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Controlling im Projekt
Der Tab Controlling beantwortet die Frage, ob sich ein Projekt rechnet. Dieser Artikel führt durch die Bereiche des Tabs und sagt, woher die Zahlen kommen. Was jeder einzelne Wert bedeutet und wie er berechnet wird, steht im Glossar der Controlling-Werte.
Bevor du startest
Das Controlling lebt von drei Dingen, die vorher im Projekt stehen müssen:
- Leistungen mit Preisen, sonst gibt es keine Auftragssumme, siehe Leistungen und Phasen im Projekt anlegen.
- Gebuchte Zeiten, sonst bleiben die internen Kosten leer.
- Ein gepflegter Leistungsstand bei allen Phasen, die du selbst pflegst, siehe Leistungsstand pflegen.
Den Tab Controlling gibt es nur bei Kundenprojekten. Interne Tätigkeiten haben keinen Auftraggeber und damit nichts zu bewerten.
Das Ergebnis auf einen Blick
Oben stehen drei Kacheln nebeneinander, von heute über die Planung bis zum erwarteten Ende:
Ergebnis (nach Leistungswert) ist der Stand heute: was du am erbrachten Teil des Auftrags bisher verdient hast, darunter der Anteil am Leistungswert in Prozent. Grün bedeutet Überschuss, rot bedeutet Verlust.
Ergebnis (Vorgabe) ist das, was das Projekt nach deiner Kalkulation abwerfen soll: Gewinnmarge und Risikozuschlag auf die eigene Arbeit. Die Sätze dafür sind die, die am Anlegetag der Leistungen galten, siehe Kalkulationssätze.
Ergebnis-Hochrechnung blickt ans Projektende: das Ergebnis, das zu erwarten ist, wenn deine eigene Arbeit im bisherigen Verhältnis weiterläuft. Liegt die Hochrechnung unter der Vorgabe, verdient das Projekt weniger als geplant; ist sie rot, steuert es auf einen Verlust zu. Bei 0 % Leistungsstand bleibt die Kachel noch leer.
Die Projekt-Ergebnisübersicht
Darunter steht die Tabelle Projekt-Ergebnisübersicht mit einer Zeile je Ergebnis. Jede Zeile lässt sich von links nach rechts nachrechnen: Bezugsgröße minus Interne Kosten minus Fremdkosten ergibt das Ergebnis, daneben in % der Bezugsgröße.
| Zeile | Bezugsgröße | Fremdkosten in der Zeile |
|---|---|---|
| Ergebnis (nach Auftragssumme) | die volle Auftragssumme | Fremdkosten (vergeben) |
| Ergebnis (nach Leistungswert) | der Leistungswert | der Anteil der vergebenen Fremdkosten, der zum Leistungsstand ihrer Phasen passt |
| Ergebnis (nach Abrechnung) | was du abgerechnet hast | Fremdkosten (abgerechnet) |
| Ergebnis (nach Zahlung) | was deine Kunden bezahlt haben | Fremdkosten (bezahlt) |
Die vier Zeilen übereinander zeigen den typischen Nachlauf eines Projekts: Vereinbart ist mehr als erbracht, erbracht mehr als abgerechnet, abgerechnet mehr als bezahlt. Klafft die Lücke zwischen Leistungswert und Abgerechnet weit auseinander, ist eine Abschlagsrechnung fällig, siehe Rechnungen stellen. Jede Zeile vergleicht Gleiches mit Gleichem: zugesagtes Honorar mit zugesagten Fremdkosten, gestellte Rechnungen mit erhaltenen Rechnungen, eingegangenes Geld mit bezahltem Geld.
Die Fremdkosten stammen aus den vergebenen Fremdleistungen des Projekts, siehe Fremdleistungen anlegen und vergeben. Alle Werte stehen im Glossar mit ihrer genauen Berechnung.
Gebuchte Stunden nach Mitarbeiter
Die zweite Karte im Tab schlüsselt die Stunden nach Mitarbeitenden auf. Hat das Projekt mehrere Leistungen, kannst du über die Auswahl darüber einzelne Leistungen ein- und ausblenden, mit Alle und Keine als Abkürzung. Wurde noch nichts gebucht, steht dort Keine Zeitbuchungen vorhanden, bei zu enger Filterung Keine Zeitbuchungen für die ausgewählten Leistungen.
Wer die Buchungen einzeln mit Datum und Kommentar braucht, ist im Tab Zeitbuchungen richtig, siehe Geleistete Stunden pro Projekt auswerten.
Wie aktuell die Zahlen sind
Welcher Wert welchen Stand trägt, steht bei jedem Eintrag im Glossar der Controlling-Werte.
Wie es weitergeht
- Glossar der Controlling-Werte – jeder Wert mit Bedeutung, Berechnung und Datenstand
- Controlling über alle Projekte – dieselbe Frage fürs ganze Büro
- Das Projekt-Dashboard – der schnelle Blick auf dasselbe Projekt
Häufige Fragen
Worin unterscheiden sich Dashboard und Controlling?
Das Dashboard ist der schnelle Blick mit vier Kennzahlen und zwei Diagrammen. Das Controlling zeigt das Ergebnis in vier Lesarten, jede nachrechenbar aus Bezugsgröße, internen Kosten und Fremdkosten, dazu Vorgabe und Hochrechnung.
Warum hat meine interne Tätigkeit keinen Controlling-Tab?
Weil es ohne Auftraggeber keine Auftragssumme gibt und damit nichts zu bewerten. Gebuchte Stunden siehst du im Dashboard und im Tab Zeitbuchungen.
Warum stehen im Ergebnis mehrere verschiedene Zahlen?
Weil „Ergebnis" davon abhängt, was du als Einnahme ansetzt: den vollen Auftrag (nach Auftragssumme), das Erbrachte (nach Leistungswert), das Fakturierte (nach Abrechnung) oder das Bezahlte (nach Zahlung). Dazu kommen der kalkulierte Sollwert (Vorgabe) und der Blick ans Projektende (Hochrechnung).
Warum zählen die Fremdkosten im Ergebnis nach Leistungswert nicht voll?
Weil eine vergebene Fremdleistung im selben Takt angesetzt wird wie die Phase, zu der sie gehört. Steht die Phase bei 50 %, ist auch erst die Hälfte der Fremdleistung „verbraucht“. Sonst stünde eine volle Fremdleistung gegen einen erst halb erbrachten Umsatz, und das Ergebnis sähe schlechter aus, als es ist. Nach Auftragssumme, Abrechnung und Zahlung zählen die Fremdkosten dagegen voll, so wie ihre Bezugsgröße.
Die internen Kosten sind 0, obwohl Stunden gebucht sind.
Dann fehlte am Buchungstag ein Arbeitsvertrag mit hinterlegter Rolle. Für Buchungen vor Vertragsbeginn gibt es keinen Stundensatz, die Kosten dieser Stunden bleiben 0.
Wo sehe ich dieselbe Auswertung für alle Projekte?
Im Büro-Cockpit und in der Controlling-Übersicht, siehe Controlling über alle Projekte.