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Stunden- und Pauschalleistungen anbieten
Dieser Artikel baut auf den Grundlagen zu Angeboten auf. Er zeigt, wie du eine manuelle Leistung mit Positionen, Mengen und Einheiten anlegst, wie du Pauschalen und Stundensätze anbietest und was es für das spätere Projekt bedeutet, wenn du nur den Stundensatz ohne Menge ausweist.
Eine manuelle Leistung anlegen
Manuelle Leistungen nutzt du für alles, was nicht über die HOAI-Honorartafel läuft, insbesondere für Stundenleistungen und Pauschalen. Für HOAI-Honorare gibt es einen eigenen Rechner, siehe HOAI-Honorar berechnen.
- Öffne das Angebot in der Angebotsübersicht und wechsle in den Tab Leistungen.
- Wähle Leistung hinzufügen und dann Manuell. In einem Angebot ohne Leistungen heißt die Schaltfläche Erste Leistung hinzufügen.
- Gib im Dialog eine Leistungsbezeichnung ein, zum Beispiel „Beratungsleistung".
- Fülle unter Positionen die erste Zeile aus: Bezeichnung, Menge / Einheit und Einzelpreis (netto). Das Honorar (netto) rechnet plansync daraus selbst aus.
- Weitere Zeilen fügst du über Position hinzufügen an. Die Reihenfolge änderst du per Ziehen am Griff links in der Zeile.
- Bestätige mit Speichern.
Eine neue Position startet mit der Menge 1 und der Einheit Stk.. Über das Textsymbol neben der Bezeichnung blendest du ein Feld für eine Beschreibung der Position ein. Positionen ohne Bezeichnung speichert plansync nicht, eine leere Zeile verschwindet also einfach.
Eine Leistung und ihre Positionen entsprechen den Begriffen Leistung und Position aus den Grundlagen. Jede Position wird im Projekt zu einer eigenen Phase, auf die deine Mitarbeitenden Zeiten buchen.
Hast du eine ähnliche Leistung schon in einem Projekt angelegt, holst du ihre Positionen im Dialog über Aus Projekt kopieren herein. Du wählst die Leistung im Dialog Leistung aus Projekt kopieren aus und bestätigst mit Übernehmen.
Eine gespeicherte Leistung änderst du später über das Menü (drei Punkte) an der Leistung und Bearbeiten. Der Menüpunkt fehlt, wenn das Angebot in seinem Status gesperrt ist oder die Leistung schon beauftragte Phasen enthält. Die Übersicht steht unter Was du in welchem Status noch ändern kannst.
Einheiten: Stk., Std., Tag, Pauschal und %
Jede Position hat eine Einheit. Im Angebot bestimmt sie, wie das Honorar entsteht und wie die Zeile im Dokument aussieht:
| Einheit | Menge | Honorar der Position | Im Angebotsdokument |
|---|---|---|---|
| Stk. | Anzahl | Menge × Einzelpreis | Menge, Einheit, Einzelpreis, Betrag |
| Std. | Stunden | Menge × Stundensatz | Menge, Einheit, Einzelpreis, Betrag |
| Tag | Tage | Menge × Tagessatz | Menge, Einheit, Einzelpreis, Betrag |
| Pauschal | keine Eingabe | der Einzelpreis selbst | „pauschal" und Betrag, ohne Menge und Einzelpreis |
| % | Prozentsatz | Prozentsatz vom Einzelpreis | Prozentsatz, Einheit, Einzelpreis, Betrag |
Bei % trägst du die Menge als Prozentzahl ein. Eine Position mit 50 % und einem Einzelpreis von 20.000 € ergibt also ein Honorar von 10.000 €.
Wechselst du die Einheit einer Position, passt plansync die Menge teilweise an: Bei Std. und Pauschal setzt es sie auf 1, bei % auf 0. Prüfe die Menge danach.
Die Einheit wirkt bis in Controlling und Rechnung
Beim Umwandeln in ein Projekt übernimmt plansync Einheit, Menge und Einzelpreis jeder Position unverändert. Dort entscheidet die Einheit, wie abgerechnet und ausgewertet wird:
- Std.: Den Leistungsstand ermittelt plansync aus den gebuchten Stunden. In der Rechnung lädt plansync die gebuchten Stunden und rechnet sie mit dem Stundensatz der Position ab. Das ist die einzige Einheit, bei der das passiert.
- Stk., Tag und Pauschal: Den Leistungsstand pflegst du selbst, bei Stück und Tagen als Menge, bei Pauschalen in Prozent. Abgerechnet wird nach diesem Leistungsstand, nicht nach Zeitbuchungen. Auch bei Tag lädt plansync also keine Zeiten aus der Zeiterfassung.
- %: Solche Positionen bleiben im Controlling außen vor und tragen weder einen Leistungswert noch einen Leistungsstand bei.
Willst du nach tatsächlich gebuchter Zeit abrechnen, wählst du deshalb schon im Angebot Std.. Die Details stehen in Leistungsstand pflegen und Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen.
Unterschiedliche Einheiten in einer Leistung
Verwendest du innerhalb einer Leistung Positionen mit verschiedenen Einheiten, zeigt plansync im Dialog den Hinweis Unterschiedliche Einheiten. Das ist keine Sperre, du kannst trotzdem speichern.
Eine Pauschale anbieten
Für einen Festpreis wählst du bei der Position die Einheit Pauschal. Das Mengenfeld verschwindet dann, plansync rechnet mit der Menge 1. Den Pauschalbetrag trägst du als Einzelpreis (netto) ein, er ist zugleich das Honorar der Position.
Im Angebotsdokument steht in der Zeile nur „pauschal" und der Betrag. Menge und Einzelpreis bleiben leer, der Kunde sieht also keine Aufschlüsselung.
Stundensätze anbieten
Unsere Empfehlung für Stundensätze: Lege eine Leistungsgruppe an und darin je Stundensatz eine eigene Position mit der Einheit Std. und dem Stundensatz als Einzelpreis (netto). Zum Beispiel:
- Position Projektleitung, Einheit Std., Einzelpreis = Stundensatz
- Position Bauleitung, Einheit Std., Einzelpreis = Stundensatz
- Position Technische Zeichnung, Einheit Std., Einzelpreis = Stundensatz
Weil jede Position im Projekt zu einer eigenen Phase wird, buchen deine Mitarbeitenden ihre Zeiten später auf den passenden Stundensatz, und die Rechnung rechnet jede Phase mit ihrem eigenen Satz ab.
Nur den Stundensatz ausweisen oder eine Menge schätzen
Bei Stundenleistungen steht oft noch nicht fest, wie viele Stunden anfallen. Für die Menge hast du deshalb zwei Möglichkeiten, und die Wahl wirkt bis ins Projekt.
Nur den Satz ausweisen
Unter dem Einheitenfeld erscheint bei Std. die Checkbox Nur Stundensatz. Aktivierst du sie, setzt plansync die Menge auf 0 und blendet das Mengenfeld aus. Dasselbe passiert, wenn du bei Std. die Menge 0 einträgst oder das Feld leer lässt.
Eine solche Position hat kein Honorar:
- Im Dialog steht in der Spalte Honorar (netto) nur ein Strich, und die Position zählt nicht zur Summe der Leistung und des Angebots.
- Im Angebotsdokument bleibt die Menge leer, es stehen Einheit und Stundensatz, und statt eines Betrags steht n. Aufw. (nach Aufwand).
- Einen Zuschlag oder Rabatt kannst du direkt an dieser Position nicht hinzufügen, weil es noch keinen Betrag gibt, auf den er sich beziehen könnte.
Besteht eine Leistung nur aus solchen Positionen, beträgt ihre Zwischensumme 0 €. Willst du diese Zwischensumme im Dokument nicht zeigen, blendest du sie über die Anzeigeoptionen der Leistungstabelle aus.
Eine Menge schätzen
Alternativ trägst du eine geschätzte Menge ein, zum Beispiel den erwarteten Stundenaufwand. Dann rechnet plansync die Position ganz normal in die Angebotssumme ein, und der Kunde sieht im Dokument einen Betrag.
Abgerechnet werden im Projekt trotzdem die tatsächlich gebuchten Stunden, nicht die Schätzung. Die Menge ist bei Std. also eine Planungsgröße, keine Obergrenze für die Rechnung.
Was das im Projekt bedeutet
Die Menge aus dem Angebot bestimmt die Auftragssumme der Phase im Projekt. Eine Position mit Nur Stundensatz startet deshalb mit einer Auftragssumme von 0 €, und daraus folgt:
- Das Einsatzbudget ist der Eigenanteil der Auftragssumme abzüglich Gewinnmarge und Risikozuschlag. Bei 0 € Auftragssumme gibt es also kein Budget, gegen das du die gebuchten Stunden vergleichen kannst.
- Einen Leistungsstand kann plansync für die Phase nicht bestimmen, weil die Bezugsgröße fehlt. Der Leistungswert entsteht dagegen weiter aus gebuchten Stunden mal Stundensatz.
- Abrechnen kannst du die gebuchten Stunden ganz normal.
Weist du im Angebot nur den Satz aus, lohnt es sich also, spätestens im Projekt eine geschätzte Menge nachzutragen. Wie das geht, steht in Vom Angebot zum Projekt.
Optionale Positionen und Zuschläge
Jede Position hat unter ihrer Bezeichnung den Schalter Optional. Eine optionale Position steht im Angebot, zählt aber nicht zur Angebotssumme. Mehr dazu in Optionale Leistungen anbieten.
Zuschläge und Rabatte fügst du im Dialog über Zuschlag / Rabatt für die ganze Leistung oder über das Prozentsymbol in der Zeile für eine einzelne Position hinzu. Wie sie wirken und was beim Umwandeln mit ihnen passiert, steht in Zuschläge, Rabatte und Nebenkosten.
Wie es weitergeht
- Zuschläge, Rabatte und Nebenkosten: auf Position, Leistung oder Angebot
- Optionale Leistungen anbieten: Zusatzleistungen außerhalb der Angebotssumme
- Das Angebotsdokument gestalten: Anzeigeoptionen, Zwischensummen und PDF
- Vom Angebot zum Projekt: umwandeln und Stundenleistungen im Projekt schätzen
- Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen: gebuchte Stunden in die Rechnung übernehmen
FAQ
Warum ist die Angebotssumme 0 €, obwohl ich Stundensätze eingetragen habe?
Weil die Positionen keine Menge haben. Bei Nur Stundensatz ist die Menge 0, und damit auch das Honorar. Das ist so gewollt, wenn du nur die Sätze anbieten willst. Soll ein Betrag erscheinen, entferne das Häkchen und trage eine geschätzte Menge ein. Die Zwischensumme von 0 € blendest du bei Bedarf über die Anzeigeoptionen aus.
Warum sehe ich die Checkbox „Nur Stundensatz" nicht?
Sie erscheint nur bei der Einheit Std., bei den anderen Einheiten gibt es sie nicht. Stelle die Einheit der Position zuerst auf Std. um.
Warum kann ich bei einer Position keinen Zuschlag oder Rabatt hinzufügen?
Bei einer Position mit Nur Stundensatz ist das Prozentsymbol gesperrt. Ohne Menge gibt es noch keinen Betrag, auf den sich ein Zuschlag beziehen könnte. Trage eine Menge ein oder setze den Zuschlag auf eine andere Position. Mehr in Zuschläge, Rabatte und Nebenkosten.
Warum warnt plansync vor unterschiedlichen Einheiten?
Der Hinweis Unterschiedliche Einheiten erscheint, sobald zwei Positionen einer Leistung verschiedene Einheiten haben, etwa Std. und Pauschal. Speichern kannst du trotzdem. plansync empfiehlt eine Einheit je Leistung, weil die Einheit später bestimmt, wie Leistungsstand und Rechnung zustande kommen.
Warum werden in der Rechnung keine Stunden geladen?
Gebuchte Stunden lädt plansync nur für Phasen mit der Einheit Std.. Hat die Position im Angebot Stk., Tag oder Pauschal, wird nach Leistungsstand abgerechnet, nicht nach Zeitbuchungen. Wie das Abrechnen nach Stunden abläuft, steht in Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen.