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Angebote im laufenden Projekt ​

Dieser Artikel schließt an Vom Angebot zum Projekt an. Er zeigt, wie du für ein laufendes Projekt ein Angebot anlegst, es als weiteren Auftrag ins Projekt übernimmst und worin es sich vom ersten Angebot unterscheidet. Typische Fälle sind ein Nachtrag oder ein Projekt, das ohne Angebot gestartet ist und dessen Angebot erst später kommt.

Angebot im Projekt oder Auftrag ohne Angebot ​

Kommt in einem laufenden Projekt Arbeit dazu, landet sie in plansync als weiterer Auftrag im selben Projekt, nicht in einem zweiten Projekt. Dahin führen zwei Wege:

  • Ohne Angebot legst du den Auftrag direkt im Projekt an und erfasst die Leistungen dort. Das reicht, wenn der Kunde kein eigenes Dokument braucht. Wie das geht, steht in Aufträge im Projekt.
  • Mit Angebot im Projekt kalkulierst du die zusätzliche Arbeit erst als Angebot, gibst dem Kunden ein PDF und übernimmst das Angebot nach seiner Zusage als Auftrag. Darum geht es in diesem Artikel.

Erst das Projekt, später das Angebot ​

Oft beginnt die Arbeit, bevor es ein Angebot gibt, zum Beispiel wenn die Leistungsphasen 1 und 2 schon laufen und das Angebot für die folgenden Phasen erst danach entsteht. Dann legst du zuerst das Projekt an, ganz ohne Angebot, siehe Ein Projekt anlegen. Die Leistungen, die schon laufen, erfasst du direkt im Projekt. Sie hängen am Hauptauftrag.

Das Angebot für die folgenden Phasen erstellst du dann im Projekt, so wie unten beschrieben. Dass vorher kein Angebot existiert hat, spielt keine Rolle. Nach der Zusage des Kunden wird es ein weiterer Auftrag neben dem Hauptauftrag. So bleibt im Projekt sichtbar, was vor dem Angebot und was mit dem Angebot beauftragt wurde.

Ein Angebot im Projekt anlegen ​

Der entscheidende Punkt: Ein Angebot für ein laufendes Projekt entsteht im Projekt, nicht in der Angebotsübersicht. Nur so ist es von Anfang an dem Projekt zugeordnet. Ein Angebot aus der Angebotsübersicht wird beim Umwandeln immer zu einem neuen Projekt, nachträglich einem bestehenden Projekt zuordnen lässt es sich nicht.

Öffne das Projekt und wechsle in den Tab:

Der Dialog Angebot erstellen ist derselbe wie in der Angebotsübersicht, mit einem Unterschied: Das Feld Kunde fehlt. plansync übernimmt den Kunden des Projekts. Bezeichnung und Angebotsnummer füllst du wie gewohnt aus, siehe Ein Angebot anlegen. Gibt es Vorlagen, kannst du auch hier über Aus Vorlage starten (optional) eine wählen, siehe Angebotsvorlagen nutzen.

Nach Angebot erstellen öffnet sich das neue Angebot. Leistungen, Dokument und Status bearbeitest du genau wie bei jedem anderen Angebot.

Bei einem archivierten Projekt ist Angebot erstellen ausgegraut. Hole das Projekt zuerst aus dem Archiv, siehe Projekt archivieren und löschen.

Den Tab Angebote gibt es nur bei Kundenprojekten. Interne Projekte haben ihn nicht.

Was der Tab „Angebote" im Projekt zeigt ​

Im Tab Angebote stehen alle Angebote, die zu diesem Projekt gehören, mit Nummer, Bezeichnung, Status, Summe und Datum. Dazu zählt auch das Angebot, aus dem das Projekt ursprünglich entstanden ist, und darunter jedes weitere Angebot in der Reihenfolge, in der es angelegt wurde. Ein Klick auf die Bezeichnung öffnet das Angebot.

Ein übernommenes Angebot trägt hier den Status Als Auftrag übernommen. Im Angebot selbst und in der Angebotsübersicht heißt derselbe Status In Projekt umgewandelt.

Das Angebot ins Projekt übernehmen ​

Wie beim ersten Angebot markierst du es als versendet, sobald der Kunde das PDF hat. Danach erscheint im Angebot die Schaltfläche In Projekt übernehmen. Sie heißt hier nicht „umwandeln", weil das Projekt schon existiert.

Der Dialog In Projekt übernehmen ist kürzer als beim ersten Angebot. Projektbezeichnung, Projektnummer und Farbe gibt es nicht, dafür den Hinweis Wird dem Projekt als weiterer Auftrag hinzugefügt. Du gibst nur an:

  • Vertragsdatum: mit dem heutigen Datum vorbelegt. Es wird das Datum des neuen Auftrags.
  • Ob du Alle Leistungen beauftragen oder Nur einzelne Phasen beauftragen willst. Die Auswahl funktioniert wie beim ersten Angebot, siehe Alles beauftragen oder stufenweise.

Mit Auftrag erstellen legt plansync im Projekt einen neuen Auftrag an und leitet dich ins Projekt. Der Auftrag trägt den Namen des Angebots und steht auf Beauftragt. Er enthält die beauftragten Leistungen und Phasen. Auftragsnummer und Referenz des Kunden sind noch leer. Trage sie über Auftrag bearbeiten nach, siehe Aufträge im Projekt.

Enthält das Angebot optionale Leistungen, gilt dieselbe Falle wie beim ersten Angebot: Beim Übernehmen sind sie zunächst mit ausgewählt, siehe Optionale Leistungen beauftragen.

Weitere Leistungen aus dem Angebot abrufen ​

Hast du nur einen Teil beauftragt, steht das Angebot auf Teilweise beauftragt, und im Angebot erscheint Weitere Leistungen abrufen. Der Dialog weist darauf hin: Die ausgewählten Phasen werden dem zugehörigen Auftrag hinzugefügt.

Zugehörig ist dabei der Auftrag, der aus diesem Angebot entstanden ist, nicht der Hauptauftrag des Projekts. Jedes Angebot füllt also seinen eigenen Auftrag. So bleibt im Projekt nachvollziehbar, was mit welchem Angebot beauftragt wurde.

Was bei Angeboten im Projekt anders ist ​

  • Der Kunde steht fest. Ein Angebot im Projekt gehört zum Kunden des Projekts. Im Dialog Angebot bearbeiten kannst du zwar einen anderen Kunden auswählen, plansync lehnt die Änderung beim Speichern aber ab.
  • Die Angebotsnummer kommt aus demselben Zähler wie bei allen anderen Angeboten. Ein Angebot im Projekt hat keinen eigenen Nummernkreis, siehe Angebotsnummern einrichten.
  • Es steht auch in der Angebotsübersicht, zwischen allen anderen Angeboten und ohne eigene Kennzeichnung. Die Angebote eines Projekts findest du gesammelt im Tab Angebote des Projekts. In der Übersicht hilft ein Name, der den Bezug erkennen lässt, etwa „Nachtrag 1 Außenanlagen" oder „Neubau Kita, LP 3 bis 8".
  • Es zählt in den Kennzahlen als eigenes Angebot, mit seinem eigenen Betrag im Auftragseingang, siehe Angebotsliste und Kennzahlen.

Wie es weitergeht ​

FAQ ​

Mein Projekt läuft schon ohne Angebot. Kann ich jetzt noch eins erstellen?

Ja. Lege es im Projekt unter Angebote an, nicht in der Angebotsübersicht. Nach der Zusage übernimmst du es mit In Projekt übernehmen als weiteren Auftrag ins selbe Projekt, siehe Erst das Projekt, später das Angebot.

Warum kann ich beim Angebot im Projekt keinen Kunden auswählen?

Ein Angebot im Projekt gehört zu einem bestehenden Projekt und übernimmt dessen Kunden. Deshalb fehlt das Feld Kunde beim Anlegen, und eine spätere Änderung lehnt plansync ab.

Warum ist „Angebot erstellen" im Projekt ausgegraut?

Das Projekt ist archiviert. In einem archivierten Projekt lassen sich keine Angebote anlegen und keine übernehmen. Hole das Projekt über Aus Archiv holen im Menü des Projekts zurück, siehe Projekt archivieren und löschen.

Legt „In Projekt übernehmen" ein neues Projekt an?

Nein. Ein Angebot im Projekt wird zu einem weiteren Auftrag im bestehenden Projekt. Ein neues Projekt entsteht nur aus einem Angebot, das du in der Angebotsübersicht angelegt hast.

Ich habe das Angebot in der Angebotsübersicht angelegt. Wie bekomme ich es ins Projekt?

Gar nicht: Ein Angebot aus der Angebotsübersicht lässt sich nachträglich keinem Projekt zuordnen und würde beim Umwandeln ein neues Projekt anlegen. Lege das Angebot im Projekt unter Angebote neu an. Damit du die Leistungen nicht neu erfassen musst, speichere das falsch angelegte Angebot vorher über Als Vorlage speichern und starte im Projekt über Aus Vorlage starten (optional), siehe Angebotsvorlagen nutzen. Das falsch angelegte Angebot kannst du danach löschen.

Warum landen abgerufene Leistungen nicht im Hauptauftrag?

Weitere Leistungen aus einem Angebot im Projekt kommen immer in den Auftrag, der aus diesem Angebot entstanden ist. So bleibt jedes Angebot mit seinem eigenen Auftrag verbunden. Musst du eine Leistung doch in einen anderen Auftrag legen, verschiebst du sie im Projekt, siehe Leistungen zwischen Aufträgen verschieben.

Wie erkenne ich in der Angebotsübersicht, welches Angebot zu einem Projekt gehört?

Die Angebotsübersicht kennzeichnet Angebote aus Projekten nicht. Alle Angebote eines Projekts findest du im Projekt im Tab Angebote. Damit du sie auch in der Übersicht erkennst, lohnt sich ein sprechender Name wie „Nachtrag 2 Brandschutz".