Das Angebotsdokument gestalten

Dieser Artikel baut auf den Grundlagen zu Angeboten auf. Im Tab Dokument stellst du zusammen, was dein Kunde als PDF bekommt. Du erfährst, was das Dokument von selbst aus Layout, Angebot und Kunde übernimmt, warum es sich manchmal nicht bearbeiten lässt, wie du Texte über Platzhalter wiederverwendest und wie das PDF zum Kunden kommt.

Dokumentenlayout: Briefpapier und Logo pro Angebot wählen

Logo, Briefpapier, Schriften und Abstände stellst du nicht im Dokument ein. Sie kommen aus einem Angebotslayout, das du im Dokumentenlayout pflegst. Dort kannst du mehrere Layouts anlegen, eins davon ist der Standard.

Ein neues Angebot bekommt das Standardlayout. Brauchst du für ein Angebot ein anderes, wählst du es beim Anlegen oder später über Angebot bearbeiten im Feld Dokumentenlayout. Bei Rechnungen funktioniert das genauso. So kannst du etwa für Großkunden mit vielen Positionen ein kompaktes Layout nutzen und für Privatkunden ein luftigeres, ohne jedes Mal die Einstellungen umzustellen. Wie du Layouts einrichtest, steht in plansync einrichten.

Das Layout lässt sich nur wechseln, solange das Angebot ein Entwurf ist. Ein Angebot aus einer Vorlage übernimmt deren Layout.

Was das Dokument von selbst übernimmt

Empfänger, Angebotsnummer, Kundennummer und Datum im Kopf des Anschreibens übernimmt plansync aus dem Angebot und dem Kunden. Stimmt dort etwas nicht, änderst du es am Angebot oder beim Kunden, nicht im Dokument.

Jede Leistung des Angebots erscheint automatisch als eigene Leistungstabelle, der Summenblock rechnet alle Leistungen zusammen. Dazwischen ergänzt du eigene Texte, Überschriften und Seitenumbrüche.

Leistungstabelle und Summenblock einstellen

Wie ausführlich eine Leistungstabelle oder der Summenblock im PDF erscheint, stellst du über die Anzeigeoptionen am jeweiligen Block ein, zum Beispiel ob Phasenbeschreibungen, HOAI-Prozentsätze oder Zwischensummen zu sehen sind. Das betrifft nur das Dokument, an der Kalkulation ändert es nichts.

Nützlich ist das vor allem bei reinen Stundensatz-Angeboten: Deren Zwischensumme beträgt 0 €, die blendest du hier aus. Wie du optionale Leistungen im Dokument ausweist, steht in Optionale Leistungen anbieten, wie Zuschläge und Rabatte am Summenblock wirken, in Zuschläge, Rabatte und Nebenkosten.

Warum sich das Dokument nicht bearbeiten lässt

Das Dokument lässt sich nicht in jedem Status bearbeiten:

Status	Dokument
Entwurf	bearbeitbar
Versendet	gesperrt
Nicht beauftragt	gesperrt
Teilweise beauftragt	gesperrt
In Projekt umgewandelt	bearbeitbar, plansync rät ab

Das betrifft vor allem den Moment nach dem Versand. Hast du das Angebot als versendet markiert und willst noch einen Tippfehler korrigieren, setzt du es über den Status und Status manuell ändern… zurück auf Entwurf. Danach änderst du das Dokument, erzeugst das PDF neu und markierst das Angebot wieder als versendet. Derselbe Weg gilt, wenn du das Layout noch wechseln willst.

Ein umgewandeltes Angebot lässt sich zwar bearbeiten, das verknüpfte Projekt nutzt es aber als Grundlage. Die vollständige Übersicht, auch für den Tab Leistungen, steht unter Was du in welchem Status noch ändern kannst.

Platzhalter im Text

Platzhalter setzen Angaben aus dem Angebot und vom Kunden erst im PDF ein. So passt ein Text, den du einmal geschrieben hast, auch für das nächste Angebot. Du findest sie in Textblöcken und im Betreff unter Variablen. Im Text stehen sie in eckigen Klammern, zum Beispiel [Briefanrede].

Bei zwei Beträgen lohnt der genaue Blick:

• Zwischensumme (netto) ist die Summe aller Leistungen vor Zuschlägen und Rabatten.
• Gesamt Netto ist die Summe nach Zuschlägen, Rabatten und Nebenkosten.

Die Angaben zum Ansprechpartner kommen vom Kontakt, den du beim Kunden als Hauptkontakt markiert hast. Die Briefanrede baut plansync aus dessen Anrede, Titel und Nachnamen, zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Mustermann,". Ist kein Hauptkontakt markiert oder hat er die Anrede Divers oder keine, lautet sie „Sehr geehrte Damen und Herren,".

Fehlt eine Angabe, bleibt die Stelle im PDF leer, eckige Klammern bleiben nicht stehen. Hat der Kunde keinen Hauptkontakt, fallen also Anrede, Ansprechpartner Vorname und Ansprechpartner Nachname ersatzlos weg. Prüfe solche Texte am besten in der Vorschau.

Texte aus anderen Angeboten übernehmen

Wiederkehrende Texte wie Leistungsbeschreibungen oder Vertragsbedingungen musst du nicht neu schreiben. Mit dem Block Text aus Angebot holst du Textblöcke aus einem anderen Angebot in das aktuelle. Übernommen werden nur Textblöcke mit Inhalt, keine Überschriften, Leistungstabellen oder Seitenumbrüche. Platzhalter bleiben Platzhalter und werden im neuen Angebot mit dessen Daten gefüllt.

Das passt, wenn du ein bestehendes Angebot um einzelne bewährte Texte ergänzen willst. Soll ein neues Angebot von Anfang an mit festen Texten, Leistungen und Layout starten, ist eine Angebotsvorlage der bessere Weg.

Eine Unterschrift einfügen

In Textblöcken kannst du die Unterschrift einer Person als Bild einsetzen, etwa unter die Grußformel im Anschreiben. Die Schaltfläche Unterschrift erscheint aber erst, wenn für mindestens eine Person eine Unterschrift hinterlegt ist. Das geschieht in der Mitarbeiterverwaltung in den Stammdaten der Person. Welche Bilddatei sich eignet und warum ein späterer Austausch bestehende Texte nicht ändert, steht in Unterschrift in Rechnungen und Angeboten einfügen.

Das PDF an den Kunden schicken

plansync verschickt keine Angebote per E-Mail. Du erzeugst das PDF, sendest es selbst an den Kunden und markierst das Angebot danach als versendet, siehe Die Status eines Angebots. Ab dann ist das Dokument gesperrt.

Enthält das Angebot eine HOAI-Leistung, kannst du dem PDF die HOAI-Berechnung als Anhang beilegen. Was sie enthält, steht in HOAI-Honorar berechnen.

Wie es weitergeht

• Zuschläge, Rabatte und Nebenkosten für Aufschläge und Nachlässe am Summenblock
• Optionale Leistungen anbieten, wenn du Zusatzleistungen außerhalb der Angebotssumme zeigen willst
• Vom Angebot zum Projekt, sobald der Kunde beauftragt
• plansync einrichten für Logo, Briefpapier und Layouts

FAQ

Warum kann ich das Angebotsdokument nicht mehr bearbeiten?

Weil das Angebot nicht mehr im Entwurf steht. Nach dem Markieren als versendet ist das Dokument gesperrt. Setze das Angebot über den Status und Status manuell ändern… zurück auf Entwurf, ändere das Dokument und markiere es danach wieder als versendet. Siehe Was du in welchem Status noch ändern kannst.

Warum kann ich das Layout eines Angebots nicht mehr wechseln?

Das Layout lässt sich nur im Entwurf wechseln. Setze das Angebot über Status manuell ändern… zurück auf Entwurf, wähle unter Angebot bearbeiten das neue Layout und markiere das Angebot danach wieder als versendet.

Warum steht im PDF „Sehr geehrte Damen und Herren" statt des Namens meines Ansprechpartners?

Entweder steht im Anschreiben noch der Standardtext, oder der Kunde hat keinen Hauptkontakt mit Anrede Herr oder Frau. Ersetze die Grußzeile durch den Platzhalter Briefanrede und markiere beim Kunden einen Kontakt als Hauptkontakt.

Warum ist ein Platzhalter im PDF leer?

Weil die zugehörige Angabe fehlt, meist der Hauptkontakt beim Kunden oder der Kunde selbst. plansync setzt dann nichts ein, statt den Platzhalter stehen zu lassen. Mehr dazu unter Platzhalter im Text.

Kann ich das Angebot direkt aus plansync per E-Mail verschicken?

Nein. Erzeuge das PDF, schicke es selbst an den Kunden und markiere das Angebot danach als versendet.

Wo ändere ich Logo und Briefpapier?

Nicht im Angebot, sondern im Dokumentenlayout unter Angebotslayouts. Welches Layout ein Angebot nutzt, wählst du am Angebot selbst, siehe Dokumentenlayout.