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Controlling über alle Projekte
Der Tab Controlling der Projektliste beantwortet dieselbe Frage wie das Controlling eines einzelnen Projekts, nur für mehrere Projekte nebeneinander: Wo steht dein Büro? Dieser Artikel zeigt, wie du die Auswertung zusammenstellst und wie die Zahlen zu lesen sind. Das Controlling eines einzelnen Projekts steht in Controlling im Projekt.
Die Übersicht ist kein fertiger Bericht
Das ist der Punkt, an dem die meisten zuerst hängenbleiben: Die Controlling-Übersicht zeigt nicht von sich aus alle Projekte mit allen Zahlen. Sie zeigt genau die Projekte, die du ausgewählt hast, mit genau den Kennzahlen, die du angehakt hast. Fehlt eines von beidem, bleibt die Seite leer.
Das ist Absicht. Eine Tabelle mit allen Projekten und dreißig Spalten beantwortet keine Frage. Du entscheidest zuerst, was du wissen willst, und die Tabelle zeigt dann nur das.
Ist noch nichts gewählt, steht dort Keine Projekte ausgewählt mit der Schaltfläche Projekte auswählen, die dich in die Projektliste zurückbringt. Dasselbe passiert, wenn du den Tab direkt öffnest oder die Seite neu lädst: Die Auswahl gilt für die aktuelle Sitzung, nicht dauerhaft.
So stellst du eine Auswertung zusammen
In der Projektliste auf Auswerten gehen
Klicke in der Projektliste auf die Kachel Auswerten. Die Tabelle bekommt vorn Ankreuzfelder.
Projekte anhaken
Kreuze die Projekte an, die du vergleichen willst. Suchen und Filtern funktionieren weiter, du kannst die Auswahl also zum Beispiel erst auf einen Kunden eingrenzen und dann anhaken.
Kennzahlen wählen
Über Kennzahlen öffnest du die Auswahl. Ohne mindestens eine Kennzahl bleibt die Schaltfläche Auswerten gesperrt.
Auswerten
Auswerten wechselt in den Tab Controlling und zeigt die Tabelle. Kennzahlen kannst du dort jederzeit nachträglich dazunehmen oder abwählen, die Tabelle zieht sofort mit.
Die Kennzahlen wählen
Hinter Kennzahlen liegt eine Leiste mit sieben Gruppen. Oben stehen vier fertige Vorlagen, die dir das Anhaken abnehmen:
| Vorlage | Enthält |
|---|---|
| Basis | Auftragssumme, Gesamtkosten, Ergebnis (nach Auftragssumme) |
| Detailliert | zusätzlich gebuchte Kosten, Gemeinkosten, interne Kosten und Fremdkosten (vergeben) |
| Stunden | gebuchte Stunden und Stundenbudget |
| Abrechnung | Auftragssumme und abgerechneter Betrag |
Wer feiner auswählen will, geht die Gruppen durch: Projekt (Status, Auftragssumme), Leistung, Abrechnung, Kosten, Budget, Stunden und Ergebnis. Das Suchfeld über den Gruppen findet eine Kennzahl am Namen, Alle leeren setzt zurück.
Jede Kennzahl trägt beim Darüberfahren ihre Kurzerklärung. Ausführlich, mit Berechnung und Datenstand, steht jede im Glossar der Controlling-Werte.
Was die Tabelle zeigt
Links stehen immer Projekt-Nr. und Projekt, der Projektname führt direkt ins Projekt. Rechts daneben folgen deine Kennzahlen in der Reihenfolge der Gruppen. Beträge, die ein Problem anzeigen, hebt plansync farblich hervor, etwa ein negatives Restbudget.
Unter der Tabelle steht eine Zeile Gesamt mit der Anzahl der Projekte. Sie summiert die Beträge und Stunden der ausgewählten Projekte. Bei Verhältniszahlen wie Leistungsstand oder Budgetverbrauch bildet plansync keinen Mittelwert aus den Zeilen, sondern rechnet den Wert aus den Summen neu. Der Gesamt-Leistungsstand ist also der Leistungsstand des gesamten ausgewählten Portfolios, nicht der Durchschnitt der einzelnen Prozentwerte. Ergebnisse, die nicht jedes Projekt hat, summiert die Zeile nur über die Projekte mit Wert und sagt das dazu, etwa „2 von 3 Projekten mit Hochrechnung“; die Vorgabe-Summe läuft dagegen immer über alle Projekte.
Welche Projekte in die Auswahl kommen
Auswählen kannst du nur, was in der Übersicht der Projektliste steht, also aktive Projekte. Archivierte Projekte lassen sich in der Controlling-Übersicht nicht auswerten. Willst du ein abgeschlossenes Jahr auswerten, nimm den Excel-Export, der auch aus dem Tab Archiv heraus funktioniert, siehe Projektliste filtern und exportieren.
Hast du mehr als zehn Projekte angehakt, weist plansync darauf hin, dass das Laden einige Sekunden dauern kann. Die Auswertung läuft trotzdem durch.
Wie aktuell die Zahlen sind
Das Info-Zeichen an der Spaltenüberschrift nennt dir das Datum des letzten Nachtlaufs. Es ist über alle Projekte dasselbe. Welcher Wert welchen Stand trägt, steht bei jedem Eintrag im Glossar der Controlling-Werte.
Übersicht oder Excel-Export?
Beide Wege starten mit derselben Projektauswahl, taugen aber für Verschiedenes:
- Die Controlling-Übersicht ist zum Hinschauen: schnell umgestellt, mit Summenzeile und Links in die Projekte.
- Der Excel-Export ist zum Weitergeben und Weiterrechnen: mehr Spalten, feste Reihenfolge, eine Datei.
Siehe Projektliste filtern und exportieren.
Wie es weitergeht
- Glossar der Controlling-Werte – jede Kennzahl mit Bedeutung, Berechnung und Datenstand
- Controlling im Projekt – dieselbe Frage für ein einzelnes Projekt
- Projektliste filtern und exportieren – Auswahl und Excel-Export
Häufige Fragen
Ich öffne den Tab Controlling und sehe nichts.
Dann ist noch keine Auswahl getroffen. Die Übersicht braucht beides: angehakte Projekte und mindestens eine Kennzahl. Über Projekte auswählen kommst du in die Projektliste und startest dort mit Auswerten.
Meine Auswahl ist nach dem Neuladen weg.
Ja, die Auswahl gilt nur für die aktuelle Sitzung. Für eine Auswertung, die du aufheben oder weitergeben willst, ist der Excel-Export der richtige Weg.
Warum weicht die Übersicht von den Zahlen im Projekt ab?
Fast immer wegen des Datenstands: Leistungswert, Leistungsstand, gebuchte Stunden und gebuchte Kosten kommen aus dem letzten Nachtlauf, Auftragssumme, Abrechnung und Fremdkosten sind tagesaktuell. Im Projekt selbst gilt dieselbe Aufteilung, aber du siehst dort andere Kombinationen nebeneinander. Das Glossar nennt zu jedem Wert seinen Datenstand.
Warum kann ich archivierte Projekte nicht auswerten?
Weil die Auswahl nur über die Übersicht der aktiven Projekte läuft. Für archivierte Projekte nimm den Excel-Export aus dem Tab Archiv, siehe Projektliste filtern und exportieren.
Ist der Gesamt-Leistungsstand der Durchschnitt meiner Projekte?
Nein. plansync rechnet ihn aus den Summen der ausgewählten Projekte neu. Ein großes Projekt wiegt darin also schwerer als ein kleines, anders als bei einem einfachen Mittelwert.
Wo sehe ich dieselben Zahlen ohne Auswahl?
Im Büro-Cockpit, das ohne Zutun einen Gesamtblick liefert. Die Controlling-Übersicht ist dagegen für den gezielten Vergleich einzelner Projekte gedacht.