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Mitarbeiter und Projektleitung zuweisen ​

Dieser Artikel zeigt, wie das Team eines Projekts entsteht. Es ist der Schritt, der am häufigsten vergessen wird: Ohne Zuweisung sieht niemand das Projekt in der Zeiterfassung.

Bevor du startest ​

Ohne Zuweisung keine Zeitbuchung ​

In der Zeiterfassung sieht ein Mitarbeitender nur die Projekte, denen er zugewiesen ist. Alles andere taucht dort nicht auf, auch nicht über die Suche.

Zwei weitere Bedingungen kommen dazu: Das Projekt darf nicht archiviert sein, und sein Status darf nicht auf Abgenommen oder Abgebrochen stehen. Trifft eines davon zu, verschwindet das Projekt trotz bestehender Zuweisung aus der Zeiterfassung.

Wenn jemand ein Projekt nicht findet, prüfe deshalb in dieser Reihenfolge: Zuweisung vorhanden, Projekt nicht archiviert, Status passend.

Mitarbeitende zuweisen ​

Im Projekt öffnest du den Tab Mitarbeiter. Die Karte Mitarbeiter listet alle zugewiesenen Personen mit Name, E-Mail und Rolle.

Über Hinzufügen öffnet sich der Dialog Mitarbeiter hinzufügen. Dort suchst du nach Vor- oder Nachname und wählst aus, wen du zuweisen willst. Bereits zugewiesene Personen erscheinen nicht noch einmal in der Liste.

Ist das Projekt frisch angelegt, steht in der Karte zunächst „Noch keine Mitarbeiter hinzugefügt", und auch das Dashboard des Projekts weist darauf hin.

Projektleitung festlegen ​

Über der Mitarbeiterliste liegt die Karte Projektleitung. Über Ändern wählst du im Dialog Projektleitung ändern die verantwortliche Person aus, über Entfernen nimmst du sie wieder heraus. plansync bestätigt beides mit einer kurzen Meldung.

Die Projektleitung erscheint als eigene Spalte in der Projektliste, und du kannst dort nach ihr filtern und sortieren.

Ist die Funktion Meine Projekte in den Projekt-Einstellungen aktiviert, bekommt die Projektleitung außerdem einen eigenen Navigationspunkt: Dort sieht sie alle Projekte, die sie verantwortet, und kann deren Leistungen pflegen, ohne durch die vollständige Projektliste zu gehen.

Die Projektleitung ist keine Zuweisung ​

Wer die Projektleitung übernimmt, ist damit noch nicht dem Projekt zugewiesen und kann keine Stunden darauf buchen. Das sind zwei getrennte Dinge.

plansync merkt das und fragt direkt nach: Wählst du eine Projektleitung, die dem Projekt nicht als Mitarbeiter zugewiesen ist, erscheint ein Hinweis mit der Möglichkeit, die Zuweisung gleich nachzuholen.

Eine Zuweisung entfernen ​

In der Mitarbeiterliste entfernst du eine Zuweisung über das Papierkorb-Symbol in der Zeile. plansync fragt vorher nach.

Bereits gebuchte Zeiten bleiben dabei unangetastet: Sie gehören weiterhin zum Projekt, fließen in Auswertung und Controlling ein und behalten ihre Kosten. Entfernt wird nur die Möglichkeit, künftig weitere Zeiten auf dieses Projekt zu buchen.

Das macht das Entfernen zum richtigen Mittel, wenn jemand ein Projekt verlässt. Es ist kein Weg, um fehlerhafte Buchungen loszuwerden, die korrigierst du in der Zeiterfassung selbst.

Wie es weitergeht ​

Häufige Fragen ​

Ein Mitarbeiter findet das Projekt in der Zeiterfassung nicht. Was fehlt?

Zuerst die Zuweisung im Tab Mitarbeiter prüfen. Ist sie vorhanden, liegt es am Projekt selbst: archivierte Projekte und Projekte im Status Abgenommen oder Abgebrochen werden in der Zeiterfassung nicht angeboten.

Die Projektleitung kann keine Zeit buchen. Ist das ein Fehler?

Nein. Die Projektleitung ist eine Verantwortung, keine Zuweisung. Füge die Person zusätzlich über Hinzufügen der Mitarbeiterliste hinzu, dann kann sie buchen.

Was passiert mit den gebuchten Stunden, wenn ich jemanden aus dem Projekt entferne?

Nichts. Die Stunden bleiben am Projekt und im Controlling. Nur neue Buchungen sind danach nicht mehr möglich.

Kann ich mehrere Projektleitungen eintragen?

Nein, ein Projekt hat genau eine Projektleitung. Alle anderen Beteiligten sind Mitarbeitende des Projekts.

Mit welchem Stundensatz werden die Stunden meiner Mitarbeitenden bewertet?

Mit dem internen Stundensatz aus ihrem Arbeitsvertrag, ersatzweise mit dem Stundensatz ihrer Mitarbeiterrolle. Das ist unabhängig davon, welchem Projekt sie zugewiesen sind. Siehe Arbeitsvertrag anlegen.