Angebote Grundlagen

Diese Seite erklärt, wie ein Angebot in plansync aufgebaut ist, welche Status es durchläuft und was du in welchem Status noch ändern kannst. Wie du einzelne Leistungen kalkulierst, das Dokument gestaltest und das Angebot in ein Projekt umwandelst, steht in den Artikeln am Ende der Seite.

Was ein Angebot in plansync ist

Ein Angebot ist die Kalkulation, die du deinem Kunden vorlegst, und zugleich der Bauplan für das spätere Projekt. Du legst es in der Angebotsübersicht an und arbeitest darin in zwei Tabs: Leistungen für das, was du anbietest und was es kostet, und Dokument für das, was der Kunde als PDF bekommt.

In plansync gibt es drei Arten:

• Angebot: der Normalfall. Beim Umwandeln entsteht daraus ein neues Projekt.
• Angebot im Projekt: entsteht in einem bestehenden Projekt, etwa als Nachtrag, und wird beim Übernehmen zu einem weiteren Auftrag in diesem Projekt. Siehe Angebote im laufenden Projekt.
• Vorlage: ein Ausgangspunkt für wiederkehrende Angebote, ohne Kunde und ohne Status. Siehe Angebotsvorlagen nutzen.

Ein Angebot ist keine Voraussetzung für ein Projekt. Du kannst ein Projekt auch direkt anlegen und die Leistungen dort erfassen. Der Weg über das Angebot lohnt sich, wenn der Kunde ein Dokument bekommt oder du die Kalkulation ins Projekt übernehmen willst.

Die wichtigsten Begriffe

Leistung und Leistungsgruppe

Leistungen sind die oberste Ebene eines Angebots. Eine Leistung bündelt zusammengehörige Arbeit, zum Beispiel die HOAI-Grundleistungen für ein Gebäude. Eine Leistung, die mehrere Positionen zusammenfasst (etwa verschiedene Stundensätze), heißt auch Leistungsgruppe. Die Begriffe sind dieselben wie im Projekt, siehe Projekte Grundlagen.

Phase und Position

Phasen sind die kleinste Ebene innerhalb einer Leistung. Bei HOAI-Leistungen heißt diese Ebene in der Oberfläche Leistungsphase, bei manuellen Leistungen Position. Gemeint ist beide Male dasselbe.

Diese Struktur ist mehr als eine optische Gliederung. Nach der Umwandlung in ein Projekt buchen deine Mitarbeitenden ihre Zeiten genau auf diese Phasen, und beauftragt wird ebenfalls phasenweise. Es lohnt sich also, das Angebot von Anfang an so zu schneiden, wie du später auswerten und abrechnen willst.

Optionale Leistung

Eine Phase oder Position, die du als Optional kennzeichnest, steht im Angebot, zählt aber nicht zur Angebotssumme. So bietest du Zusatzleistungen an, ohne den Preis aufzublähen. Mehr dazu in Optionale Leistungen anbieten.

Die Status eines Angebots

Jedes Angebot startet als Entwurf. Den aktuellen Status siehst du oben im Angebot. Ein Klick darauf öffnet das Status-Menü, darin stehen nur die Schritte, die im aktuellen Status passen.

Status	Wie er entsteht
Entwurf	Jedes neue Angebot startet so.
Versendet	Du wählst im Entwurf Als versendet markieren.
Nicht beauftragt	Du wählst bei einem versendeten Angebot Als nicht beauftragt markieren.
Teilweise beauftragt	Automatisch, wenn du nur einen Teil der Leistungen in ein Projekt überführst.
In Projekt umgewandelt	Automatisch, wenn alle Leistungen beauftragt sind, entweder beim Umwandeln oder später durch Abrufen der restlichen.

Versendet ist eine Markierung, kein Versand. plansync verschickt keine Angebote per E-Mail. Du erzeugst das PDF, schickst es selbst an den Kunden und markierst das Angebot danach als versendet.

Über Status manuell ändern…, das immer im Status-Menü steht, setzt du ein Angebot jederzeit auf Entwurf, Versendet oder Nicht beauftragt zurück. Das brauchst du, wenn du ein versendetes Angebot noch einmal überarbeiten willst oder ein abgelehntes Angebot doch wieder aufgenommen wird. Die beiden Beauftragungs-Status lassen sich so nicht setzen, sie entstehen nur durch die Umwandlung.

Im Statusfilter der Angebotsliste taucht außerdem Zusage auf. Diesen Status setzt du nicht selbst, und im normalen Ablauf erreicht ein Angebot ihn nicht. Beauftragte Angebote findest du unter Teilweise beauftragt und In Projekt umgewandelt.

Was du in welchem Status noch ändern kannst

Leistungen und Dokument werden in unterschiedlichen Status gesperrt. Das ist der häufigste Grund, warum sich ein Angebot plötzlich nicht mehr bearbeiten lässt.

Status	Leistungen	Dokument	Nächster Schritt
Entwurf	bearbeitbar	bearbeitbar	Als versendet markieren
Versendet	gesperrt	gesperrt	In Projekt umwandeln
Nicht beauftragt	gesperrt	gesperrt	keiner
Teilweise beauftragt	bearbeitbar, außer beauftragte Phasen	gesperrt	Weitere Leistungen abrufen
In Projekt umgewandelt	bearbeitbar, außer beauftragte Phasen	bearbeitbar	keiner

Willst du ein versendetes Angebot noch ändern, setzt du es über Status manuell ändern… zurück auf Entwurf und markierst es danach wieder als versendet.

Beauftragte Phasen sind immer gesperrt. Sobald eine Phase in einem Projekt steckt, lässt sie sich im Angebot weder ändern noch löschen, und eine Leistung mit beauftragten Phasen lässt sich nicht mehr bearbeiten. Das Projekt hat dann seine eigene Kopie, Änderungen machst du dort.

Ein umgewandeltes Angebot lässt sich zwar noch bearbeiten, plansync rät aber mit einem Hinweis davon ab: Das verknüpfte Projekt nutzt das Angebot als Grundlage. Über Zum Projekt springst du direkt hinein.

Die Schaltfläche In Projekt umwandeln erscheint nur bei einem versendeten Angebot. Außerdem braucht das Angebot einen Kunden und mindestens eine Leistung. Wie die Umwandlung abläuft, steht in Vom Angebot zum Projekt.

Wer Angebote sieht

Ob jemand Angebote sieht, hängt an der Berechtigung der Person:

Berechtigung	Angebote
Admin	ja
Projektleitung	ja
Prokurist	ja
Sekretariat	nein
Mitarbeiter	nein

Wer keinen Zugriff hat, sieht den Bereich Angebote in der Navigation gar nicht.

Ein Angebot löschen

Öffne das Angebot, dann im Menü (drei Punkte) oben rechts Löschen und bestätige die Rückfrage. Ein gelöschtes Angebot verschwindet aus der Angebotsübersicht und lässt sich in plansync nicht wiederherstellen. Archivieren gibt es für Angebote nicht.

Ist ein Angebot nur nicht zustande gekommen, markiere es lieber als Nicht beauftragt, statt es zu löschen. Dann bleibt es für später auffindbar und lässt sich bei Bedarf kopieren.

So läuft ein Angebot typischerweise ab

1. Anlegen, leer, aus einer Vorlage oder als Kopie eines früheren Angebots. Siehe Ein Angebot anlegen.
2. Leistungen kalkulieren, nach HOAI oder als Stunden und Pauschalen. Siehe HOAI-Honorar berechnen und Stunden- und Pauschalleistungen anbieten.
3. Summe anpassen mit Zuschlägen, Rabatten und optionalen Leistungen.
4. Dokument gestalten und als PDF ausgeben. Siehe Das Angebotsdokument gestalten.
5. Versenden, außerhalb von plansync, und das Angebot als versendet markieren.
6. Beauftragung: ganz oder teilweise in ein Projekt umwandeln, oder als nicht beauftragt markieren.
7. Später weitere Leistungen abrufen oder für zusätzliche Arbeit ein Nachtragsangebot anlegen.

Alle Artikel zu Angeboten

Anlegen

• Ein Angebot anlegen – Angebotsnummer, Kunde und Layout, leer oder als Kopie starten
• Angebotsvorlagen nutzen – wiederkehrende Angebote als Vorlage speichern und daraus starten

Kalkulieren

• HOAI-Honorar berechnen – der HOAI-Rechner, anrechenbare Kosten, Leistungsphasen und HOAI-Anlage
• Stunden- und Pauschalleistungen anbieten – Positionen, Einheiten und Stundensätze ohne Gesamtbetrag
• Zuschläge, Rabatte und Nebenkosten – auf Phase, Leistung oder Angebot und was beim Umwandeln passiert
• Optionale Leistungen anbieten – Zusatzleistungen außerhalb der Angebotssumme

Dokument

• Das Angebotsdokument gestalten – Anschreiben, Textblöcke, Anzeigeoptionen und PDF

Beauftragung

• Vom Angebot zum Projekt – umwandeln, stufenweise beauftragen, weitere Leistungen abrufen
• Angebote im laufenden Projekt – Nachträge und Angebote für Projekte, die ohne Angebot gestartet sind

Überblick und Einstellungen

• Angebotsliste und Kennzahlen – suchen, filtern, offene Angebote und Auftragseingang
• Angebotsnummern einrichten – Format, Platzhalter und Zähler

Häufige Fragen

Warum sehe ich keine Schaltfläche, um das Angebot in ein Projekt umzuwandeln?

Die Umwandlung ist erst möglich, wenn das Angebot im Status Versendet ist. Klicke auf den Status Entwurf und wähle Als versendet markieren, danach erscheint In Projekt umwandeln. Fehlt dem Angebot noch der Kunde oder hat es keine Leistung, weist plansync dich beim Umwandeln darauf hin.

Warum kann ich die Leistungen oder das Dokument nicht bearbeiten?

Ein versendetes oder nicht beauftragtes Angebot ist gesperrt. Setze es über das Status-Menü mit Status manuell ändern… zurück auf Entwurf, nimm deine Änderungen vor und markiere es danach wieder als versendet. Bei einem teilweise beauftragten Angebot ist nur das Dokument gesperrt, und beauftragte Phasen lassen sich in keinem Status mehr ändern. Die Übersicht steht unter Was du in welchem Status noch ändern kannst.

Kann ich ein Angebot, das ich als nicht beauftragt markiert habe, wieder aufnehmen?

Ja. Öffne das Status-Menü, wähle Status manuell ändern… und setze es auf Versendet, wenn du es direkt umwandeln willst, oder auf Entwurf, wenn du es vorher überarbeitest.

Warum sehe ich den Bereich Angebote nicht?

Angebote sehen nur die Berechtigungen Admin, Projektleitung und Prokurist. Mit Sekretariat oder Mitarbeiter bleibt der Bereich ausgeblendet. Die Berechtigung ändert jemand mit Admin-Zugang am Mitarbeiter, siehe Mitarbeiterrolle und Berechtigung.

Kann ich ein Angebot direkt aus plansync per E-Mail verschicken?

Nein. Du erzeugst im Tab Dokument das PDF und verschickst es selbst, zum Beispiel per E-Mail. Danach markierst du das Angebot als versendet, damit du es in ein Projekt umwandeln kannst.