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Aufträge im Projekt
Dieser Artikel zeigt die Auftragsebene im Projekt: warum es sie gibt, wie du weitere Aufträge anlegst und pflegst und welche Regeln beim Verschieben und Löschen gelten. Wie aus einem beauftragten Angebot ein Auftrag wird, steht in Vom Angebot zum Projekt.
Warum es Aufträge gibt
Zwischen dem Projekt und seinen Leistungen liegt in plansync eine eigene Ebene: der Auftrag. Er bildet ab, was der Kunde jeweils beauftragt hat, und ein Projekt läuft selten mit einem einzigen Auftrag durch.
Typische Anlässe für einen weiteren Auftrag:
- ein Nachtrag zu bereits beauftragten Leistungen,
- eine weitere Leistungsphase, die separat beauftragt wird,
- ein eigener Bauabschnitt oder Bauteil im selben Projekt,
- eine zusätzliche Leistung, die im ursprünglichen Auftrag nicht enthalten war.
Für plansync ist das jeweils derselbe Vorgang. Der Nutzen zeigt sich beim Auswerten: Jeder Auftrag bekommt im Tab Leistungen einen eigenen Reiter, sodass du die Controlling-Werte wahlweise pro Auftrag oder für das ganze Projekt siehst.
Der Hauptauftrag entsteht automatisch
Beim Anlegen eines Projekts erzeugt plansync den Hauptauftrag und übernimmt das Vertragsdatum des Projekts als dessen Datum. Jedes Projekt hat also von Anfang an genau einen Auftrag, und alle zuerst erfassten Leistungen hängen daran.
Das ist auch der Grund, warum der Tab Stammdaten unter Vertrag das Datum des Hauptauftrags anzeigt. Willst du das Vertragsdatum ändern, tust du das am Hauptauftrag über Auftrag bearbeiten, nicht über Details ändern am Projekt.
Einen weiteren Auftrag anlegen
Im Tab Leistungen legst du über + Auftrag einen weiteren Auftrag an. Der Dialog Auftrag anlegen hat diese Felder:
- Bezeichnung: wie der Auftrag in der Reiterzeile heißt, zum Beispiel „Nachtrag 1" oder „Bauabschnitt Ost".
- Auftragsnummer: deine eigene Nummer für diesen Auftrag.
- Auftragsdatum: das Datum der Beauftragung.
- Referenz: die Referenz des Kunden, etwa seine Bestellnummer.
- Status: Beauftragt, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Storniert.
- Bemerkung und Tags: für die interne Einordnung, siehe Tags in Projekten.
Danach erfasst du die Leistungen des Auftrags wie gewohnt, siehe Leistungen und Phasen im Projekt anlegen.
Soll der Kunde vorher ein Angebot bekommen, legst du das Angebot im Projekt an. Nach der Beauftragung wird daraus ein weiterer Auftrag in diesem Projekt, siehe Angebote im laufenden Projekt.
Leistungen zwischen Aufträgen verschieben
Hat ein Projekt mehr als einen Auftrag, erscheint im Zahnradmenü jeder Leistung der Eintrag In Auftrag verschieben…. Im Dialog Leistung verschieben wählst du den Zielauftrag und bestätigst mit Verschieben.
Verschieben funktioniert nur innerhalb desselben Projekts. Eine Leistung in ein anderes Projekt zu überführen, ist nicht vorgesehen, dort legst du stattdessen eine Kopie an.
Auftrag bearbeiten und löschen
Über das Menü mit den drei Punkten am Auftrag erreichst du Auftrag bearbeiten und Auftrag löschen.
Für das Löschen gelten zwei Sperren, und sie greifen unabhängig voneinander:
- Ein Auftrag, dem Leistungen zugeordnet sind, lässt sich nicht löschen. Verschiebe die Leistungen zuerst in einen anderen Auftrag oder lösche sie.
- Der letzte Auftrag eines Projekts lässt sich nicht löschen. Ein Projekt ohne Auftrag wäre nicht arbeitsfähig.
Trifft eine der beiden Regeln zu, ist der Menüpunkt ausgegraut und der Tooltip nennt den Grund. Ist das Löschen möglich, fragt plansync noch einmal nach, denn rückgängig machen lässt es sich nicht.
Wie es weitergeht
Häufige Fragen
Warum kann ich den Auftrag nicht löschen?
Entweder hängen noch Leistungen daran, oder es ist der letzte Auftrag des Projekts. Beides verhindert das Löschen, der Tooltip am Menüpunkt nennt den Grund.
Brauche ich für einen Nachtrag ein neues Projekt?
Nein. Ein Nachtrag ist ein weiterer Auftrag im bestehenden Projekt. So bleiben alle Stunden und Auswertungen an einem Ort.
Wo ändere ich das Vertragsdatum eines Projekts?
Am Hauptauftrag über Auftrag bearbeiten. Im Dialog Details ändern am Projekt gibt es das Feld nicht, weil das Datum zum Auftrag gehört.
Was bedeutet der Status eines Auftrags?
Er beschreibt den Stand der Beauftragung: Beauftragt, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Storniert. Er ist unabhängig vom Projektstatus und sperrt die Zeiterfassung nicht.