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Projekte Grundlagen ​

Dieser Artikel erklärt, was ein Projekt in plansync ist, wie es aufgebaut ist und welche Begriffe dir in der Anwendung immer wieder begegnen. Von hier kommst du zu allen weiteren Projekt-Themen.

Was ein Projekt ist ​

Das Projekt ist die zentrale Klammer in plansync. Auf ein Projekt buchen deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit, gegen das Projekt rechnet plansync die Kosten, und aus dem Projekt heraus entstehen die Rechnungen an den Kunden.

Ein Projekt entsteht auf zwei Wegen. Entweder wandelst du ein beauftragtes Angebot in ein Projekt um, dann übernimmt plansync die kalkulierten Leistungen samt Honorar. Oder du legst das Projekt direkt an und erfasst die Leistungen dort. Ein Angebot ist also keine Voraussetzung. Der Weg über das Angebot lohnt sich vor allem, wenn du dem Kunden ein Dokument vorlegst oder die Kalkulation übernehmen willst.

Die wichtigsten Begriffe ​

Diese Begriffe brauchst du für alle weiteren Artikel. Sie bauen von außen nach innen aufeinander auf.

Auftrag ​

Ein Projekt kann mehrere Aufträge enthalten, und der Auftrag ist in plansync eine eigene Ebene. Beim Umwandeln eines Angebots entsteht der erste, der Hauptauftrag. Weitere Aufträge nimmst du jederzeit dazu, etwa für einen Nachtrag, eine separat beauftragte Leistungsphase oder einen eigenen Bauabschnitt. Jeder Auftrag bekommt im Tab Leistungen einen eigenen Reiter, sodass du die Controlling-Werte wahlweise pro Auftrag oder für das ganze Projekt siehst.

Leistung und Leistungsgruppe ​

Eine Leistung bündelt zusammengehörige Arbeit innerhalb eines Auftrags, zum Beispiel die HOAI-Grundleistungen für ein Gebäude. Fasst eine Leistung mehrere Positionen zusammen, etwa verschiedene Stundensätze, spricht plansync von einer Leistungsgruppe.

Phase ​

Die Phase ist die kleinste Ebene innerhalb einer Leistung und die wichtigste: Auf Phasen werden die Zeiten gebucht. In der Oberfläche heißt diese Ebene bei HOAI-Leistungen Leistungsphase und bei individuellen Leistungen Position. Gemeint ist beides Mal dasselbe.

Deshalb lohnt es sich, ein Projekt von Anfang an so zu schneiden, wie du später auswerten und abrechnen willst.

Einheit einer Phase ​

Jede Phase hat eine Einheit. In der Tabelle steht sie abgekürzt: Std., Pauschal, Stk., Tag, % oder Leistungsstand, letzteres für nach HOAI bewertete Phasen. Die Einheit entscheidet, wie plansync den Leistungswert ermittelt. Bei Stundenphasen rechnet plansync automatisch aus den gebuchten Stunden, bei allen anderen pflegst du den Leistungsstand selbst. Die Details stehen im Glossar der Controlling-Werte.

Fremdleistung ​

Arbeit, die du zukaufst statt selbst zu erbringen. Fremdleistungen pflegst du im Tab Fremdleistungen und ordnest sie den Phasen zu, die der Subunternehmer übernimmt. Sobald eine Fremdleistung vergeben ist, mindert ihr Einkaufspreis den Eigenanteil dieser Phasen und damit Einsatzbudget und Stundenbudget, auch wenn noch keine Eingangsrechnung vorliegt.

Auftragssumme, Einsatzbudget und Leistungswert ​

Die drei Größen, um die sich das Projekt-Controlling dreht. Die Auftragssumme ist die vereinbarte Vergütung, das Einsatzbudget der Betrag, den deine eigene Arbeit kosten darf (der Eigenanteil der Auftragssumme abzüglich Gewinn und Risiko), und der Leistungswert der Wert der bereits erbrachten Arbeit. Jede einzelne Kennzahl ist im Glossar der Controlling-Werte erklärt, samt Berechnung und Datenstand.

Tag ​

Eine farbige Markierung an Zeiteinträgen, Projekten, Aufträgen oder Leistungen. Tags verändern für sich genommen nichts, ihren Nutzen entfalten sie beim Filtern. Siehe Tags in Projekten.

So läuft ein Projekt typischerweise ab ​

  1. Beauftragung. Du wandelst ein versendetes Angebot in ein Projekt um, komplett oder nur einzelne Phasen. Siehe Vom Angebot zum Projekt.
  2. Zeiten buchen. Deine Mitarbeitenden buchen ihre Arbeitszeit auf die Phasen des Projekts. Siehe Arbeitszeiterfassung – erste Schritte.
  3. Auswerten. Im Tab Zeitbuchungen siehst du die gebuchten Stunden Tag für Tag, im Tab Controlling die Kosten- und Ergebnisentwicklung. Siehe Geleistete Stunden pro Projekt auswerten.
  4. Abrechnen. Aus dem Projekt heraus stellst du Einzel-, Abschlags- und Schlussrechnungen. Siehe Rechnungen stellen.
  5. Nachträge und weitere Aufträge. Kommt Arbeit dazu, legst du einen weiteren Auftrag im Projekt an, mit oder ohne vorheriges Angebot.

Alle Artikel zu Projekten ​

Einrichten und strukturieren

Auswerten

Fremdleistungen

Über alle Projekte

Abrechnen

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Häufige Fragen ​

Worauf buchen meine Mitarbeitenden ihre Zeit, auf das Projekt oder auf die Leistung?

Auf die Phase, also die kleinste Ebene innerhalb einer Leistung. Bei HOAI-Leistungen heißt sie Leistungsphase, bei individuellen Leistungen Position. Wie fein du ein Projekt schneidest, bestimmt daher auch, wie fein du später auswerten kannst.

Muss ich vor einem Projekt immer ein Angebot erstellen?

Nein. Du kannst ein Projekt auch ohne Angebot anlegen und die Leistungen direkt im Projekt erfassen. Über das Angebot zu gehen lohnt sich, wenn der Kunde ein Dokument bekommt oder du die Kalkulation übernehmen willst.

Kann ein Projekt mehrere Aufträge haben?

Ja, der Auftrag ist eine eigene Ebene im Projekt. Nachträge, separat beauftragte Leistungsphasen, eigene Bauabschnitte und zusätzliche Leistungen legst du jeweils als weiteren Auftrag an. Details in Vom Angebot zum Projekt.

Warum zeigt mein Projekt heute gebuchte Stunden noch nicht im Controlling?

Ein Teil der Controlling-Werte wird nächtlich fortgeschrieben, darunter die gebuchten Stunden, die internen Kosten und der Leistungswert. Heute gebuchte Zeit erscheint dort also erst am nächsten Tag. Welcher Wert tagesaktuell ist und welcher nicht, steht im Glossar der Controlling-Werte.

Was ist der Unterschied zwischen Leistung und Phase?

Die Leistung ist die Bündelung, die Phase die einzelne Zeile darin. Eine Leistung "Objektplanung" enthält zum Beispiel die Phasen LP1 bis LP9. Gebucht und bewertet wird auf Phasenebene.