Abgegoltene Überstunden

Viele Arbeitsverträge regeln, dass eine bestimmte Zahl an Überstunden pro Monat mit dem Gehalt abgegolten ist. Dieser Artikel erklärt, wie du das in plansync hinterlegst, wie plansync die abgegoltenen Stunden jeden Monat vom Arbeitszeitkonto abzieht und warum der Abzug bis zum Monatsabschluss als vorläufig gilt. Wie das Arbeitszeitkonto beginnt und wie du es korrigierst, steht in Arbeitszeitkonto – Initialstand und Korrekturen.

Wofür die Einstellung da ist

Steht im Arbeitsvertrag, dass Überstunden bis zu einer bestimmten Zahl pro Monat mit dem Gehalt abgegolten sind, hat der Mitarbeiter für diese Stunden keinen Anspruch auf Freizeitausgleich. Sie dürfen also nicht als Guthaben im Arbeitszeitkonto landen, sonst könnte er sie abfeiern.

Genau das regelt die Einstellung Abgegoltene Überstunden: Von den Überstunden jedes Monats zieht plansync die abgegoltenen Stunden ab, erst der Rest wächst ins Arbeitszeitkonto. Gibt der Vertrag keine solche Klausel her, lässt du die Einstellung leer.

Abgegoltene Überstunden festlegen

Die Einstellung gilt je Mitarbeiter. Du findest sie in der Mitarbeiterliste beim jeweiligen Mitarbeiter im Tab Arbeitszeitkonto. Der Wert ist eine Stundenzahl pro Monat, in Schritten von einer Viertelstunde.

Eine Änderung wirkt für den laufenden Monat, vergangene Monate bleiben, wie sie sind. Erhöhst du den Wert am 20. eines Monats, gilt der neue Wert also schon ab dem Ersten dieses Monats. Gilt die Klausel nicht mehr, etwa nach einer Vertragsänderung, schaltest du die Abgeltung auf demselben Weg ab, auch das ab dem laufenden Monat.

Jede Änderung bleibt nachvollziehbar, frühere Werte zeigt das Uhr-Symbol.

So rechnet plansync die Abgeltung

Abgegolten wird von der Monatssumme, also von allen Plus- und Minusstunden eines Monats zusammengerechnet, nicht von einzelnen Tagen. Ein Tag mit zwei Überstunden und ein Tag mit zwei Minusstunden heben sich auf, bevor überhaupt etwas abgegolten wird.

Liegt die Monatssumme im Minus, wird nichts abgegolten. Die Minusstunden gehen vollständig ins Konto, die Abgeltung gleicht kein Minus aus.

Vorläufig bis zum Monatsabschluss

Solange ein Monat läuft, rechnet plansync die Abgeltung bei jedem Blick ins Konto neu aus den bisher erfassten Zeiten. Der angezeigte Saldo stimmt damit schon ab der ersten Überstunde und zeigt nie Guthaben, das dem Mitarbeiter laut Vertrag nicht zusteht. Kommen Überstunden dazu oder werden Zeiten korrigiert, passt sich der Abzug an. Deshalb ist er bis zum Monatsabschluss als vorläufig gekennzeichnet.

Der Monatsabschluss ist am 11. des Folgemonats. Dann schreibt plansync die Abgeltung des Vormonats fest, und zwar genau den Wert, der vorher angezeigt wurde. Der Saldo springt durch den Abschluss nicht. Danach ändert sich die Abgeltung dieses Monats nicht mehr, auch nicht durch eine nachträglich geänderte Einstellung oder eine korrigierte Zeitbuchung.

Für die Praxis heißt das: Zeiten des Vormonats lassen sich bis zum 10. nachtragen oder korrigieren, und die Abgeltung zieht mit. Ab dem 11. wirkt jede Korrektur des Vormonats voll aufs Konto (siehe die Fragen unten).

Wo Mitarbeiter die abgegoltenen Stunden sehen

Mitarbeiter sehen die Abgeltung bei ihrem eigenen Arbeitszeitkonto in der Zeiterfassung, also dort, wo auch ihr Saldo steht. In ihrer Überstundenhistorie erscheint je Monat eine eigene Zeile Abgegoltene Überstunden, mit dem Zusatz (vorläufig), solange der Monat nicht abgeschlossen ist. Die Monatssumme eines Monats zeigt das Ergebnis nach der Abgeltung, also das, was wirklich ins Konto geht.

Die Büroleitung erreicht dieselbe Überstundenhistorie für jeden Mitarbeiter über dessen Seite in der Mitarbeiterliste.

Abgeltung oder Auszahlung?

Die beiden werden leicht verwechselt, laufen in plansync aber über verschiedene Wege:

• Abgeltung ist laufend und vertraglich geregelt: Jeden Monat sind bis zu X Stunden mit dem Gehalt bezahlt und gehen gar nicht erst ins Konto. Dafür ist die Einstellung Abgegoltene Überstunden da.
• Auszahlung ist einmalig: Überstunden, die schon im Konto stehen, werden zum Beispiel zum Jahresende ausgezahlt. Die ziehst du im Dialog Arbeitszeitkonto anpassen als Reduktion ab, siehe Arbeitszeitkonto – Initialstand und Korrekturen.

Wie es weitergeht

• Arbeitszeitkonto – Initialstand und Korrekturen – Anfangsstand setzen, Auszahlungen und andere Korrekturen erfassen
• Arbeitsvertrag anlegen – woraus sich die Sollstunden ergeben, gegen die Überstunden entstehen
• Arbeitszeitkonto und Zeitbuchungen verwalten – das Arbeitszeitkonto aus Sicht des Mitarbeiters

Häufige Fragen

Ich habe Überstunden gemacht, aber mein Arbeitszeitkonto ist nicht gewachsen. Warum?

Vermutlich sind in deinem Arbeitsvertrag Überstunden mit dem Gehalt abgegolten. Dann zählen sie erst ins Konto, wenn du im Monat mehr Überstunden machst, als abgegolten sind. In deiner Überstundenhistorie siehst du je Monat, wie viele Stunden abgegolten wurden.

Warum steht bei den abgegoltenen Überstunden „vorläufig"?

Der Monat ist noch nicht abgeschlossen. Bis zum Monatsabschluss am 11. des Folgemonats rechnet plansync die Abgeltung aus den bisher erfassten Zeiten und passt sie an, wenn sich etwas ändert. Mit dem Abschluss wird der Wert festgeschrieben.

Ich habe die abgegoltenen Überstunden geändert, aber vergangene Monate sind unverändert. Warum?

Eine Änderung wirkt nur für den laufenden Monat. Abgeschlossene Monate bleiben so, wie sie abgerechnet wurden, damit sich ein Saldo nicht im Nachhinein verschiebt.

Die Abgeltungsklausel galt schon, bevor wir sie in plansync eingetragen haben. Wie ziehe ich die vergangenen Monate nach?

Die Einstellung wirkt nicht rückwirkend. Rechne aus, wie viele Stunden in den vergangenen Monaten hätten abgegolten werden müssen, und ziehe sie einmalig im Dialog Arbeitszeitkonto anpassen als Reduktion ab. Wie das geht, steht in Arbeitszeitkonto – Initialstand und Korrekturen. Ab dem laufenden Monat übernimmt dann die Einstellung.

Ein Mitarbeiter hat nach dem 11. Stunden im Vormonat nachgetragen. Warum gehen sie voll ins Konto, obwohl noch Abgeltung frei war?

Mit dem Monatsabschluss am 11. ist die Abgeltung des Vormonats festgeschrieben. Spätere Korrekturen ändern sie nicht mehr, nachgetragene Stunden gehen deshalb vollständig ins Arbeitszeitkonto. Soll das ausgeglichen werden, ziehst du die Stunden im Dialog Arbeitszeitkonto anpassen als Reduktion ab.

Gleicht die Abgeltung Minusstunden aus?

Nein. Ein Monat im Minus wird nicht gekürzt, die Minusstunden gehen vollständig ins Konto. Abgegolten werden nur Überstunden.

Wie trage ich eine Auszahlung von Überstunden ein?

Nicht über die abgegoltenen Überstunden, die sind für die laufende vertragliche Regelung gedacht. Eine einmalige Auszahlung ziehst du im Dialog Arbeitszeitkonto anpassen als Reduktion ab, siehe Arbeitszeitkonto – Initialstand und Korrekturen.