist die Startseite jedes Projekts. Dieser Artikel zeigt, was dort steht, warum ein frisch angelegtes Projekt etwas ganz anderes anzeigt als ein laufendes und wo die Grenze zum Tab Controlling verläuft. Was die einzelnen Werte bedeuten, steht im Glossar der Controlling-Werte.
Neues Projekt: erst die Checkliste, dann die Zahlen
Solange in einem Projekt noch nichts passiert ist, zeigt das Dashboard keine Kennzahlen, sondern eine Checkliste für die Einrichtung. Sie führt durch die Schritte, ohne die ein Projekt nicht sinnvoll auswertbar ist:
- Mitarbeiter zuweisen, damit überhaupt Zeit gebucht werden kann
- Projektleitung zuweisen, damit klar ist, wer verantwortet
- Leistung anlegen, damit es etwas zu buchen und abzurechnen gibt
- Leistungsstand pflegen, sofern das Projekt Phasen enthält, deren Fortschritt du selbst pflegst
Jeder Schritt führt dich per Schaltfläche direkt an die richtige Stelle. Sobald im Projekt gearbeitet wird, tritt die Checkliste zurück und das Dashboard zeigt die Kennzahlen.
Interne Tätigkeiten haben keine Checkliste, denn sie werden weder beauftragt noch abgerechnet.
Der Hinweis auf fehlende Mitarbeitende
Ist dem Projekt niemand zugewiesen, steht über den Kennzahlen ein gelber Hinweis mit einem Link in den Tab Mitarbeiter. Er ist der häufigste Grund dafür, dass ein Projekt in der Zeiterfassung nicht auftaucht, siehe Mitarbeiter und Projektleitung zuweisen.
Die vier Kennzahlenkarten
Oben stehen vier Karten. Jede trägt ein Info-Symbol, das die Kurzerklärung einblendet, wenn du mit der Maus darüberfährst. Ausführlich steht sie im Glossar.
| Karte | Was sie beantwortet |
|---|---|
| Auftragssumme | Was ist vereinbart, netto über alle Aufträge? |
| Nicht abgerechnete Leistung | Was ist erbracht, aber noch nicht in Rechnung gestellt? |
| Restleistung | Was steht noch aus? |
| Ergebnis (nach Leistungswert) | Was bleibt nach heutigem Stand übrig? |
Nicht abgerechnete Leistung wird farblich hervorgehoben, sobald dort etwas offen ist. Das ist der Wert, der zur nächsten Abschlagsrechnung führt, siehe Rechnungen stellen. Das Ergebnis erscheint grün bei einem Überschuss und rot bei einem Verlust.
Stunden, Leistungsstand und offene Rechnungen
Darunter folgen drei Karten:
Stundenbudget vs. Gebuchte Stunden stellt die kalkulierten Stunden den tatsächlich gebuchten gegenüber. Hier siehst du früh, ob ein Projekt aus dem Ruder läuft.
Leistungsstand zeigt den Fortschritt als Prozentwert mit Balken, darunter den Leistungswert in Euro. Woher der Wert kommt, steht in Leistungsstand pflegen.
Überfällige Rechnungen nennt die Anzahl unter Überfällig und die Summe unter Offener Betrag. Ist nichts offen, steht dort Keine überfälligen Rechnungen.
Die beiden Diagramme
Ganz unten stehen zwei Auswertungen, die auf den Zeitbuchungen des Projekts beruhen:
Aufteilung Stunden & Kosten je Mitarbeiter zeigt, wer wie viel beigetragen hat. Über die Schaltflächen Stunden und Kosten wechselst du die Ansicht.
Aufteilung nach Leistungen zeigt dasselbe für die Leistungen des Projekts. Bei einer internen Tätigkeit heißt die Karte Aufteilung nach Aufgaben. Wurde noch nichts gebucht, steht dort Keine Zeitbuchungen vorhanden.
Dashboard oder Controlling: was wohin gehört
Beide Tabs zeigen Zahlen zum selben Projekt, aber mit verschiedener Absicht. Das Dashboard ist der schnelle Blick: vier Kennzahlen, drei Karten, zwei Diagramme. Das Controlling geht in die Tiefe und stellt Einnahmen, Kosten und Ergebnis gegenüber, siehe Controlling im Projekt.
Wie es weitergeht
- Controlling im Projekt – die ausführliche Auswertung
- Glossar der Controlling-Werte – jeder Wert mit Bedeutung, Berechnung und Datenstand
- Leistungsstand pflegen – woher der Fortschritt kommt
Häufige Fragen
Warum sehe ich nur eine Checkliste und keine Zahlen?
Weil im Projekt noch nicht gearbeitet wurde. Sobald die erste Stunde gebucht, ein Leistungsstand gepflegt oder eine Rechnung gestellt ist, weicht die Checkliste den Kennzahlen.
Warum zeigt meine interne Tätigkeit weniger an?
Interne Tätigkeiten haben keinen Auftraggeber und damit keine Auftragssumme, keine Rechnungen und kein Ergebnis. Übrig bleiben die beiden Diagramme zu Stunden und Aufgaben.
Warum stehen meine heute gebuchten Stunden noch nicht in den Kennzahlen?
Gebuchte Stunden und die daraus abgeleiteten Kosten schreibt plansync nächtlich fort. Welcher Wert welchen Stand trägt, steht im Glossar der Controlling-Werte.
Wo finde ich die überfälligen Rechnungen aller Projekte?
Im Büro-Cockpit, das dieselben Kennzahlen über alle Projekte bündelt, siehe Controlling über alle Projekte.