Angebotsnummern einrichten

Dieser Artikel zeigt, wie du das Format deiner Angebotsnummern festlegst, wie der Zähler weiterläuft und zurückgesetzt wird und welche Angebote eine Nummer bekommen. Wie du beim Anlegen eines Angebots ausnahmsweise eine Nummer von Hand vergibst, steht in Ein Angebot anlegen.

Bevor du startest

Das Nummernformat gilt für das ganze Büro. Ändern kann es nur, wer die Einstellungen bearbeiten darf, also die Berechtigung Admin hat. Alle anderen sehen die Einstellung, aber ohne den Button Bearbeiten.

Wie eine Angebotsnummer entsteht

Die Angebotsnummer entsteht aus einer Schablone: festem Text, etwa ANG-, und Platzhaltern wie {yyyy} für das Jahr und {counter} für einen fortlaufenden Zähler. Beim Anlegen eines Angebots setzt plansync die aktuellen Werte ein und schreibt die fertige Nummer fest ans Angebot.

Daraus folgen zwei Dinge, die du kennen solltest:

• Bestehende Angebote behalten ihre Nummer. Änderst du das Format, gilt es nur für Angebote, die du danach anlegst.
• Es gibt einen einzigen Zähler für alle Angebote des Büros. Er läuft über Formatänderungen hinweg weiter, bis er nach dem eingestellten Zyklus zurückgesetzt wird.

Das Nummernformat festlegen

Öffne die Angebotseinstellungen in der Konfiguration. Die Karte Angebotsnummer zeigt das aktuelle Format, die Nächste Angebotsnummer und den Zyklus für Rücksetzung des Zählers.

Über Bearbeiten öffnet sich der Dialog Angebotsnummer konfigurieren. Im Feld Format trägst du die Schablone ein. Darunter stehen die Verfügbaren Platzhalter als Schaltflächen, ein Klick fügt den Platzhalter an der Stelle des Cursors ein. Unter Beispiel siehst du sofort, wie eine Nummer mit deinem Format aussieht. Mit Speichern übernimmst du die Einstellung.

Ab Werk steht das Format auf {yyyy}-{counter:000}, das erste Angebot im Jahr 2026 bekommt damit die Nummer 2026-001.

Platzhalter für die Angebotsnummer

Platzhalter	Bedeutung	Beispiel
{yyyy}	Jahr, vierstellig	2026
{yy}	Jahr, zweistellig	26
{mm}	Monat, zweistellig	03
{m}	Monat ohne führende Null	3
{dd}	Tag, zweistellig	05
{d}	Tag ohne führende Null	5
{counter}	Zähler ohne führende Nullen	7
{counter:0000}	Zähler mit führenden Nullen, so viele Stellen wie Nullen	0007
{kundennummer}	die Kundennummer des Kunden am Angebot	K-1001

Mit {counter:00} bekommt der Zähler zwei Stellen, mit {counter:000} drei. Wird die Zahl größer, wächst die Nummer einfach mit, aus 999 wird 1000.

Die Datumsplatzhalter setzen den Tag ein, an dem das Angebot angelegt wird. Das Angebotsdatum im Dokument hat darauf keinen Einfluss.

{kundennummer} nimmt die Kundennummer aus den Stammdaten des Kunden. Hat der Kunde keine Kundennummer, bleibt die Stelle leer. Aus ANG-{kundennummer}-{counter:000} wird dann zum Beispiel ANG--007.

Ein paar Formate zur Orientierung, alle für das siebte Angebot am 5. März 2026 bei einem Kunden mit der Kundennummer K-1001:

Format	Ergebnis
{yyyy}-{counter:000}	2026-007
ANG-{yyyy}-{counter:0000}	ANG-2026-0007
A{yy}{mm}-{counter:00}	A2603-07
{kundennummer}/{counter}	K-1001/7

Zähler, Startwert und Rücksetzung

Im selben Dialog legst du fest, wie der Zähler läuft:

• Counter-Startwert: der Wert, bei dem der Zähler beginnt und auf den er bei einer Rücksetzung zurückspringt, meist 1.
• Zyklus für Rücksetzung des Zählers: Jährlich, Monatlich oder Nie. Bei Jährlich beginnt der Zähler in jedem neuen Jahr wieder beim Startwert, bei Monatlich in jedem neuen Monat. Bei Nie zählt er einfach immer weiter.
• Nächste Zählernummer: der aktuelle Stand des Zählers. Diese Zahl bekommt das nächste Angebot.

Die Rücksetzung passiert beim ersten Angebot, das du im neuen Jahr oder Monat anlegst. Bis dahin steht der Zähler noch auf dem alten Stand.

Änderst du Counter-Startwert oder Zyklus, läuft der aktuelle Zähler unverändert weiter. Der neue Startwert greift erst bei der nächsten Rücksetzung. Willst du, dass das nächste Angebot sofort eine bestimmte Zahl bekommt, trägst du sie unter Nächste Zählernummer ein. Das brauchst du zum Beispiel, wenn du von einer anderen Software zu plansync wechselst und die bisherige Nummerierung nahtlos fortsetzen willst.

Welche Angebote eine Nummer ziehen

Jedes Mal, wenn plansync eine Nummer automatisch vergibt, zählt der Zähler um eins weiter. Das passiert bei:

• einem neuen Angebot,
• einem Angebot im Projekt, es nutzt denselben Zähler,
• einer Kopie eines Angebots,
• einem Angebot, das du aus einer Vorlage startest.

Keine Nummer ziehen:

• Vorlagen. Sie haben keine Angebotsnummer.
• Von Hand vergebene Nummern. Trägst du beim Anlegen selbst eine Nummer ein, bleibt der Zähler stehen.

Löschst du ein Angebot, geht der Zähler nicht zurück. Die Nummer des gelöschten Angebots wird nicht automatisch neu vergeben, es entsteht also eine Lücke.

Eine Nummer von Hand vergeben

Im Dialog Angebot erstellen kannst du die vorgeschlagene Nummer über den Stift neben dem Feld überschreiben, und im Dialog Angebot bearbeiten änderst du die Nummer eines bestehenden Angebots. Eine von Hand vergebene Nummer muss eindeutig sein, sonst lehnt plansync sie ab. Wie das im Einzelnen geht, steht in Ein Angebot anlegen.

Wie es weitergeht

• Ein Angebot anlegen: wo die Angebotsnummer beim Anlegen erscheint
• Das Angebotsdokument gestalten: wo die Angebotsnummer im Kopf des Anschreibens erscheint
• plansync einrichten: die übrigen Einstellungen in der Konfiguration

FAQ

Ändern sich bestehende Angebotsnummern, wenn ich das Format anpasse?

Nein. Jede Nummer wird beim Anlegen des Angebots fest vergeben. Ein neues Format gilt nur für Angebote, die du danach anlegst.

Wie beginne ich jedes Jahr wieder bei 1?

Setze den Zyklus für Rücksetzung des Zählers auf Jährlich und den Counter-Startwert auf 1. Das erste Angebot im neuen Jahr bekommt dann den Zählerstand 1.

Warum hat meine Angebotsnummer zwei Bindestriche hintereinander?

Dein Format enthält {kundennummer}, aber der Kunde hat keine Kundennummer. Die Stelle bleibt dann leer. Trage beim Kunden eine Kundennummer ein, bevor du das nächste Angebot für ihn anlegst. Die Nummer eines bestehenden Angebots korrigierst du über Bearbeiten im Angebot.

Wie setze ich meine bisherige Nummerierung aus einer anderen Software fort?

Trage in den Angebotseinstellungen unter Nächste Zählernummer die Zahl ein, mit der es weitergehen soll, und passe das Format an deine bisherigen Nummern an.

Warum ist die Angebotsnummer bereits vergeben?

Du hast die Nummer von Hand eingetragen, und ein anderes Angebot trägt sie schon. Wähle eine andere oder kehre über das Kreuz neben dem Feld zur automatischen Nummer zurück, siehe Ein Angebot anlegen.

Warum sehe ich in den Angebotseinstellungen keinen Button „Bearbeiten"?

Das Nummernformat ändern nur Personen mit der Berechtigung Admin. Wende dich an sie, siehe Mitarbeiterrolle und Berechtigung.