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Abwesenheitsanträge genehmigen ​

Dieser Artikel richtet sich an alle, die Abwesenheitsanträge entscheiden. Er zeigt, wo offene Anträge auftauchen, was beim Genehmigen und Ablehnen passiert und warum ein liegengebliebener Antrag beim Mitarbeitenden Minusstunden erzeugt. Wer überhaupt genehmigen darf, legt das Büro in den Genehmigungsregeln fest.

Bevor du startest ​

Genehmiger wird man nicht über eine Berechtigung, sondern indem man in einer Genehmigungsregel als Genehmiger eingetragen ist. Diese Regel bestimmt allerdings nur den Kreis der möglichen Personen. Wer den Antrag am Ende bekommt, entscheidet die antragstellende Person selbst, indem sie im Formular einen Genehmiger aus diesem Kreis auswählt.

Daraus folgt das Wichtigste an diesem Artikel: ein Antrag gehört genau einer Person. Nur sie sieht ihn, und nur sie kann ihn entscheiden. Andere Personen aus demselben Kreis können nicht einspringen.

Als Genehmiger kommen nur Personen infrage, deren Rolle nicht Mitarbeiter ist, also Admin, Projektleitung, Prokurist oder Sekretariat. Reine Mitarbeitende lassen sich nicht als Genehmiger hinterlegen.

Wo offene Anträge auftauchen ​

Anträge erreichen dich an drei Stellen, und alle drei zeigen dieselbe Liste.

Per E-Mail. Sobald jemand dich als Genehmiger auswählt, bekommst du eine Nachricht mit dem Betreff Neuer Abwesenheitsantrag von und dem Namen. Wer im CC-Kreis der Regel steht, bekommt parallel eine Mail, die mit Zur Information beginnt.

Über die Glocke in der Kopfzeile. Sie erscheint nur, solange tatsächlich etwas offen ist, mit einer roten Zahl für die Anzahl. Ein Klick öffnet die Liste Anträge zur Genehmigung. plansync frischt sie alle fünf Minuten auf und zusätzlich immer dann, wenn du zum Browserfenster zurückkehrst. Sind alle Anträge entschieden, verschwindet die Glocke wieder.

Auf der Startseite. Dort steht der Abschnitt Abwesenheitsanträge zur Genehmigung mit derselben Liste, nur als breite Tabelle mit mehr Spalten. Auch dieser Abschnitt erscheint nur, wenn etwas offen ist. Aus der Glocke führt der Link Alle anzeigen direkt dorthin.

Was in einem Antrag steht ​

Die Tabelle auf der Startseite zeigt pro Antrag Mitarbeiter, Von, Bis, Tage, Typ, Anmerkung, Vertreter und Überschneidungen. Bei den Typen Krank und Kind krank steht neben dem Typ zusätzlich mit eAU oder ohne eAU.

Die Spalte Überschneidungen ist die eigentliche Entscheidungshilfe. Sie steht auf Keine oder zeigt die Kolleg:innen, die im selben Zeitraum ebenfalls fehlen. Über anzeigen öffnest du das Fenster Überschneidungen mit einem Kalender, in dem Tag für Tag sichtbar wird, wer sonst noch fehlt. Genehmigen und Ablehnen gehen direkt aus dieser Ansicht heraus.

In der kompakten Liste an der Glocke steht dieselbe Warnung als Zeile, etwa 2 Überschneidungen.

Genehmigen oder ablehnen ​

Jeder Antrag hat die beiden Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen. Beide öffnen eine Rückfrage, die den Namen und den Zeitraum wiederholt, und erst deren Bestätigung löst die Entscheidung aus. Danach meldet plansync Abwesenheitsantrag wurde genehmigt. beziehungsweise Abwesenheitsantrag wurde abgelehnt., und der Antrag verschwindet aus der Liste.

Eine Begründung für eine Ablehnung sieht plansync nicht vor. Es gibt kein Feld dafür, und die Mail an die betroffene Person nennt nur, wer abgelehnt hat. Das Gespräch dazu findet außerhalb von plansync statt.

Beim Ablehnen verschwindet die Abwesenheit aus dem Kalender der Person, der Eintrag selbst bleibt aber mit dem Status abgelehnt in ihrer Antragsliste stehen.

Was deine Entscheidung auslöst ​

Das ist der Punkt, an dem eine Genehmigung mehr ist als ein Häkchen.

Die Sollstunden fallen weg. Erst mit deiner Genehmigung setzt plansync die Sollstunden für diese Tage auf null, bei halben Tagen auf die Hälfte. Das Arbeitszeitkonto der Person wird dabei sofort neu gerechnet, nicht über Nacht. Die beiden Anwesenheitstypen Homeoffice und Dienstreise sind ausgenommen, dort bleiben die Sollstunden bestehen.

Beim Typ Flexstunden wird Guthaben verbraucht. Der Gleittag zieht erst mit der Genehmigung vom Überstundenkonto beziehungsweise vom Gleitzeitguthaben ab.

Mails gehen raus. Die antragstellende Person bekommt Dein Abwesenheitsantrag wurde genehmigt oder Dein Abwesenheitsantrag wurde abgelehnt. Der CC-Kreis aus der Genehmigungsregel bekommt dieselbe Information als Zur Information. Ist eine Vertretung eingetragen, wird auch die benachrichtigt, bei einer Ablehnung mit dem Hinweis, dass die Vertretung nicht mehr nötig ist.

Bei einer Ablehnung kommen außerdem die Urlaubstage zurück, falls es ein Urlaubsantrag war. Wie das Urlaubskonto rechnet, steht in Urlaubskonto verstehen.

Warum ein liegengebliebener Antrag Minusstunden erzeugt ​

Solange ein Antrag auf deine Entscheidung wartet, rechnet plansync die Sollstunden dieser Tage weiter, als wäre die Person da. Hat sie für die Tage keine Zeiten erfasst, weil sie tatsächlich im Urlaub war, wächst ihr Arbeitszeitkonto ins Minus.

Das gilt in beide Richtungen: Auch eine Ablehnung schafft Klarheit, denn danach weiß die Person, dass sie für diese Tage Zeiten erfassen muss.

Eine Entscheidung lässt sich nicht zurücknehmen ​

Genehmigen und Ablehnen funktionieren nur bei Anträgen im Status beantragt. Ist ein Antrag einmal entschieden, gibt es keinen Weg zurück in die Liste, und ein zweites Mal entscheiden kannst du ihn nicht.

Der Weg zurück führt über das Löschen: Die betroffene Person entfernt den Eintrag selbst in ihrem Bereich Abwesenheit, auch wenn er bereits genehmigt ist oder in der Vergangenheit liegt. plansync rechnet das Arbeitszeitkonto zurück und informiert dich als genehmigende Person darüber.

Wenn niemand entscheiden kann ​

Eine Urlaubsvertretung für Genehmigende kennt plansync nicht. Bist du im Urlaub, bleiben deine Anträge liegen, bis du zurück bist. Das Feld Vertreter im Antrag ist etwas anderes, es benennt die fachliche Vertretung der abwesenden Person und hat mit der Genehmigung nichts zu tun.

Der einzige Ausweg ist Vorsorge: Steht in der Genehmigungsregel mehr als eine Person, können Antragstellende bei deiner Abwesenheit jemand anderen auswählen. Ein Kreis mit nur einer Person ist damit nicht nur eng, sondern auch anfällig.

Ebenfalls gesperrt sind archivierte Genehmiger. Wer archiviert ist, taucht in der Auswahl nicht mehr auf, und ein Antrag an eine archivierte Person lässt sich nicht speichern. plansync verhindert deshalb auch das Archivieren einer Person, die für einen Abwesenheitstyp der letzte aktive Genehmiger wäre.

Wie es weitergeht ​

Häufige Fragen ​

Ich bekomme keine Anträge, obwohl ich Vorgesetzte bin. Warum?

Weil Anträge nicht an eine Rolle gehen, sondern an eine ausgewählte Person. Zwei Bedingungen müssen zusammenkommen: Du musst in der passenden Genehmigungsregel als Genehmiger stehen, und die antragstellende Person muss dich im Formular ausgewählt haben. Prüfen lässt sich das erste in der Konfiguration.

Kann ich eine Genehmigung wieder zurücknehmen?

Nein. Entscheiden lassen sich nur Anträge im Status beantragt. Soll die Abwesenheit weg, löscht die betroffene Person ihren Eintrag im Bereich Abwesenheit. Du wirst darüber per Mail informiert.

Was bedeutet die Warnung „2 Überschneidungen"?

Dass im beantragten Zeitraum zwei weitere Personen im Team ebenfalls abwesend sind. Über anzeigen siehst du in der Tabelle auf der Startseite, wer das ist und an welchen Tagen sich die Zeiträume überlappen.

Kann ich eine Ablehnung begründen?

Nicht in plansync. Es gibt kein Begründungsfeld, und die Mail an die betroffene Person nennt nur den Zeitraum und deinen Namen. Die Begründung gehört ins Gespräch.

Wer genehmigt, wenn die zuständige Person selbst im Urlaub ist?

Niemand. Der Antrag bleibt liegen, bis sie zurück ist. Vorbeugen lässt sich das nur, indem in der Genehmigungsregel mehrere Personen hinterlegt sind, dann kann die antragstellende Person jemand anderen auswählen.

Warum sehe ich die Glocke nicht mehr?

Weil nichts mehr offen ist. Die Glocke erscheint nur, solange mindestens ein Antrag auf deine Entscheidung wartet, und verschwindet, sobald du den letzten entschieden hast.

Muss jeder Abwesenheitstyp genehmigt werden?

Nein, das ist je Typ einstellbar. Ohne Genehmigungspflicht gilt ein Antrag sofort und wirkt unmittelbar auf das Arbeitszeitkonto. Welche Typen wie eingestellt sind, steht in Abwesenheitstypen und Genehmigungsregeln einrichten.