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Projekt abschließen
Ein Projekt ist fachlich durch, jetzt soll es auch in plansync sauber zu Ende gebracht werden. Dieser Artikel zeigt die Reihenfolge, in der du das tust, und warum sie wichtig ist. Die einzelnen Schritte sind in eigenen Artikeln ausführlich beschrieben, hier geht es um den roten Faden.
Bevor du startest
- Du brauchst Schreibrechte auf Projekte, für die Rechnungen zusätzlich Schreibrechte auf Rechnungen.
- Alle Stunden, die zum Projekt gehören, sollten gebucht sein. Frag im Zweifel im Team nach, bevor du die Buchung sperrst.
Was plansync beim Abschluss von allein macht, und was nicht
Kurz gesagt: nichts. plansync setzt den Projektstatus nie von selbst, auch nicht nach einer Schlussrechnung oder wenn alle Rechnungen bezahlt sind. Auch der Status der einzelnen Phasen bleibt, wie du ihn gesetzt hast. Beim Archivieren prüft plansync nicht, ob noch Rechnungen offen sind oder ob erbrachte Leistung noch nicht abgerechnet ist.
Den Abschluss steuerst du also selbst. Das ist gewollt, denn nur du weißt, wann ein Projekt wirklich fertig ist. Es heißt aber auch: Die Reihenfolge der Schritte liegt bei dir.
Die Reihenfolge im Überblick
- Buchungen beenden: Projektstatus auf Abgenommen setzen.
- Schlussrechnung stellen: alles Erbrachte abrechnen.
- Fremdleistungen abschließen: nach der letzten Eingangsrechnung.
- Zahlungseingänge erfassen: bis alle Rechnungen bezahlt sind.
- Nachkalkulation: prüfen, wie sich das Projekt gerechnet hat.
- Archivieren: das Projekt aus den aktiven Listen nehmen.
Schritt 1: Buchungen beenden mit dem Status „Abgenommen"
Setz das Projekt als Erstes auf Abgenommen, und zwar bevor du die Schlussrechnung schreibst. Ab dann kann niemand mehr Zeit auf das Projekt buchen, und es zählt nicht mehr als aktives Projekt.
Der Grund für diese Reihenfolge: Die Rechnung übernimmt die Stunden, die bis zu ihrem Stichtag gebucht sind. Bucht danach noch jemand nach, stehen diese Stunden im Projekt, tauchen aber in keiner Rechnung auf. Das fällt oft erst Wochen später in der Nachkalkulation auf.
Anders als das Archivieren lässt Abgenommen das Projekt vollständig bearbeitbar. Du kannst weiter Rechnungen stellen, Zahlungen erfassen und Fremdleistungen pflegen, und das Projekt bleibt in der Projektliste und in der Controlling-Übersicht sichtbar. Welche Status es gibt und was sie bewirken, steht in Was der Projektstatus steuert.
Schritt 2: Schlussrechnung stellen
Jetzt rechnest du ab, was noch offen ist. Wie, hängt davon ab, wie du bisher abgerechnet hast:
- Läuft eine Abschlagsreihe, schließt du sie mit einer Schlussrechnung ab.
- Hast du bisher nicht abgerechnet, genügt oft eine Einzelrechnung über die gesamte Leistung.
Bei Stundenleistungen lädt plansync die Zeiteinträge für den Leistungszeitraum der Rechnung. Den Zeitnachweis für deinen Kunden hängst du als Anlage Leistungsnachweis (Stunden) an. Wie beides funktioniert, steht in Rechnungen stellen und in Stunden abrechnen und als Leistungsnachweis ausweisen.
Ob noch etwas abzurechnen ist, zeigt dir die Projektliste mit dem Filter Nicht abgerechnet. Taucht das Projekt dort nicht mehr auf, ist alles Erbrachte in Rechnung gestellt.
Schritt 3: Fremdleistungen abschließen
Hast du Leistungen an Subunternehmer vergeben, setzt du jede davon nach der letzten Eingangsrechnung über Abschließen auf den Endstatus. An den Kosten im Controlling ändert das nichts, denn die zählen schon ab der Vergabe. Der Status zeigt dir und deinem Team aber, dass von dieser Seite keine Rechnung mehr kommt. Mehr dazu in Eingangsrechnungen zu Fremdleistungen.
Schritt 4: Zahlungseingänge erfassen
Jede Zahlung deines Kunden erfasst du zur passenden Rechnung. Erst wenn alle Rechnungen des Projekts auf Bezahlt stehen, ist das Projekt auch finanziell abgeschlossen. Einen offenen Rest mahnst du bei Bedarf selbst an, ein Mahnwesen hat plansync nicht. Siehe Zahlungseingänge erfassen.
Schritt 5: Nachkalkulation im Controlling
Bevor das Projekt ins Archiv geht, lohnt ein letzter Blick in den Tab Controlling. Ein sauber abgeschlossenes Projekt erkennst du in der Projekt-Ergebnisübersicht daran, dass die drei Einnahmen-Zeilen zusammenfallen:
| Vergleich | Was es heißt, wenn die Werte gleich sind |
|---|---|
| Leistungswert und Abgerechnet | alles Erbrachte ist in Rechnung gestellt |
| Abgerechnet und Bezahlt (netto) | alle Rechnungen sind bezahlt |
Dann ist Ergebnis (nach Zahlung) das endgültige Ergebnis des Projekts. Neben Ergebnis (Vorgabe) gelegt, zeigt es, ob das Projekt deine Kalkulation getragen hat. Was die Werte im Einzelnen bedeuten, steht in Controlling im Projekt und im Glossar der Controlling-Werte.
Schritt 6: Archivieren, wenn alles erledigt ist
Archiviere das Projekt erst, wenn alles bezahlt ist und du die Nachkalkulation angesehen hast. Mit dem Archivieren fällt es aus der Controlling-Übersicht, aus dem Büro-Cockpit und aus der Projektauswahl der Zeitauswertung heraus. Im Projekt selbst lässt sich danach nichts mehr ändern, auch keine neue Rechnung stellen.
Was danach noch geht und wo archivierte Projekte weiter auftauchen, steht in Projekt archivieren und löschen. Das Archivieren ist kein Muss: Ein Projekt auf Abgenommen darf auch einfach in der Liste stehen bleiben.
Abgenommen oder archiviert: der Unterschied
Beide Zustände sperren die Zeiterfassung, sie gehören aber an verschiedene Stellen im Abschluss.
| Abgenommen | Archiviert | |
|---|---|---|
| Zeit buchen | nein | nein |
| Rechnungen stellen, Projekt bearbeiten | ja | nein |
| In der Projektliste | ja, im Tab Übersicht | nur im Tab Archiv |
| In der Controlling-Übersicht | ja | nein |
| Zählt als aktives Projekt | nein | nein |
| Wann | nach der letzten Buchung, vor der Schlussrechnung | wenn alles bezahlt und ausgewertet ist |
Abgenommen heißt also „hier wird nicht mehr gearbeitet", archiviert heißt „hier ist alles erledigt".
Wie es weitergeht
- Rechnungen stellen – Einzel-, Abschlags- und Schlussrechnung
- Controlling im Projekt – die Nachkalkulation im Detail
- Projekt archivieren und löschen – was im Archiv noch geht
Häufige Fragen
Setzt plansync das Projekt nach der Schlussrechnung automatisch auf „Abgenommen"?
Nein. Den Projektstatus setzt nur du. Weder eine Schlussrechnung noch der letzte Zahlungseingang ändern ihn.
Nach der Schlussrechnung hat noch jemand Stunden gebucht. Was nun?
Die Stunden stehen im Projekt, sind aber in keiner Rechnung enthalten. Sollen sie berechnet werden, stellst du eine weitere Einzelrechnung. Wähle den Leistungszeitraum so, dass er nur die Tage nach dem Stichtag der Schlussrechnung umfasst, denn plansync lädt die Stunden für genau diesen Zeitraum. Damit es gar nicht erst passiert, setz das Projekt vor der Schlussrechnung auf Abgenommen.
Ich habe das Projekt schon archiviert, jetzt kommt noch eine Zahlung. Wo erfasse ich sie?
In der Rechnungsübersicht. Dort stehen auch die Rechnungen archivierter Projekte, und der Zahlungseingang lässt sich wie gewohnt erfassen. Im Projekt selbst geht das erst wieder, wenn du es aus dem Archiv holst.
Warum ist mein abgeschlossenes Projekt nicht mehr in der Controlling-Übersicht?
Weil es archiviert ist. Archivierte Projekte lassen sich dort nicht auswählen. Die Zahlen des Projekts bleiben im Tab Controlling des Projekts erhalten, und über den Excel-Export im Tab Archiv wertest du auch mehrere abgeschlossene Projekte gemeinsam aus, siehe Projektliste filtern und exportieren.
Muss ich ein abgeschlossenes Projekt archivieren?
Nein. Archivieren hält die Projektliste übersichtlich, mehr nicht. Ein Projekt auf Abgenommen ist für die Zeiterfassung genauso gesperrt und bleibt dafür in allen Auswertungen sichtbar.