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Rechnungen in plansync
Dieser Artikel erklärt die Begriffe, die dir beim Abrechnen überall begegnen: die Rechnungstypen, das kumulative Prinzip der Abschlagsrechnung, den Unterschied zwischen Leistungsstand und Abrechnungsstand und die Rechnungsstatus. Von hier kommst du zu allen weiteren Rechnungsthemen.
Wo Rechnungen entstehen
Rechnungen stellst du immer aus einem Projekt heraus, im Tab Rechnungen. Das ist kein Umweg, sondern die Logik dahinter: Die Rechnung greift auf die Leistungen des Projekts zu, übernimmt bei Stundenleistungen die gebuchten Zeiten und schreibt zurück, wie viel davon bereits fakturiert ist.
Die wichtigsten Begriffe
Einzelrechnung
Eine in sich abgeschlossene Rechnung ohne Vorgänger und Nachfolger. Passend für klar umrissene Aufträge, die in einem Rutsch berechnet werden.
Abschlagsreihe und kumulative Abschlagsrechnung
Mehrere aufeinander aufbauende Rechnungen, die dieselbe Leistung schrittweise abrechnen. Kumulativ heißt: Jede Rechnung der Reihe weist den gesamten Leistungsstand seit Leistungsbeginn aus und zieht die bereits gestellten Abschläge wieder ab. Sind 60 Prozent erbracht und 40 Prozent berechnet, zeigt die neue Rechnung die 60 Prozent und bringt die 40 in Abzug, fällig werden 20.
Ein Projekt kann mehrere voneinander unabhängige Abschlagsreihen haben, etwa eine für die Leistungsphasen 1 bis 3 und eine weitere ab Leistungsphase 4.
Teilschluss- und Schlussrechnung
Beide schließen eine Abschlagsreihe ab. Welche von beiden es ist, ergibt sich daraus, ob die Reihe alle Leistungen des Projekts umfasst: Deckt sie nur einen Teil ab und folgen weitere Reihen, ist es eine Teilschlussrechnung. Umfasst sie alles, ist es die Schlussrechnung.
Leistungszeitraum
Die Felder Leistungszeitraum Von und Leistungszeitraum Bis. Bei kumulativen Abschlagsrechnungen bleibt das Startdatum über die ganze Reihe konstant beim Leistungsbeginn, das Enddatum wandert auf den jeweiligen Abrechnungsstichtag.
Leistungsstand und Abrechnungsstand
Der Leistungsstand sagt, wie weit eine Leistung erbracht ist, der Abrechnungsstand, wie viel davon bereits fakturiert wurde. Beide stehen als Spalten im Tab Leistungen des Projekts. Der Vergleich ist der Kern des empfohlenen Workflows: Läuft der Leistungsstand dem Abrechnungsstand voraus, gibt es etwas abzurechnen. In der Projektübersicht findest du diese Projekte über den Filter Nicht abgerechnet, im Büro-Cockpit über die gleichnamige Kachel.
Die Rechnungsstatus
- Entwurf: noch nicht fertiggestellt, alles änderbar.
- Offen: gestellt und ganz oder teilweise unbezahlt. Einen Status „teilweise bezahlt" gibt es nicht, eine Teilzahlung bleibt Offen mit verringertem offenem Betrag.
- Bezahlt: vollständig ausgeglichen.
- Ausgeglichen: nicht bar beglichen, sondern der offene Rest wurde in die nächste Abschlagsrechnung übernommen.
- Storniert: die Rechnung wurde storniert.
Ausgleichsposten und Restübertrag
Der Dialog Ausgleichsposten listet alles, was den Forderungsbetrag ausgleicht, nach Typ getrennt: Zahlung, Skonto und Restübertrag, also ein offener Rest, der in die nächste Abschlagsrechnung übernommen wurde.
E-Rechnung
Ein strukturiertes Datenformat, das der Empfänger maschinell einlesen kann, in Deutschland XRechnung und ZUGFeRD. plansync erzeugt beides beim Fertigstellen automatisch, sofern die nötigen Stammdaten vollständig sind.
So läuft die Abrechnung typischerweise ab
- Leistungsstand pflegen. Laufend im Projekt, dann musst du beim Rechnungsschreiben nicht überlegen, wie weit das Projekt ist.
- Rechnung anlegen. Im Tab Rechnungen über Rechnung erstellen, als Einzelrechnung oder innerhalb einer Abschlagsreihe.
- Leistungszeitraum setzen. Bei Abschlagsreihen mit konstantem Startdatum.
- Prüfen und fertigstellen. Vorher die E-Rechnungs-Bereitschaft kontrollieren, denn mit dem Fertigstellen entstehen Rechnungsnummer und Dokumente.
- Zahlungen erfassen. Und bei Abschlagsrechnungen entscheiden, was mit einem offenen Rest geschieht.
Alle Artikel zu Rechnungen
Rechnungen stellen
- Rechnungen stellen – Einzel-, Abschlags- und Schlussrechnungen – Typen, Leistungszeitraum, empfohlener Workflow
- Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen – gebuchte Zeiten in die Rechnung übernehmen
- Unterschrift in Rechnungen und Angeboten einfügen – Unterschrift hinterlegen, passende Bilddatei, Vorlagen aktuell halten
Zahlung und Nachbereitung
- Zahlungseingänge erfassen und offene Beträge übertragen – Ausgleichsposten, Restübertrag, Storno
E-Rechnung
- E-Rechnungen in plansync – was die Pflicht für Planungsbüros bedeutet
- XRechnung und ZUGFeRD erstellen – Bereitschaft prüfen, nötige Stammdaten
Häufige Fragen
Warum weist meine zweite Abschlagsrechnung wieder die ganze Leistung aus?
Weil plansync kumulativ abrechnet. Jede Rechnung der Reihe zeigt den Gesamtstand seit Leistungsbeginn und zieht die bereits gestellten Abschläge ab. Fällig ist nur die Differenz.
Was ist der Unterschied zwischen Leistungsstand und Abrechnungsstand?
Der Leistungsstand sagt, wie viel erbracht ist, der Abrechnungsstand, wie viel davon berechnet wurde. Läuft der erste dem zweiten voraus, gibt es etwas abzurechnen.
Wann wird aus meiner Abschlagsrechnung eine Schlussrechnung und wann eine Teilschlussrechnung?
Das ergibt sich daraus, ob die abgeschlossene Reihe alle Leistungen des Projekts umfasst. Nur ein Teil, weitere Reihen folgen: Teilschlussrechnung. Alles: Schlussrechnung.
Ich habe mich in einer fertiggestellten Rechnung vertan. Kann ich sie korrigieren?
Nein, fertiggestellte Rechnungen sind inhaltlich fest. Du stornierst sie und erstellst eine neue, korrekte Rechnung.
Eine Abschlagsrechnung ist nur teilweise bezahlt. Was mache ich beim nächsten Abschlag?
plansync fragt dich das beim Erstellen. Empfohlen ist, den offenen Rest mit der Folgerechnung erneut einzufordern, weil er in der kumulativen Systematik ohnehin bis zur Schlussrechnung mitläuft. Details in Zahlungseingänge erfassen.