Fremdleistungen anlegen und vergeben

Eine Fremdleistung ist Arbeit, die du zukaufst statt selbst zu erbringen. Dieser Artikel zeigt, wie du sie im Tab Fremdleistungen erfasst, den Phasen zuordnest, die der Subunternehmer übernimmt, sie vergibst und was dieser eine Schritt für Einsatzbudget und Stundenbudget bedeutet. Die Rechnungen deiner Subunternehmer behandelt Eingangsrechnungen zu Fremdleistungen.

Bevor du startest

• Den Tab Fremdleistungen gibt es nur bei Kundenprojekten. Interne Tätigkeiten haben keinen Auftraggeber und damit keine zugekaufte Leistung, die gegen ein Honorar läuft.
• Der Subunternehmer muss nicht vorher angelegt sein. Du kannst ihn aus dem Dialog heraus anlegen. Wer seine Partner vorab pflegen will, tut das unter Subunternehmer.
• Bearbeiten kann den Tab nur, wer Projekte bearbeiten darf. In einem archivierten Projekt sind alle Schaltflächen aus, siehe Projekt archivieren und löschen.

Was eine Fremdleistung in plansync ist

Eine Fremdleistung ist ein Eintrag im Projekt mit einem Subunternehmer und einem Einkaufspreis. Sie ist bewusst schlank: kein eigener Leistungsbaum, keine eigenen Stunden. Es geht um zwei Fragen: Was kostet dich der Zukauf, und welche Phasen deines Projekts übernimmt der Subunternehmer damit.

Die zweite Frage beantwortet der Phasenbezug. Über Leistungszuordnung und Phasenbezug sagst du, zu welcher Leistung und zu welchen Phasen die Fremdleistung gehört. Das verändert weder das Honorar noch den Leistungswert dieser Phasen, du berechnest dem Kunden weiterhin die volle Auftragssumme. Es verändert aber, wie viel von dieser Auftragssumme als Eigenanteil bei dir bleibt und damit, wie viel Einsatzbudget und wie viele Stunden du für diese Phasen noch hast, siehe Phasenbezug.

Eine Fremdleistung anlegen

Im Tab Fremdleistungen legst du über Hinzufügen einen neuen Eintrag an. Der Dialog Fremdleistung hinzufügen hat sechs Felder, von denen nur eines Pflicht ist:

Feld	Bedeutung
Bezeichnung der Fremdleistung	Wonach du den Eintrag später wiedererkennst. Ohne Eingabe steht in der Liste Ohne Bezeichnung.
Beschreibung	Freitext für Details, etwa den Leistungsumfang aus dem Angebot des Subunternehmers.
Subunternehmer	Pflichtfeld. Tippe den Namen, um zu suchen. Ist der Partner noch nicht angelegt, führt Neuen Subunternehmer anlegen direkt in den passenden Dialog.
Leistungszuordnung	Optional eine Leistung des Projekts, sonst Ohne Leistungszuordnung.
Phasenbezug	Die Phasen, die der Subunternehmer übernimmt. Mit gewählter Leistung sind ihre Phasen vorausgewählt, siehe Phasenbezug.
Fremdkosten	Der Einkaufspreis, also was du dem Subunternehmer zahlst, netto ohne Umsatzsteuer.

Der Betrag unter Fremdkosten ist der Preis, den du bezahlst, nicht der, den du weiterberechnest. Trage ihn netto ein: plansync rechnet alle Kosten netto, und die Eingangsrechnungen des Subunternehmers vergleicht es später netto mit diesem Betrag. Er darf zunächst leer bleiben, wenn das Angebot des Subunternehmers noch aussteht. Nachtragen kannst du ihn jederzeit.

Phasenbezug: welche Phasen der Subunternehmer übernimmt

Mit dem Phasenbezug sagst du, auf welchen Phasen die Fremdleistung landet. plansync verteilt den Einkaufspreis im Verhältnis der Auftragssummen auf die gewählten Phasen; feste Anteile je Phase gibt es nicht. Wer zwei Phasen zu 60.000 € und 40.000 € wählt, verteilt 10.000 € Fremdkosten also als 6.000 € und 4.000 €. Brauchst du eine andere Aufteilung, lege zwei Fremdleistungen an.

Wählbar sind nur Phasen, die einen Leistungsstand haben. Eine Stundenphase ohne beauftragte Menge oder eine prozentbasierte Phase tragen keine Auftragssumme, auf die sich etwas verteilen ließe. Hast du eine Leistung gewählt, sind alle ihre wählbaren Phasen vorausgewählt; der häufigste Fall braucht also keinen weiteren Klick. Ohne Leistung stehen alle Phasen des Projekts zur Wahl, jeweils mit dem Namen ihrer Leistung.

Du kannst eine Fremdleistung auch ohne Phasenbezug speichern. Sie verschwindet dann nicht aus dem Controlling, sondern wird auf alle Phasen ihrer Leistung verteilt, wieder im Verhältnis der Auftragssummen. Ohne Leistung landet sie auf allen Phasen des Projekts. Der Dialog sagt dir das an der Stelle noch einmal.

Gut zu wissen

Verliert eine Phase später ihre Menge, etwa weil du eine Stundenphase auf null setzt, bleibt der Phasenbezug gespeichert, wirkt aber wie „ohne Phasenbezug“: Die Fremdleistung verteilt sich auf die übrigen Phasen der Leistung. Der Dialog Bearbeiten weist darauf hin.

Fremdleistungen, die du vor der Einführung des Phasenbezugs angelegt hast, stehen ohne Phasenbezug da und werden entsprechend auf ihre Leistung verteilt. Du kannst den Bezug jederzeit über Bearbeiten setzen.

Vergeben: der Moment, ab dem die Fremdleistung wirkt

Frisch angelegt steht eine Fremdleistung auf Geplant und verändert rechnerisch nichts. Erst wenn du sie vergibst, zählt ihr Einkaufspreis als Fremdkosten (vergeben). Das ist der wichtigste Schritt in diesem Tab, denn er verändert Budget und Ergebnis deines Projekts.

Im Menü der Karte wählst du Vergeben. Im Dialog Fremdleistung vergeben trägst du das Beauftragungsdatum ein, vorbelegt ist der heutige Tag. Danach steht die Fremdleistung auf Beauftragt.

Wichtig

Ab dem Status Beauftragt mindert der Einkaufspreis den Eigenanteil der Phasen, auf denen die Fremdleistung landet, unabhängig davon, ob schon eine Rechnung des Subunternehmers vorliegt. Mit dem Eigenanteil sinken Einsatzbudget und Stundenbudget dieser Phasen, und das Ergebnis des Projekts zeigt die Verpflichtung, bevor die Rechnung kommt. Siehe Fremdkosten (vergeben) und Eigenanteil.

Übersteigen die Fremdkosten zusammen mit dem, was auf denselben Phasen schon vergeben ist, die Auftragssumme dieser Phasen, warnt der Dialog dich davor: Eigenanteil und Stundenbudget der Phasen würden negativ. Vergeben kannst du trotzdem, die Warnung blockiert nichts. Sie ist der Moment, den Einkaufspreis oder den Phasenbezug noch einmal zu prüfen.

Solange eine Fremdleistung auf Geplant steht, kannst du also gefahrlos vormerken, was noch nicht entschieden ist. Erst die Vergabe macht daraus eine Zahl im Controlling.

Die vier Status einer Fremdleistung

Jede Karte trägt oben ein Status-Kennzeichen. Dieselbe Übersicht bekommst du in der Anwendung über das Fragezeichen neben Hinzufügen.

Status	Bedeutung	Mindert den Eigenanteil	Was du von hier aus tun kannst
Geplant	Vorgemerkt, noch nicht beauftragt.	nein	Vergeben, Verwerfen
Beauftragt	Verbindlich an den Subunternehmer vergeben.	ja	Vergabe zurückziehen, Abschließen, Verwerfen
Abgeschlossen	Leistung erbracht und abgerechnet. Endstatus.	ja	nichts mehr
Verworfen	Nicht weiterverfolgt. Endstatus.	nein	nichts mehr

Vergabe zurückziehen setzt den Status zurück auf Geplant und löscht das Beauftragungsdatum. Der Einkaufspreis fällt damit wieder aus den Fremdkosten heraus, Eigenanteil und Stundenbudget der Phasen steigen zurück.

Abschließen und Verwerfen lassen sich nicht rückgängig machen, darauf weist plansync vor dem Bestätigen hin. Eine abgeschlossene Fremdleistung kannst du auch nicht mehr verwerfen.

Die Kostenübersicht über den Karten

Sobald Beträge im Spiel sind, steht über der Liste eine Karte mit drei Werten:

• Fremdkosten (vergeben) ist die Summe der Einkaufspreise aller Fremdleistungen im Status Beauftragt oder Abgeschlossen.
• Fremdkosten (abgerechnet) ist die Summe der erfassten Eingangsrechnungen, netto.
• Differenz ist der Abstand zwischen beidem, also grob das, was noch nicht abgerechnet ist.

Die Differenz ist der eigentliche Nutzen dieser Karte. Läuft sie ins Negative, haben deine Subunternehmer mehr berechnet als vereinbart, und du solltest die einzelnen Karten durchsehen. Beide Werte sind im Glossar der Controlling-Werte erklärt.

Wie die Liste aufgebaut ist

Die Fremdleistungen sind nach Subunternehmer gruppiert. Über der Liste steht je Subunternehmer ein Reiter, die Zahl daneben nennt die Anzahl seiner Fremdleistungen in diesem Projekt. Über Zur Subunternehmen-Seite kommst du zu seinen Stammdaten.

Jede Karte zeigt Bezeichnung, Status, die zugeordnete Leistung und den Einkaufspreis. Bei vergebenen Fremdleistungen kommt darunter der Bereich für die Eingangsrechnungen dazu. Gibt es im Projekt noch gar nichts, steht dort Keine Fremdleistungen erfasst.

Bearbeiten, verwerfen und löschen

Bearbeiten öffnet dieselben Felder wie beim Anlegen, der Dialog heißt dort Externe Leistung bearbeiten. Du kannst auch den Einkaufspreis oder den Phasenbezug einer bereits vergebenen Fremdleistung ändern, Eigenanteil und Budgets der Phasen ziehen mit. Wechselst du die Leistung, verlieren Phasen der alten Leistung ihren Bezug.

Zum Aufräumen gibt es zwei Wege, und sie unterscheiden sich in der Spur, die sie hinterlassen:

• Verwerfen behält den Eintrag mit seiner Historie, nimmt ihn aber aus allen Kosten heraus. Das ist der richtige Weg für etwas, das angefragt und dann doch nicht beauftragt wurde.
• Löschen entfernt den Eintrag vollständig.

Gut zu wissen

Sobald an einer Fremdleistung eine Eingangsrechnung erfasst ist, sind Vergeben, Vergabe zurückziehen, Verwerfen und Löschen gesperrt. Der Menüpunkt ist dann ausgegraut und trägt den Hinweis Solange Eingangsrechnungen erfasst sind, nicht möglich. Lösche zuerst die Eingangsrechnung, dann ist die Fremdleistung wieder frei. Abschließen bleibt auch mit Eingangsrechnungen möglich.

Wie es weitergeht

• Eingangsrechnungen zu Fremdleistungen – die Rechnungen deiner Subunternehmer erfassen
• Controlling im Projekt – wo die Fremdkosten im Projektergebnis auftauchen
• Glossar der Controlling-Werte – Eigenanteil, Einsatzbudget und die drei Fremdkosten im Detail

Häufige Fragen

Warum sinken Einsatzbudget und Stundenbudget, obwohl noch keine Rechnung da ist?

Weil die Fremdleistung vergeben ist. Ab dem Status Beauftragt zählt der Einkaufspreis als Fremdkosten (vergeben) und mindert den Eigenanteil der Phasen, auch ohne Eingangsrechnung. Stimmt die Vergabe nicht, kannst du über Vergabe zurückziehen zurück auf Geplant.

Warum ist das Stundenbudget einer Phase negativ?

Weil auf dieser Phase mehr vergeben ist, als sie an Auftragssumme trägt. Der Eigenanteil ist dann negativ, und plansync zeigt das offen statt es bei null abzuschneiden. Prüfe den Einkaufspreis und den Phasenbezug der Fremdleistungen auf dieser Phase, oder verteile sie auf mehr Phasen.

Muss ich einen Phasenbezug setzen?

Nein. Ohne Phasenbezug verteilt plansync die Fremdleistung auf alle Phasen ihrer Leistung im Verhältnis der Auftragssummen, ohne Leistung auf alle Phasen des Projekts. Mit Phasenbezug landen die Kosten genau dort, wo der Subunternehmer arbeitet, und nur dort sinkt das Stundenbudget.

Mein Projekt hat keinen Tab „Fremdleistungen".

Dann ist es eine interne Tätigkeit. Den Tab gibt es nur bei Kundenprojekten, siehe Interne Tätigkeiten erfassen.

Warum kann ich diese Fremdleistung nicht löschen?

Weil an ihr mindestens eine Eingangsrechnung hängt. Lösche zuerst die Rechnung im Bereich unter der Karte, danach ist auch die Fremdleistung wieder löschbar. Dasselbe gilt für Verwerfen und für jede Änderung an der Vergabe.

Was ist der Unterschied zwischen Verwerfen und Löschen?

Verwerfen ist ein Endstatus: Der Eintrag bleibt sichtbar, zählt aber nicht mehr in den Kosten. Löschen entfernt ihn ganz. Für etwas, das angefragt und dann nicht beauftragt wurde, ist Verwerfen die bessere Wahl, weil die Entscheidung dokumentiert bleibt.

Kann ich eine Fremdleistung ohne Subunternehmer anlegen?

Nein, der Subunternehmer ist Pflichtfeld. Ist er noch nicht in plansync, legst du ihn direkt aus dem Dialog über Neuen Subunternehmer anlegen an, ohne den Tab zu verlassen.

Wird der Einkaufspreis automatisch an den Kunden weiterberechnet?

Nein. Die Fremdleistung erfasst nur deine Kosten. Was dein Kunde für diese Leistung zahlt, steht als Honorar in deinen Leistungen und läuft über die normale Abrechnung, siehe Rechnungen stellen.