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Tags in Projekten
Dieser Artikel erklärt, was Tags in plansync sind, wie du sie anlegst, vergibst und wie du danach filterst. Am Ende zeigt ein Beispiel, wie du über einen Tag eine gesondert nach Aufwand abzurechnende Tätigkeit erfasst und abrechnest.
Was ein Tag in plansync ist
Ein Tag ist eine frei wählbare farbige Markierung aus Name und Farbe. Er ist nie ein Pflichtfeld und verändert für sich genommen nichts: Keine Summe, kein Status und keine Berechnung hängen daran. Der Nutzen entsteht erst beim Wiederfinden. Du markierst heute, was zusammengehört, und filterst später gezielt danach.
Damit liegen Tags quer zu den Feldern, die in plansync Struktur vorgeben. Projektstatus, Projekttyp oder die Leistungsphase bestimmen, wie plansync rechnet. Tags tun das nicht, sie sind dein eigenes Ordnungssystem.
Die vier Tag-Arten: Zeiterfassung, Projekt, Auftrag und Leistung
Tags gibt es nicht als einen Topf, sondern in vier getrennten Katalogen:
| Art | Du vergibst sie | Sichtbar in |
|---|---|---|
| Zeiterfassung | am einzelnen Zeiteintrag, am Rechner und mobil | Tages- und Wochenansicht, Zeitbuchungen im Projekt |
| Projekt | beim Anlegen eines Projekts und in den Stammdaten | Projektübersicht, Projektkopf, Stammdaten |
| Auftrag | beim Anlegen und Bearbeiten eines Auftrags | Auftragsgruppen in der Leistungstabelle |
| Leistung | beim Hinzufügen und Bearbeiten einer Leistung | Leistungstabelle des Projekts |
Die Kataloge sind streng getrennt. Ein Projekt-Tag steht an einem Zeiteintrag nicht zur Auswahl, auch wenn er gleich heißen würde. Brauchst du dieselbe Bezeichnung an zwei Stellen, legst du sie in beiden Katalogen an.
Tags anlegen
Tags pflegst du zentral fürs ganze Büro in der Tag-Konfiguration. Dafür brauchst du eine Berechtigung, die das Bearbeiten der Konfiguration einschließt. Ohne sie siehst du die vorhandenen Tags, kannst aber nichts ändern.
Oben wählst du über die Reiter Zeiterfassung, Projekt, Auftrag und Leistung den passenden Katalog. Hinzufügen öffnet den Dialog Tag anlegen. Dort trägst du einen Namen ein, maximal 60 Zeichen, und wählst eine Farbe, entweder eines der vorgeschlagenen Farbfelder oder einen eigenen Hex-Wert wie #3B82F6. Anlegen bestätigt.
Tags vergeben
Das Bedienelement ist überall dasselbe. Im Formular findest du das Feld Tags mit der Schaltfläche Tags auswählen. Ein Klick öffnet die Liste aller Tags des passenden Katalogs. Du kannst mehrere gleichzeitig setzen, ausgewählte erscheinen als farbige Chips, die du über das x wieder entfernst. Gespeichert wird alles zusammen mit dem Eintrag.
Kopierst du einen Zeiteintrag, werden die gesetzten Tags mitkopiert. Steht in der Liste Keine Tags vorhanden, ist der Katalog für diesen Bereich noch leer.
Nach Tags filtern
Filtern ist der eigentliche Zweck. In der Projektübersicht greift der Filter über das Filtermenü unter Tags, dazu lässt sich über Spalten die Spalte Tags einblenden. In den Zeitbuchungen eines Projekts filterst du ebenfalls unter Tags, kombinierbar mit Mitarbeiter, Leistung und Teilleistung.
Zwei Eigenheiten sind gut zu kennen, weil sie sonst wie ein Fehler wirken:
- Die Filterliste zeigt nur Tags, die in den geladenen Daten tatsächlich vorkommen. Ein frisch angelegter Tag, den noch niemand vergeben hat, taucht dort nicht auf.
- Mehrere gewählte Tags wirken als Oder. Angezeigt wird alles, was mindestens einen davon trägt.
Tags bearbeiten und archivieren
Über das Stift-Symbol änderst du im Dialog Tag bearbeiten Name und Farbe. Die Änderung wirkt rückwirkend auf alle Einträge, an denen der Tag hängt. Für eine Umbenennung ist das genau richtig, einen Tag mit neuer Bedeutung legst du besser neu an.
Nicht mehr benötigte Tags löschst du nicht, du archivierst sie über das Archiv-Symbol. Ein archivierter Tag verschwindet aus der Auswahl für neue Einträge, bleibt an bestehenden aber sichtbar. Deine alten Auswertungen bleiben damit vollständig. Über die Checkbox Archivierte anzeigen blendest du sie in der Liste wieder ein, die Spalte Status zeigt Aktiv oder Archiviert.
Beispiel: eine besondere Leistung nach Aufwand abrechnen
Ein typischer Fall zeigt, wie die Teile zusammenspielen: Ein Mitarbeiter bearbeitet ein nach HOAI strukturiertes Projekt, führt dabei aber eine Tätigkeit aus, die separat nach Aufwand abgerechnet werden soll. Die Zeit gehört fachlich zur Leistungsphase, das Honorar läuft aber nicht über die HOAI-Honorartafel. Genau dafür eignet sich ein Zeiterfassungs-Tag, zum Beispiel Besondere Leistung.
- Zeit buchen und markieren. Der Mitarbeiter bucht seine Zeit wie gewohnt, zum Beispiel auf Leistungsphase 1, und setzt zusätzlich den Tag.
- Im Projekt nach dem Tag filtern. In den Zeitbuchungen siehst du dann gesammelt alle Stunden, die gesondert abgerechnet werden sollen.
- Passende Stundenposition anlegen. Falls es noch keine gibt, legst du eine neue Leistung mit den gewünschten Stundensätzen an (manuelle Leistung mit Einheit Stunden).
- Zeiten umbuchen. Über Umbuchen verschiebst du die markierten Zeiteinträge auf diese Position, siehe Stunden auf eine andere Leistung umbuchen.
- Rechnung erstellen. Aus den umgebuchten Stunden erstellst du eine Rechnung, die die gebuchten Stunden automatisch übernimmt.
So bleibt das Projekt sauber nach HOAI strukturiert, und die zusätzliche Tätigkeit wird trotzdem korrekt nach Aufwand abgerechnet.
Wie es weitergeht
- Geleistete Stunden pro Projekt auswerten
- Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen
- plansync einrichten – erste Schritte
FAQ
Wo lege ich Tags an?
In der Tag-Konfiguration. Dort gibt es die vier Reiter Zeiterfassung, Projekt, Auftrag und Leistung mit jeweils eigener Liste. Neue Tags legst du über Hinzufügen an.
Kann ich einen Tag löschen?
Nein, ein Tag wird archiviert statt gelöscht. Er verschwindet aus der Auswahl für neue Einträge, bleibt an bestehenden aber sichtbar, damit alte Auswertungen vollständig bleiben. Zurücknehmen lässt sich das Archivieren nicht.
Warum steht mein neuer Tag nicht im Filter?
Weil die Filterliste nur Tags anzeigt, die in den geladenen Daten tatsächlich vorkommen. Sobald der Tag zum ersten Mal vergeben ist, erscheint er auch im Filter.
Kann ich einen Zeiterfassungs-Tag auch an einem Projekt setzen?
Nein. Die vier Kataloge sind getrennt, ein Tag gehört fest zu seinem Bereich. Brauchst du dieselbe Bezeichnung mehrfach, legst du sie in den jeweiligen Katalogen einzeln an.
Was passiert mit bestehenden Einträgen, wenn ich einen Tag umbenenne?
Sie übernehmen Name und Farbe sofort, auch rückwirkend. Die Zuordnung selbst bleibt bestehen, es ändert sich nur die Darstellung.
Wie rechne ich eine besondere Leistung ab, die auf eine HOAI-Leistungsphase gebucht wurde?
Lege einen Zeiterfassungs-Tag an, zum Beispiel Besondere Leistung. Der Mitarbeiter bucht seine Zeit weiterhin auf die Leistungsphase und setzt zusätzlich diesen Tag. Im Projekt filterst du die Zeitbuchungen danach, legst bei Bedarf eine neue Stundenleistung an und verschiebst die Stunden über Umbuchen dorthin. Aus den umgebuchten Stunden erstellst du die Rechnung.
Was bedeutet „Umbuchen"?
Du verschiebst ausgewählte Zeiteinträge von einer Position auf eine andere, innerhalb desselben Projekts. Die gebuchte Zeit bleibt erhalten, sie zählt anschließend nur zu einer anderen Leistung. Der Ablauf steht in Stunden auf eine andere Leistung umbuchen.
Wer darf Tags anlegen und ändern?
Nur wer die Berechtigung zum Bearbeiten der Konfiguration hat. Ohne sie sind die Tags sichtbar, die Schaltflächen zum Anlegen, Bearbeiten und Archivieren fehlen. Vergeben darf Tags dagegen jeder, der den jeweiligen Eintrag bearbeiten kann.