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Mitarbeiterverwaltung in plansync ​

Dieser Artikel erklärt, was in plansync an einem Mitarbeiter hängt: der Arbeitsvertrag als Grundlage für Kosten, Sollstunden und Urlaub, der Unterschied zwischen Mitarbeiterrolle und Berechtigung, und was beim Ausscheiden passiert. Von hier kommst du zu allen weiteren Themen der Mitarbeiterverwaltung.

Warum der Arbeitsvertrag im Zentrum steht ​

Fast alles, was plansync über einen Mitarbeiter berechnet, kommt aus seinem Arbeitsvertrag. Drei Dinge hängen daran:

  • die Kosten der gebuchten Zeiten, über den internen Stundensatz,
  • das Arbeitszeitkonto, über die vertraglichen Arbeitszeiten,
  • der Urlaubsanspruch, über den Jahresanspruch.

Ohne Vertrag mit internem Stundensatz fließen die gebuchten Zeiten eines Mitarbeiters nicht in die Projektkosten ein, weil der Wert fehlt, mit dem plansync sie bewerten könnte. Ohne Arbeitszeiten gibt es keine Sollstunden und damit kein aussagekräftiges Arbeitszeitkonto.

Die wichtigsten Begriffe ​

Gültig ab ​

Das Datum, ab dem ein Vertrag wirkt, und das folgenreichste Feld überhaupt. Ab hier bewertet plansync die Stunden mit dem hinterlegten Satz, zählt Sollstunden und initialisiert das Arbeitszeitkonto. Auch jede spätere Vertragsänderung wirkt ab ihrem eigenen Gültigkeitsdatum, frühere Zeiträume bleiben unverändert.

Interner Stundensatz ​

Der Satz, mit dem plansync die Personalkosten der gebuchten Stunden bewertet. Er erscheint auf keiner Rechnung. Entweder kommt er aus der Mitarbeiterrolle, dann wirken spätere Änderungen an der Rolle automatisch, oder du legst ihn manuell für diesen einen Mitarbeiter fest. Stundensätze, die du dem Kunden berechnest, liegen dagegen als Stundenleistung im Projekt.

Mitarbeiterrolle und Berechtigung ​

Zwei verschiedene Dinge, die leicht verwechselt werden. Die Mitarbeiterrolle dient ausschließlich den internen Stundensätzen für die Kostenkalkulation. Wer auf welche Bereiche zugreifen darf, steht davon getrennt am einzelnen Mitarbeiter im Tab Berechtigung.

Sollstunden ​

Die Stunden, die ein Mitarbeiter laut Vertrag buchen müsste. Sie ergeben sich aus den Arbeitszeiten je Wochentag und dem Feiertags-Bundesland. Für alternierende Wochen lassen sich mehrere Wochen hinterlegen.

Arbeitszeitkonto und Anfangsstand ​

Der Saldo aus gebuchter Zeit und Sollstunden. Damit er stimmt, braucht es beim Start mit plansync einen Anfangsstand zum Stichtag, sonst beginnt jeder Mitarbeiter bei null, obwohl er vielleicht Überstunden mitbringt. Der Saldo selbst ist in der Zeiterfassung sichtbar.

Jahresanspruch und laufendes Jahr ​

Der Jahresanspruch im Vertrag gilt für ein volles Kalenderjahr. Davon zu unterscheiden ist der Anspruch für das laufende Jahr, der bei unterjährigem Start geringer ausfällt und im Tab Abwesenheit unter Urlaubsanspruch bearbeiten gepflegt wird.

Für die Berechnung bei Teilzeit zählen die Arbeitstage pro Woche, nicht die Stunden: Vier Tage bei einem Vollzeitanspruch von 30 Tagen ergeben 4/5 × 30 = 24 Tage. Jeder Arbeitstag zählt dabei gleich, auch ein kurzer Freitag verbraucht einen vollen Urlaubstag.

Lizenzplatz ​

Jeder aktive Mitarbeiter belegt einen Platz aus deinen Lizenzen. Archivierst du einen ausgeschiedenen Mitarbeiter, wird sein Platz wieder frei.

Archivieren ​

Der Weg für ausgeschiedene Mitarbeiter. Die Merkregel: Alles, was in der Vergangenheit liegt, bleibt, alles, was in die Zukunft zeigt, hört auf. Erfasste Zeiten, Controlling und Vertrag bleiben erhalten, Zugang, Sollstunden und Urlaubsübertrag enden.

So richtest du einen Mitarbeiter typischerweise ein ​

  1. Mitarbeiter anlegen in der Mitarbeiterliste, mit Berechtigung und Zugangsmail. Siehe plansync einrichten.
  2. Arbeitsvertrag hinterlegen. Beim ersten Vertrag führt ein Assistent durch Vertrag, Anfangsstand des Arbeitszeitkontos und Urlaub für das laufende Jahr.
  3. Urlaub für das laufende Jahr korrigieren, falls die Anstellung oder der plansync-Start unterjährig liegt.
  4. Laufend auswerten: Resturlaub und Arbeitszeitkonten über die Mitarbeiterliste.
  5. Beim Austritt archivieren, nachdem Projektleitung, offene Zeiten und Resturlaub geklärt sind.

Alle Artikel zur Mitarbeiterverwaltung ​

Vertrag und Stammdaten

Urlaub

Austritt

Häufige Fragen ​

Sind Mitarbeiterrollen dasselbe wie Berechtigungen?

Nein. Mitarbeiterrollen dienen nur den internen Stundensätzen für die Kostenkalkulation. Wer auf welche Bereiche zugreifen darf, legst du getrennt davon am Mitarbeiter im Tab Berechtigung fest.

Warum tauchen die Stunden eines Mitarbeiters nicht in den Projektkosten auf?

Weil ihm ein Arbeitsvertrag mit internem Stundensatz fehlt. Ohne Satz gibt es keinen Wert, mit dem plansync die gebuchten Stunden bewerten könnte.

Ein neuer Mitarbeiter hat sofort Minusstunden. Woran liegt das?

Meist am Datum Gültig ab. Liegt es in der Vergangenheit, zählt plansync rückwirkend Sollstunden, denen keine erfassten Zeiten gegenüberstehen. Auch ein fehlender Anfangsstand des Arbeitszeitkontos führt dazu.

Wie viel Urlaub steht einer Teilzeitkraft zu?

Maßgeblich sind die Arbeitstage pro Woche, nicht die Stunden. Bei vier Arbeitstagen und 30 Tagen Vollzeitanspruch sind es 4/5 × 30 = 24 Tage.

Wie bekomme ich einen Lizenzplatz wieder frei?

Indem du den ausgeschiedenen Mitarbeiter archivierst. Seine erfassten Zeiten und dein Controlling bleiben dabei unverändert.